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La redazione del verbale assembleare

Annullata la delibera se il verbale è privo dell'attestazione dell'avvenuta regolare convocazione di tutti i condomini
Avv. Gianfranco Di Rago Avv. Gianfranco Di Rago 

Il verbale assembleare riveste un ruolo centrale nello svolgimento del complesso procedimento che porta alla valida formazione della volontà condominiale. La sua redazione costituisce una delle più importanti prescrizioni formali che devono essere osservate dall'assemblea, al pari dell'avviso di convocazione, dell'ordine del giorno, della costituzione, della discussione e della votazione.

Il mancato rispetto delle formalità legate alla redazione del verbale comporta quindi le medesime conseguenze, ossia l'annullabilità della deliberazione, in quanto adottata non in conformità alla legge.

Nel verbale occorre dare atto dello svolgimento delle attività prescritte dalla legge a pena di invalidità.

Tra di esse ricorre certamente l'accertamento della regolare convocazione di tutti i condòmini per l'assemblea.

Di conseguenza, ove il verbale non dia atto di questa verifica, la stessa deve considerarsi omessa, con conseguente annullabilità delle deliberazioni adottate in quella sede.

Queste le stringenti considerazioni in diritto che emergono da una recente sentenza del Tribunale di Pisa (n. 1044 del 3 agosto 2021), che offre l'occasione di ribadire una serie di importanti concetti.

Il procedimento assembleare e la formazione della volontà condominiale

Il metodo collegiale raffigura un procedimento che si sviluppa attraverso fasi distinte, configurate dallo svolgimento di diverse attività (la comunicazione dell'avviso di convocazione con l'ordine del giorno, la costituzione, la discussione, la votazione, la verbalizzazione), tutte necessarie ai fini della validità dell'atto finale, ovvero la deliberazione assembleare.

Proprio perché riguarda la formazione della c.d. volontà unitaria ascritta a più persone (volontà condominiale), a garanzia della sua corretta formazione nei confronti di tutti i partecipanti, compresi coloro i quali sono rimasti in minoranza o che non sono intervenuti all'assemblea, la validità dell'atto finale esige la puntuale esecuzione di tutte le diverse fasi contemplate dal procedimento collegiale.

L'importanza del verbale assembleare

La redazione del verbale, come detto, costituisce una di queste prescrizioni di forma, al pari delle altre necessaria per la validità delle deliberazioni assunte dall'assemblea.

Ma il verbale ha una sua ulteriore importanza nell'economia del procedimento di formazione della volontà condominiale, perché esso costituisce il documento che dimostra, per così dire ufficialmente, lo svolgimento delle attività prescritte da parte dell'amministratore condominiale e del presidente dell'assemblea.

Dalla verbalizzazione, infatti, risulta se l'assemblea sia stata o meno ritualmente convocata, ovvero se tutti i condomini siano stati o meno avvisati, se a tutti i partecipanti sia stato o meno comunicato l'ordine del giorno, se la costituzione sia stata considerata regolare o irregolare, se vi sia stata o meno discussione e, infine, se la proposta posta ai voti sia stata approvata o respinta e con quali maggioranze.

Come scrivere il verbale di assemblea

L'attestazione dell'avvenuta regolare convocazione di tutti i condomini

Le considerazioni di cui sopra spiegano a sufficienza perché la mancanza nel verbale dell'attestazione dell'avvenuta regolare convocazione di tutti i condomini comporti l'annullabilità delle deliberazioni assunte dall'assemblea.

Non si tratta, come potrebbe sembrare a una prima e superficiale analisi, di un eccessivo rigore formale.

Al contrario, posto che tale verifica è di fondamentale importanza per assicurare che tutti gli aventi diritto siano messi in condizione di partecipare all'assemblea, il fatto che il verbale non indichi lo svolgimento di tale adempimento costituisce già di per sé la prova che esso non sia stato effettuato e che sia quindi mancante uno degli anelli di quella lunga catena che porta alla valida formazione della volontà condominiale.

Questa verifica deve essere condotta dal presidente nominato dall'assemblea, al quale l'amministratore deve mettere a disposizione gli avvisi di convocazione inviati a tutti i condòmini.

A volte questa verifica non ha luogo, magari perché il presidente fa affidamento sulle rassicurazioni ricevute dall'amministratore, ma viene comunque indicata a verbale (questa dichiarazione è del resto tralatizia e viene solitamente riportata nelle premesse).

Questo ovviamente non toglie che i condòmini siano ammessi a provare il contrario e che il singolo condòmino non convocato sia ammesso a impugnare la delibera.

Laddove, invece, tale dichiarazione sia assente nel verbale, vi è già la prova dell'illegittimità dello svolgimento dell'assemblea.

Del resto l'art. 1136 c.c. prescrive che l'assemblea non può deliberare, se non consta che tutti gli aventi diritto sono stati invitati alla riunione, e quindi la preventiva convocazione costituisce un requisito essenziale per la validità di qualsiasi deliberazione.

E' perciò compito dell'assemblea, e per essa del suo presidente, controllare la regolarità degli avvisi di convocazione e darne conto tramite la verbalizzazione, sulla base dell'elenco degli aventi diritto a partecipare alla riunione, trattandosi di una delle prescrizioni di forma richieste dal procedimento collegiale, la cui inosservanza importa l'annullabilità della delibera, in quanto non presa in conformità alla legge.

Breve vademecum sulle regole riguardante l'assemblea ordinaria e quella straordinaria

L'interesse ad agire

Un'ultima annotazione. Si potrebbe obiettare che una siffatta mancanza rilevata nel verbale assembleare potrebbe essere eccepita soltanto dai condòmini interessati, ovvero da quelli che abbiano conseguito un danno dalla mancata verifica della regolare convocazione di tutti gli aventi diritto, vale a dire di quei condòmini che, effettivamente, non abbiano ricevuto l'avviso (o lo abbiano ricevuto in ritardo) e non siano quindi stati messi in grado di partecipare (o di farlo in maniera consapevole e informata).

Gli altri condòmini, ovvero quelli regolarmente convocati, potrebbero allora legittimamente dolersi di quanto accaduto agli altri comproprietari? O, in altri termini, sarebbero titolari di quell'interesse ad agire che l'art. 100 c.p.c. ritiene necessario per poter validamente intraprendere un'azione giudiziaria (nella specie l'impugnazione della deliberazione assembleare)?

Il Tribunale di Pisa ha risposto positivamente a tale domanda, richiamando un recente precedente di legittimità. Del resto, per i motivi illustrati in precedenza, appare evidente l'importanza che questa verifica preliminare ricopre per tutti i condòmini e non solo per quelli non convocati.

Se, infatti, la mancata convocazione è causa di annullabilità della deliberazione, un'adeguata verifica preliminare potrebbe portare alla convocazione di una nuova assemblea, sanando così il vizio di legittimità ed evitando una possibile impugnazione, che comporterebbe sicuramente maggiori oneri economici per il condominio.

Come si diceva, recentemente la Suprema Corte ha comunque chiarito che la legittimazione ad agire dei condòmini assenti e dissenzienti non è subordinata alla deduzione e alla prova di uno specifico interesse diverso da quello alla rimozione dell'atto impugnato (Cass. civ.. n. 24041/2020).

Come redigere il verbale dell'assemblea on-line

Sentenza
Scarica TRIBUNALE DI PISA n. 1044 03/08/2021

Cerca: verbale assemblea redazione

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Garibaldi
Garibaldi 30-11-2021 17:08:41

Bg. la redazione del verbale è a mio avviso una partenza sui rapporti, la continua dicitura, " dopo una accesa discussione e spiegazioni si delibera il rendiconto", dove non dice niente,frasi senza contenuto informativo per chi non c era ma anche per chi c era, constata la non veridicità in quanto non mettendo per iscritto le risposte alle domande fatte non rimane niente di legale e responsabilità sulle informazioni date.
Cosi come sono i verbali anche dei lavori del 110. solita frase" l amministratore ha dato le dovute spiegazioni e risposto alle domande", ma non scrivendo ne il " tutto gratis e ne che è responsabile dei lavori e che lui dovrà poi prendere la percentuale, ditemi voi che contenuto di informazioni ci sono su un verbale privo di cosa si è parlato e le risposte ricevute alle domande fatte, se ci fossero state cosi ci si renderebbe conto delle spiegazioni responsabilità, mai rileggono.

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Biagio
Biagio 30-11-2021 22:22:29

Purtroppo la colpa è nostra dei condomini. I mandatari si accorgono fin da subito di che pasta siamo fatti. Se si accorgono che in assemblea qualche condomino comincia a fare delle domande e tutti gli altri si accodano, loro tirano un freno. Pe questo bisogna essere più attivi e non lasciare nulla al caso. Tanto chi paga sarà sempre pantalone.

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