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Come usare la pec per la convocazione dell'assemblea
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Come usare la pec per la convocazione dell'assemblea

Istruzioni per una corretta convocazione dell'assemblea di condominio mediante pec

Avv. Michele Orefice  

Ma la convocazione dell'assemblea condominiale tramite p.e.c., con quali modalità deve essere inoltrata ai condòmini, per evitare di incorrere in ipotesi di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto?

=> Quando l'amministratore condominiale deve avere la pec?

=> L'utilizzo della PEC in ambito condominiale.

In tema di assemblea condominiale l'art. 66 comma 3 disp. att. c.c. dispone che l'avviso di convocazione, con indicazione dell'ordine del giorno, deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano. Tali forme di convocazione devono essere considerate tassative (Trib. Genova n. 3350 del 23/10/2014).

Il modo più diffuso per convocare l'assemblea di condominio è quello della raccomandata, con avviso di ricevimento, che è essenziale allorché dovessero insorgere contestazioni in merito all'effettiva ricezione della busta.

Tuttavia si registra un aumento dell'invio dell'avviso di convocazione tramite posta elettronica certificata (PEC), che consente di inviare email, con valore legale, in sostituzione della tradizionale raccomandata A/R.

La pec ha lo stesso valore di una raccomandata, con ricevuta di ritorno, ma racchiude vantaggi ulteriori in termini di rapidità, sicurezza e soprattutto economicità, per chi la riceve.

Difatti la pec non costa nulla per il condomino-destinatario, mentre le spese di invio della raccomandata a/r, contenente l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale, sono a carico dello stesso condomino-destinatario e vengono rendicontate come sue spese individuali.

È noto che le spese postali di spedizione dell'avviso di convocazione dell'assemblea debbono correttamente essere escluse dal conto generale di gestione del condominio, in quanto rispondono piuttosto all'interesse individuale dei condomini destinatari dello stesso avviso di convocazione dell'assemblea (Trib. di Genova del 21/01/1993).

Ma la convocazione dell'assemblea condominiale tramite p.e.c., con quali modalità deve essere inoltrata ai condòmini, per evitare di incorrere in ipotesi di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto?

=> La pec per l'amministratore è obbligatoria?

Innanzitutto, si osserva che l'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale è un atto tipico dell'amministratore, salvo i casi di autoconvocazione posti in essere dai condòmini.

Sotto tale profilo c'è da capire se l'amministratore di condominio debba dotarsi di una pec.

In generale la legge non impone all'amministratore di essere titolare di una pec, salvo che non appartenga ad una determinata categoria professionale, come ad esempio l'ordine degli avvocati, dei geometri, degli architetti, dei commercialisti o degli ingegneri, oppure nel caso in cui sia una società di persone o di capitali, che ai sensi dell'art. 71 bis c.c. può svolgere l'incarico di amministratore di condominio.

In altre parole l'amministratore di condominio non ha l'obbligo di attivare una pec, salvo che non sia un professionista iscritto ad un albo o ad un'impresa.

Proprio in considerazione dell'assenza di un obbligo per l'amministratore di avere un indirizzo di posta elettronica certificata, l'assemblea condominiale potrebbe deliberare l'attivazione di una pec da far gestire all'amministratore, comunicandogli, in sede di anagrafe condominiale, gli indirizzi da utilizzare per l'inoltro delle convocazioni.

=> Convocazione assemblea a mezzo email non certificata. Facciamo chiarezza

Ciò posto, occorre specificare che per il corretto utilizzo della posta elettronica certificata da parte dell'amministratore è fondamentale la "certificazione" dell'invio e della ricezione, in quanto l'invio della pec implica la ricezione di due messaggi, e cioè una "ricevuta di accettazione" ed una "ricevuta di avvenuta consegna".

Nello specifico, la ricevuta di accettazione, che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio, è firmata digitalmente dal gestore della pec e riporta data e ora della spedizione, l'oggetto del messaggio, con indicazione dei dati del mittente e del destinatario.

Però la ricevuta di accettazione viene generata anche se l'invio è effettuato ad un destinatario non pec, con la conseguenza che l'inoltro dell'avviso di convocazione ad una casella di posta elettronica semplice (email) non ha il valore della raccomandata, con ricevuta di ritorno, e di conseguenza non può soddisfare i requisiti di forma richiesti dall'art. 66 disp. att. c.c.

Invece ciò che equivale alla canonica ricevuta di ritorno della raccomandata è la ricevuta di avvenuta consegna della pec, in quanto riporta tutti i dati relativi al momento esatto di ricevimento della comunicazione e costituisce prova legale dell'avvenuta consegna del messaggio al destinatario, ai sensi del DPR n. 68 dell'11 febbraio 2005.

Ovvero riporta la copia integrale del messaggio inviato, compresi gli allegati, oltre a data e ora di spedizione, oggetto del messaggio, dati del mittente e del destinatario.

In sostanza, con la ricezione della ricevuta di avvenuta consegna si perfeziona la notifica. Pertanto, la pec dev'essere inviata da una casella di posta elettronica certificata e ricevuta da una casella dello stesso tipo, per avere lo stesso valore di una raccomandata ( Trib. Genova n. 3350 del 23/10/2014).

L'avviso di convocazione, dunque, avendo natura giuridica di atto unilaterale recettizio, deve essere non solo inviato, ma anche ricevuto entro il termine previsto dalla legge, in quanto ciascun condomino ha il diritto di intervenire all'assemblea e di essere messo in condizione di poterlo fare (ex multis Cass. n. 5769 del 1985; Cass. n. 22047 del 26/09/2013).

Altrimenti, qualora il condomino eccepisse di non essere stato convocato, per il condominio risulterebbe molto difficile provare di aver provveduto ad inviare l'avviso di convocazione.

In caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto la deliberazione assembleare sarebbe annullabile ai sensi dell'articolo 1137 del codice su istanza dei dissenzienti o assenti perché non ritualmente convocati.

Soltanto la presenza all'assemblea condominiale, da parte del condomino convocato per email ordinaria, potrebbe sanare il vizio di forma.

Ciò perché, neanche l' avviso di avvenuta lettura delle normali caselle di posta elettronica ha valore legale e nemmeno se è stato il condomino stesso a chiedere la comunicazione delle convocazioni via e-mail, perfino firmando un documento, che attesta tale richiesta, in quanto spetta al giudice valutarne la rilevanza in fase processuale.

Mentre nel caso in cui il messaggio dovesse finire nella sottocartella dello spam (messaggio pubblicitario non richiesto) o della posta indesiderata, la notifica si considererebbe eseguita correttamente ed i termini per l'impugnazione decorrerebbero ugualmente dalla data di consegna nell'indirizzo di posta del destinatario.

È buona norma, infatti, controllare tutti i messaggi, anche quelli catalogati come indesiderati, in quanto tale attività di verifica corrisponde alla normale diligenza rappresentando una norma di prudenza.

Cosa ben diversa si verifica quando il messaggio di posta elettronica certificata non risulta consegnabile ed il gestore comunica al mittente, entro le ventiquattro ore successive all'invio, la mancata consegna tramite un avviso. È ovvio che in caso di mancata consegna non si assiste ad alcuna notifica.

In ogni caso la pec ha un limite, che è rappresentato dal fatto di non poter dimostrare il testo degli eventuali allegati.

La pec fornisce prova soltanto dell'invio e del ricevimento della comunicazione, nonché della presenza di eventuali allegati, ma non del loro contenuto. Ragion per cui, nel caso di un avviso di convocazione di assemblea condominiale inviato, con pdf o word allegato alla pec, l'amministratore non potrà provare il contenuto di tale allegato.

Pertanto si consiglia di inserire il testo dell'allegata convocazione nel corpo della posta elettronica certificata, in quanto la pec certificherà anche tale contenuto.

In buona sostanza l'amministratore, dopo aver allegato la convocazione alla pec, potrà scrivere nel corpo della stessa pec una formuletta del tipo: si riporta di seguito il testo del file allegato di cui si chiede l'apertura…. procedendo a ricopiare fedelmente il testo dell'avviso di convocazione.

Avv. Michele Orefice

www.oreficestudio.it

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Antonietta Iritano
Antonietta Iritano martedì 06 febbraio 2018 alle ore 12:58

Articolo interessante e chiaro,utile soprattutto nel consigliare l integrale trascrizione della convocazione anche nel testo della pec.
Resta un unico aspetto negativo, a mio personale parere, della convocazione via pec: la reticenza di molti condomini (non solo quelli più anziani) a usare strumenti informatici per ricevere informazioni....ma questo è un altro problema...

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