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Come redigere il verbale dell'assemblea on-line

Obbligatorie la sottoscrizione del presidente e il successivo invio a tutti i condomini
Avv. Gianfranco Di Rago Gianfranco Di Rago 

Verbale dell'assemblea on-line: istruzioni per l'uso. Come è noto, a seguito delle modifiche introdotte lo scorso anno, l'ultimo comma dell'art. 66 Disp. att. c.c. ora dispone che "anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all'assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza.

In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all'amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione". Cosa cambia per il verbale assembleare?

La funzione del verbale assembleare e la sottoscrizione del presidente.

In via generale il verbale svolge la funzione strumentale di illustrare il procedimento di formazione della volontà assembleare in relazione agli argomenti posti all'ordine del giorno.

Rispetto alle deliberazioni adottate in assemblea il verbale è quindi mero strumento di documentazione e non ha alcuna efficacia giuridica costitutiva.

Lo stesso ha però un'indubbia rilevanza dal punto di vista probatorio, in quanto, una volta sottoscritto dal presidente e dal segretario, acquisisce il valore probatorio di scrittura privata con riguardo alla provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori. In realtà nessuna norma impone la nomina del presidente e del segretario dell'assemblea.

Tuttavia nella prassi la nomina del segretario e del presidente, con successiva sottoscrizione del verbale, rappresenta comunque la regola.

È vero anche che l'art. 2371 c.c., richiamabile in via analogica, prevede invece necessariamente queste figure per lo svolgimento delle assemblee societarie.

Il nuovo art. 66 Disp. att. c.c., relativamente alle assemblee on-line, pare ora imporre espressamente la sottoscrizione del verbale da parte del presidente (ma non anche del segretario).

Per le considerazioni di cui sopra detta disposizione sembrerebbe comunque applicabile anche alle assemblee in presenza, quantomeno in via analogica.

Secondo alcuni, proprio in ragione del nuovo disposto normativo, la mancanza di tale sottoscrizione renderebbe quindi annullabile le deliberazioni per vizio di forma (ma il Tribunale di Milano, con sentenza n. 3901/2017, aveva addirittura dichiarato la nullità del verbale no sottoscritto da presidente e segretario).

La Suprema Corte ha tuttavia recentemente ritenuto che l'omessa sottoscrizione del verbale assembleare a opera del presidente non costituisca causa di annullabilità della delibera, non esistendo alcuna disposizione che prescriva, a pena di invalidità, tale adempimento, nonché in considerazione del fatto che la sottoscrizione del verbale assolve unicamente alla funzione di imprimere a esso il valore probatorio di scrittura privata con riguardo alla provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori (Cass. civ., Sez. II, 16 novembre 2017, n. 27163).

Presidente e segretario possono essere anche degli estranei al condominio

Il contenuto del verbale dell'assemblea on-line.

Quanto al suo contenuto, sempre ragionando in termini generali, il verbale deve riportare traccia delle varie fasi dell'assemblea, dalla formazione e costituzione della stessa (verifica del quorum costitutivo, nomina del presidente e del segretario, verifica della regolarità degli avvisi di convocazione, controllo delle deleghe rilasciate dai condomini) alla discussione (interventi dei condomini e dell'amministratore, condomini intervenuti o che si sono allontanati), fino alla votazione (punti all'ordine del giorno, verifica del quorum deliberativo, risultato della votazione) e alla dichiarazione di chiusura della riunione.

In tale documento devono quindi essere indicati gli elementi indispensabili per il riscontro della validità della costituzione dell'assemblea e delle sue deliberazioni.

Il verbale, infatti, deve costituire lo specchio fedele di quanto accaduto in assemblea, specificando aspetti di fondamentale importanza come il numero dei condomini presenti e i relativi millesimi di proprietà rappresentati, il conferimento delle deleghe, gli argomenti trattati e le decisioni adottate, il risultato delle singole votazioni, senza tralasciare tutte le altre informazioni pertinenti allo svolgimento della riunione.

Nello specifico, per quanto riguarda le assemblee on-line, si dovrà porre specifica attenzione a richiamare nel verbale le modalità osservate per la convocazione della riunione in videoconferenza, dando atto del consenso a tal fine ottenuto dalla maggioranza dei condomini, nonché le informative inviate a questi ultimi per consentire il collegamento alla piattaforma informatica.

Vista la particolare forma di partecipazione all'assemblea, per evitare contestazioni, pare altresì opportuno opportuno che il presidente monitori costantemente che i condomini presenti da remoto siano collegati alla piattaforma informatica e possano quindi effettivamente partecipare alla riunione, dando quindi atto nel verbale dell'effettuazione di tali controlli.

Presidente e Segretario: funzioni e compiti

L'invio ai condomini del verbale assembleare e la sua conservazione.

L'ultimo comma dell'art. 1136 c.c. prescrive che il verbale assembleare venga trascritto in un apposito registro tenuto dall'amministratore.

Scopo della trascrizione è quello di consentire l'ordinata archiviazione in ordine cronologico delle deliberazioni assembleari risultanti dai verbali assembleari, eventualmente nelle forme e nei modi prescritti dal regolamento condominiale.

La tenuta del registro, così come la trascrizione nello stesso dei verbali delle assemblee, è un compito che spetta all'amministratore del condominio, il quale risponderà civilmente di eventuali omissioni o inesattezze che abbiano causato danno ai condomini o a terzi.

Una volta terminata l'assemblea, è interesse dell'amministratore inviare nel più breve tempo possibile copia del verbale ai condomini assenti (come imposto dall'art. 1137 c.c.), in modo da dare il via al decorso del termine di impugnazione di trenta giorni di cui alla medesima disposizione.

Il nuovo art. 66 Disp. att. c.c. prevede ora espressamente che in caso di assemblea telematica sia obbligatorio inviare una copia del verbale a tutti i condomini e anche all'amministratore, supponendo quindi che di tale adempimento debba incaricarsi il presidente (e/o il segretario).

In realtà, se il ruolo del segretario verrà svolto dall'amministratore, servirà recuperare soltanto la sottoscrizione del presidente, la quale potrà avvenire, nel periodo emergenziale, con firma digitale e invio via pec, oppure potrà essere anticipata via e-mail in copia scansionata e consegnata all'amministratore in originale non appena possibile per la sua conservazione nel relativo registro.

Poiché l'art. 66 Disp. att. c.c. deroga sul punto all'art. 1137 c.c., che come detto impone l'invio del verbale assembleare ai soli condomini assenti, si ritiene che tale disposizione valga soltanto per le assemblee telematiche, anche se nella prassi solitamente il verbale viene inviato a tutti i condomini.

Sarà quindi l'amministratore a inviare ai condomini il verbale sottoscritto dal presidente. A tale scopo, come previsto ora dall'art. 66, comma 3, Disp. att. c.c., si potrà procedere alla consegna a mano del verbale con relativa sottoscrizione del condomino per ricevuta, all'invio del medesimo per posta raccomandata, all'inoltro per fax ovvero per posta elettronica certificata.

In caso di contestazione, sarà comunque onere dell'amministratore convenuto in giudizio in rappresentanza del condominio provare di avere effettivamente comunicato ai condomini il verbale assembleare, in quanto la giurisprudenza ritiene concordemente che soltanto da tale momento decorra il termine di impugnazione di cui all'art. 1337 c.c..

Responsabilità del presidente dell'assemblea di condominio

Chi può svolgere il ruolo di presidente e segretario nell'assemblea condominiale?

Cerca: verbale presidente assemblea

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Maru
Maru 29-10-2021 17:45:15

L'amm.re dove abito non ha mai inviato una copia delibera per condomini assenti; cosa dovrei fare affinchè questo sig.invi copia della delibera assembleare;saluti

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