La PEC può rappresentare un utile strumento per l'amministrazione e gestione dell'edificio condominiale. Il Tribunale di Genova affronta la questione relativa alla corretta convocazione telematica dell'assemblea.
Che cosa è la PEC.
La c.d. "raccomandata on line" è stata introdotta con il d.P.R. n. 68/2005. È un sistema di posta elettronica con il quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici.
Questo sistema, comunemente identificata con l'acronimo PEC, è stato previsto anche nel codice dell'amministrazione digitale.
La posta elettronica sta diventando sempre di più uno strumento quotidiano di comunicazione e con l'introduzione della posta elettronica certificata si darà una maggiore certezza alla spedizione e ricezione del messaggio elettronico rafforzando, quindi, la validità giuridica della stessa comunicazione telematica, come del resto già avviene con la lettera raccomandata con avviso di ricevimento rispetto alla lettera con affrancatura ordinaria.
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Fondamentale per il corretto utilizzo di questo strumento telematico è la "certificazione" dell'invio e della ricezione. Questo significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio e dell'eventuale allegata documentazione.
Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale.
L'utilizzo della PEC in ambito condominiale. La Pec, per le prerogative che presenta, può essere uno strumento utilizzabile anche per la gestione di un edificio condominiale. Per il corretto utilizzo, però è necessario che sia il mittente (amministratore condominiale) che il destinatario (singoli condomini, imprese) siano in possesso di una casella di posta certificata.
Analizziamo in che modo l'amministratore potrebbe utilizzare questo sistema:
- richiesta lavori urgenti/richiesta di una quota per far fronte ad una spesa urgente e straordinaria: l'amministratore per far fronte alle spese urgenti e per far intervenire immediatamente l'impresa per effettuare le riparazioni straordinarie degli impianti potrebbe utilizzare come strumento di comunicazione la posta certificata;
- avviso di convocazione dell'assemblea.
La legge nulla disponeva in ordine alla forma e/o alle modalità dell'avviso di convocazione dell'assemblea di condominio. Tale genericità di prescrizione è stata condivisa dalla dottrina e giurisprudenza.
Quest'ultima ha precisato che, non essendo disposte particolari formalità, l'esigenza indicata dalla norma possa essere rispettata con qualsiasi forma idonea al raggiungimento dello scopo, con possibilità, per chi ne ha l'onere, di provare, con qualsiasi mezzo e quindi anche con presunzioni, il possesso da parte del condomino delle informazioni sufficienti a renderlo edotto della riunione e a metterlo quindi in condizioni di parteciparvi (Cass., 15 marzo 1994, n. 2450; Cass., 9 gennaio 1998, n. 138).
La dottrina ha affermato che:«non è necessaria l'osservanza di particolari formalità per l'avviso di convocazione potendo risultare provato, anche a mezzo di presunzioni (desunte da circostanze gravi, precise e concordanti), che gli altri comproprietari abbiano avuto in qualche modo notizia della convocazione, nonostante l'avviso sia stato trasmesso ad uno soltanto di essi». (VILLANI, Nota sulla forma dell'avviso di convocazione dell'assemblea di condominio, in Giur. it., 1998, p. 10).
In questa prospettiva era lecito dedurre che non sussisteva espressamente un obbligo giuridico dell'utilizzo della forma scritta per la convocazione dell'assemblea.
Prime applicazioni della riforma. Con l'introduzione della riforma, il Legislatore novellando il comma 3 dell'art. 66 disp. att. c.c., ha privilegiato la forma scritta perché ha prescritto che l'avviso deve essere effettuato "mezzo posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o tramite consegna a mano".
Nulla toglie che il regolamento di condominiale possa anche rafforzare la garanzia di comunicazione inserendo la comunicazione effettuata anche sul sito internet condominiale.
Il Tribunale di Genova, con la sentenza n. 3350 del 23 ottobre 2014, facendo fede al disposto normativo, ha precisato che l'avviso di convocazione per ritenersi valido, deve essere comunicato a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano.
Nel caso analizzato dai Giudici la comunicazione era stata inviata per mezzo di un'e-mail ordinaria e non certificata.
Per tali ragione il Tribunale ha dato ragione al condomino in quanto il legislatore ha espressamente indicato che tra le modalità di convocazione rientrato le comunicazioni via e-mail purché avvengano tra indirizzi di posta elettronica certificata, poiché solo a queste la legge riconosce il valore della tradizionale raccomandata.
Pur aderendo alla decisione del Tribunale, utilizzare esclusivamente la Pec, come sistema di convocazione dell'assemblea, comporterebbe una limitazione al diritto di partecipazione alle assemblee di condominio in quanto non tutti i condomini hanno dimestichezza con i nuovi strumenti telematici per cui tale soluzione sarebbe, ad oggi, poco plausibile ma sicuramente attuabile negli anni avvenire.
