Come scrivere l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale?

È una delle domande che più spesso vengono poste alla nostra redazione e nel forum: devo convocare l'assemblea condominiale, come scrivere l'avviso di convocazione?

Scrivere un avviso di convocazione non è cosa difficile, eppure bisogna prestare la massima attenzione: sbagliare qualcosa vuol dire mettere a repentaglio la legittimità dell'eventuale successivo deliberato.

Si tenga sempre presente, infatti, che l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale è quel documento che serve a informare i condòmini dello svolgimento della riunione.

Dare loro poche informazione, ossia ometterle, ovvero darle in modo non preciso, ad esempio eccessivamente succinto o generico, comporta la possibilità per chi non s'è presentato di impugnare il verbale per vizio comportante l'annullabilità del deliberato.

Vale la pena soffermarsi con attenzione sulle regole base, la cui conoscenza è indispensabile per convocare correttamente un'assemblea condominiale.

Nel farlo ci rivolgiamo a chi è amministratore da poco tempo, al di là del possesso di moduli prestampati, ovvero ai condòmini che possono trovarsi a dover convocare l'assemblea condominiale: è il caso di condòmini senza amministratore, ovvero delle autoconvocazioni in seguito a richiesta non corrisposta dall'amministratore condominiale, così come espressamente previsto dall'art. 66 disp. att. c.c.

Un cenno finale lo faremo alla convocazione dell'assemblea nell'ipotesi di cessazione dall'incarico per perdita dei requisiti di onorabilità previsti dall'art. 71-bis, primo coma lett. a) - e), disp. att. c.c.

Forma dell'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale

Se ci stiamo occupando di come scrivere l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale, è evidente che esso deve avere forma scritta. Prima dell'entrata in vigore della legge n. 220 del 2012, la giurisprudenza ammetteva, sempre con onere della prova della convocazione a carico del condominio, che l'avviso di convocazione fosse dato anche oralmente (tra le tante, Cass. 1 aprile 2008 n. 8449).

La riformulazione dell'art. 66 disp. att. c.c. ad opera della suddetta legge ha cambiato la situazione: l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale deve avere forma scritta e deve essere inviato alternativamente in uno dei modi indicati dal medesimo articolo (cioè per pec, raccomandata, fax o consegnato a mani).

Resta, forse (lo vedremo dopo), la possibilità di convocare l'assemblea oralmente solamente nel caso di cessazione dall'incarico per perdita dei requisiti di onorabilità.

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Contenuto dell'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale e destinatari

L'avviso di convocazione, a dircelo è l'art. 66 disp. att. c.c., deve contenere l'indicazione:

specifica indicazione dell'ordine del giorno;
indicazione del luogo di svolgimento dell'assemblea;
della data di svolgimento della riunione dell'ora della riunione;
dell'orario di svolgimento dell'assemblea condominiale:
nel caso di prosecuzione dell'assemblea in altra data l'avviso di convocazione deve contenere l'indicazione delle ulteriori date ed ore di eventuale prosecuzione dell'assemblea validamente costituitasi.

Rammentiamo che l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale deve pervenire ai condòmini almeno cinque giorni prima della data fissata per lo svolgimento della prima convocazione (art. 66, terzo comma, disp. att. c.c.).

Come specificato dalla giurisprudenza (Cass. 22 gennaio 2000 n. 697) e salvo limiti contenuti nel regolamento di condominio, non esistono date o orari ai quali è vietato convocare l'assemblea. Sta al buon senso del convocante, ma secondo legge non è vietato convocare l'assemblea il 25 dicembre o il 15 agosto.

Specifica indicazione degli argomenti posti all'ordine del giorno: si badi che non vuol dire descrizione minuziosa di quanto si andrà a fare ma indicazione chiara di cosa si andrà a discutere.

Quindi è sufficiente "nomina dell'amministratore" o "esecuzione dei lavori della facciata dell'edificio" piuttosto che "nomina dell'amministratore, presentazione dei preventivi, valutazione degli stessi, discussione e votazione", mentre sarebbe troppo stringato "lavori condominiali".

Ad ogni buon conto, in caso di controversia è il giudice chiamato a valutare la causa che deciderà sulla completezza dell'ordine del giorno (Cass. 27 marzo 2000 n. 3634).

In definitiva, chi vuole/deve convocare l'assemblea condominiale, quando deve scrivere l'avviso di convocazione deve domandarsi:

di che cosa si discuterà?
quando convocherò?
a che ora?
dove?

Rispondendo a queste domande si può già scrivere un avviso di convocazione.

A chi inviare questo documento?

Ai condòmini, senza dubbio. Nel caso di presenza di usufruttuari, anche a loro per le materie di loro competenza, indicate dall'art. 67 disp. att. c.c. E i conduttori? Dottrina e giurisprudenza maggioritarie affermano che l'onere di avvisare il conduttore nei casi in cui questi è interessato all'assemblea (art. 10 legge n. 392/78) gravano sul locatore.

Allegati all'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale

Conseguenze dell'errata compilazione di un avviso di convocazione dell'assemblea condominiale

"E' opinione dominante che l'avviso di convocazione è inefficace se non contiene il giorno, l'ora ed il luogo della riunione" (Cass. 22 dicembre 1999 n. 14461).

Lo stesso dicasi se l'ordine del giorno è incompleto (ciò lo si può sapere quasi sempre solo dopo l'assemblea, a meno che non si tratti d'incompletezza materiale) o addirittura mancante.

Che vizio comportano tali omissioni? Certamente un avviso di convocazione dell'assemblea condominiale non contenente l'ordine del giorno, ovvero non indicate data o luogo o l'ora può portare all'annullamento della successiva delibera (Cass. SS.UU. 8 marzo 2005 n. 4806 e art. 66 disp. att. c.c.); annullamento che può essere domandato entro trenta giorni dall'adozione della delibera ovvero dalla comunicazione del verbale.

A ben vedere, gli errori nella compilazione dell'avviso possono essere fatti valere solamente da chi non s'è presentato all'assemblea. Se manca l'indicazione del luogo, ma io vado comunque alla riunione, come potrò poi contestare tale mancanza?

Convocazione dell'assemblea condominiale per sostituzione dell'amministratore decaduto

Ai sensi dell'art. 71-bis, quarto comma, disp. att. c.c. la perdita dei requisiti di cui alle lettere da a) ad e) del primo comma comporta la cessazione dall'incarico. In tale evenienza ciascun condomino può convocare senza formalità l'assemblea per la nomina del nuovo amministratore.

Che vuol dire senza formalità?

Che non è necessario che l'avviso abbia forma scritta?

Che non deve essere comunicato nei termini e nelle forme, ma che si potrebbe convocare un'assemblea anche dalla sera alla mattina? L'interpretazione più rigorosa anche vista la gravità della situazione (amministratore cessato per perdita dei requisiti) potrebbe portare a concludere in tal senso.

Per lo scrivente, prudenza impone, se ve ne sono i margini di convocare l'assemblea come se si trattasse di una qualunque riunione.