Il termine di cinque giorni dell'avviso di convocazione
L'amministratore di condominio è obbligato a inviare l'avviso di convocazione a tutti i soggetti legittimati a partecipare alla riunione entro il termine di almeno cinque giorni prima della data dell'indetta riunione (art. 66 disp. Att. c.c).
Entro questo termine i singoli condomini devono aver ricevuto l'avviso di convocazione, non essendo sufficiente che in questo lasso temporale l'amministratore abbia inoltrato l'avviso (Trib. Roma Sez. V Sent., 09/06/2009).
Si suole parlare del c.d. spatium deliberandi, cioè del minimo spazio temporale entro cui il singolo può decidere come andare a votare in assemblea sugli argomenti che vengono poi discussi in quella sede.
L'amministratore deve prestare attenzione nel calcolare il giorno in cui ritiene che possa pervenire la raccomandata a tutti i destinatari: da esso deve far decorrere almeno cinque giorni per scadenzare la data dell'assemblea, tenendo conto che il giorno iniziale non deve essere calcolato e che, se l'ultimo giorno è un festivo o un sabato, il termine scade il primo giorno successivo lavorativo.
Il mancato rispetto del termine può comportare l'impugnazione della deliberazione, sotto il profilo dell'annullamento, trattandosi di vizio attinente al procedimento (art. 1137 c.c.).
Il contenuto dell'avviso di convocazione e l'importanza dell'ordine del giorno
Occorre che nell'avviso siano riportati l'indicazione della persona che procede alla convocazione e l'identificazione del condominio.
Se mancano queste precisazioni, la convocazione è invalida, non potendo essere certa la paternità della chiamata (Trib. Milano, 11 settembre 1989 ha rilevato la nullità della convocazione, sebbene vizio attinente al procedimento di convocazione, quindi sarebbe stato forse più corretto ritenerla annullabile).
Deve inoltre specificare la data, l'ora ed il luogo della indicenda riunione.
L'avviso di convocazione deve sempre indicare gli specifici temi che costituiscono l'ordine del giorno dell'assemblea. Questo principio è sempre in tema di diritto del condomino di formare una propria volontà sui temi che vengono deliberati nell'assemblea.
Solo la delibera assunta all'unanimità sana l'omessa indicazione dello specifico argomento: avendo tutti espresso il voto positivo, non vi è alcun soggetto titolato a impugnare la deliberazione in ragione della mancanza dello specifico ordine del giorno (Cassazione civile, sez. II, 10 ottobre 2007, n. 21298).
Spesso l'avviso termina con l'indicazione "varie ed eventuali". Quest'ordine del giorno permette di poter fornire semplici comunicazioni, perché il suo scopo è quello puramente informativo.
In esso non possono rientrare argomenti da discutere e decidere, in quanto i condomini non sono stati previamente edotti del suo contenuto concreto.
Nel caso in cui ci si avvalesse di questa clausola di chiusura al fine di far decidere l'assemblea su argomenti non indicati in termini puntuali, la relativa deliberazione potrebbe essere annullata (Cass. civ. Sez. II Sent., 09/01/2006, n. 63).
Poiché può capitare che l'assemblea di prima convocazione non riesca a raggiungere la maggioranza necessaria per ritenerla validamente costituita, normalmente l'avviso di convocazione indica anche la seconda convocazione.
L'amministratore specifica in questo avviso entrambe le sedute, prestando attenzione a fissare la seconda convocazione non oltre dieci giorni dalla prima.
Se nella prima non sono presenti tanti condomini che rappresentano i due terzi del valore dell'intero edificio e la maggioranza dei partecipanti al condominio, si redige il verbale dell'assemblea dove si dà atto della mancanza del numero legale.
Segue poi il verbale della seconda convocazione dove prima di entrare nel merito delle deliberazioni occorre verificare la corretta costituzione dell'assemblea, che si ha quando sono presenti tanti condomini che rappresentano almeno un terzo del valore dell'intero edificio e un terzo dei partecipanti al condominio (art. 1136 c.c.).
La forma dell'avviso di convocazione
L'avviso di convocazione deve sempre rispettare una certa forma: essere effettuata per raccomandata con ricevuta di ritorno (anche se non è indicato dal legislatore, la cartolina di ritorno serve per dimostrare il rispetto del termine di cinque giorni dell'invio della singola convocazione), via fax, consegna a mano, fax o via posta elettronica certificata.
Sono tutti mezzi di trasmissione della convocazione che danno la certezza dell'avvenuto puntuale adempimento.
Avviso di convocazione assemblea condominiale, vale solo quello che dice la legge
La particolare convocazione per la modifica delle destinazioni d'uso
Caso particolare è l'avviso di convocazione dell'assemblea di modifica delle destinazioni d'uso dei beni comuni (art. 1117 ter c.c.): qui la convocazione dell'assemblea deve essere affissa per non meno di trenta giorni consecutivi nei locali di maggior uso comune o negli spazi a tal fine destinati; il singolo avviso deve essere recapitato ai condomini mediante lettera raccomandata o equipollenti mezzi telematici, in modo da pervenire almeno venti giorni dalla data di convocazione.
La convocazione dell'assemblea, a pena di nullità, deve indicare le parti comuni oggetto della modificazione e la nuova destinazione d'uso.
Avviso di convocazione e ordine del giorno, la sentenza n. 18503 del 4 settembre 2020
Questa decisione affronta diversi argomenti.
Ciò che pare di maggior rilievo è il tema del rispetto del termine di cinque giorni per la convocazione assembleare.
Ritornando al discorso del calcolo del termine per la fissazione della data dell'assemblea, di recente la Cassazione è stata interpellata in merito alla questione se i cinque giorni di cui alla convocazione debbano essere riferiti obbligatoriamente alla prima convocazione.
Come scrivere l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale?
Nel caso di specie di cui alla decisione del Supremo Collegio del 4 settembre 2020, n. 18503, i condomini attori avevano ricevuto la convocazione nel rispetto del termine non per la prima convocazione ma solo per la seconda. In ragione di ciò avevano impugnato la deliberazione. Nello specifico, la prima adunanza era andata deserta mentre la seconda si era svolta regolarmente.
La Cassazione, sebbene in linea di principio abbia condiviso le osservazioni della necessità del rispetto dei cinque giorni -in termine di ricezione dell'avviso- rispetto alla prima convocazione, è andata oltre, rilevando che occorre entrare nel merito dell'effettivo interesse dell'impugnante alla caducazione dell'atto: in caso di annullabilità, l'interesse del singolo non può essere solo la rimozione dell'atto perché deve trattarsi espressione di una sua posizione qualificata, diretta ad eliminare la situazione di obiettiva incertezza che quella delibera genera quanto all'esistenza dei diritti e degli obblighi da essa derivanti. La sua invalidità deve operare in concreto, con la creazione di un qualche pregiudizio.
Ed infatti la presenza in assemblea del condomino addirittura non convocato sana il vizio della mancata convocazione, per mezzo di un comportamento concludente di acquiescenza.
Lo stesso dicasi per chi è contrario ad un certo argomento ma in sede di assemblea non rileva il suo dissenso. Manca il presupposto per poter agire giudizialmente con l'annullamento.
Stanti queste premesse, la conclusione della Cassazione è il rigetto delle domande. Ciò in quanto i ricorrenti avevano attivamente partecipato all'assunzione della delibera.
Atra questione affrontata è se l'amministratore debba mettere a disposizione tutti i documenti contabili in vista dell'assemblea di approvazione del rendiconto: i ricorrenti affermavano che, sulla base del regolamento di condominio, doveva provvedere alla trasmissione, almeno dieci giorni prima della data dell'assemblea, ad ogni condomino di copia dei preventivi e dei rendiconti, ma non anche dei documenti contabili e giustificativi di cassa.
Così non è alla luce della corretta interpretazione della norma regolamentare -che non parla di giustificativi né di documenti di cassa- da parte del Supremo Collegio. Anche questo motivo di ricorso è stato di conseguenza rigettato.
Ulteriore principio affermato a corollario attiene alle spese personali.
In merito alle prime, si afferma che gli oneri riguardanti le spese effettuate per fini individuali, come quelle postali e i compensi dovuti all'amministratore in dipendenza di comunicazioni e chiarimenti su comunicazioni ordinarie e straordinarie, sono inquadrabili nell'ambito dell'art. 1123, secondo comma, cod. civ., purché sia concretamente valutata la natura dell'attività resa al singolo condomino e la conseguente addebitabilità individuale o meno ad esso dei relativi costi.
