In che modo bisogna redigere un verbale di assemblea per evitare contestazioni?
Oltre alle indicazioni desumibili dalle norme, esistono comunque degli accorgimenti ulteriori cui fare riferimento per avere un così detto verbale blindato?
Partiamo da una doverosa precisazione: per quanto accorti si possa essere nel redigere un verbale, è bene sempre tenere in considerazione che nessuna formula loro rende incontestabile, ossia non soggetto a impugnazione giudiziale. Che poi la corretta redazione porti alla reiezione della domanda, questo è un altro discorso, meglio una conseguenza prevedibile del buon operato.
Prima di entrare nel merito e fornire indicazioni utili alla redazione del verbale è doveroso ricordare che tale attività spetta al così detto segretario dell'assemblea. Questo è figura non disciplinata dalle norme condominiali: si guarda in via analogica a quanto stabilito in ambito societario (art. 2371 c.c.).
Il compito di redigere il verbale spetta ad uno condòmini: tuttavia la giurisprudenza ha chiarito che, salvo diversa indicazione del regolamento di condominio, non vi sono ragioni che escludano la possibilità di nominare segretario l'amministratore, anche se esterno (cioè non condomino, si veda Trib. Roma 14 gennaio 2016 n. 734).
Si tratta di una prassi molto ricorrente, come frequente è la prassi di indicare il nome di uno dei condòmini quale segretario, ma di lasciare la redazione materiale del verbale all'amministratore.
Nozione di verbale
Per sapere cosa bisogna verbalizzare è necessario sapere che cos'è il verbale: è evidente che il contenuto sia strettamente connesso alla funzione.
Il verbale è quel documento contenente le deliberazioni assunte dall'assemblea di condominio.
Secondo la Suprema Corte di Cassazione, “il verbale dell'assemblea condominiale offre una prova presuntiva dei fatti che afferma in essa essersi verificati, e dunque che spetta al condomino il quale impugna la deliberazione assembleare, contestando la rispondenza a verità di quanto riferito nel relativo verbale, di provare il suo assunto” (Cass. 11 novembre 1992 n. 12119).
È evidente che se ciò che è scritto si presume avvenuto, ciò che non è riportato non può essere presunto ed anzi, in taluni casi, si considera l'omissione determinante ai fini della validità formale del deliberato.
Proprio in ragione di tale particolare efficacia probatoria è bene che il verbale contenga chiaramente tutta una serie di informazione che rendano difficile contestarne vizi.
Requisiti essenziali del verbale la cui mancanza comporta nullità
In primis il verbale deve avere forma scritta. Lo specifica chiaramente l'art. 1136, ultimo comma, c.c.
La forma scritta è un requisito di validità del verbale stesso. La Corte di Cassazione a Sezioni Unite ha avuto modo di specificare che devono “qualificarsi nulle le delibere prive degli elementi essenziali” (Cass. SS.UU. 7 marzo 2005 n. 4806).
È da considerarsi nulla, quindi, una deliberazione assunta oralmente. Del pari nullo va considerato il verbale scritto, ma completamente illeggibile a tal punto da non consentire alcuna possibilità di comprensione.
Altro elemento considerato indispensabile, a pena di nullità delle delibere, è la sottoscrizione del verbale da parte del presidente e del segretario (Trib. Benevento 1 luglio 2014 n. 1595). Rispetto a quest'ultimo requisito, si tratta di una presa di posizione giurisprudenziale che non trova riscontro in pronunciamenti di legittimità.
Verbale d'assemblea, nessuna irregolarità se non si riportano le delucidazioni dell'amministratore
Requisiti del verbale la cui mancanza comporta annullabilità
È fondamentale che il verbale dell'assemblea contenga direttamente o in via desumibile (si dirà dopo in che termini) tutte le informazioni utili a consentire la corretta procedura di deliberazione.
Indispensabile, quindi, indicare i condòmini presenti ed i relativi millesimi con specifica indicazione dei condòmini presenti per delega. Dopo ciò bisogna dare atto della nomina del presidente e del segretario. A ben vedere l'omissione di questa indicazione non è causa di invalidità ove risulti comunque una firma sul verbale chiaramente riconducibile ad uno dei condòmini.
Il presidente deve poi provvedere a verificare che tutti i condòmini siano stati regolarmente inviati, ossia che sia stato inviato loro l'avviso di convocazione nei modi e nei termini di legge. Di tale verifica deve restare traccia nel verbale a dimostrazione del fatto che sia stata compiuta. La verifica deve riguardare anche la regolarità formale delle deleghe.
Tanto eseguito e valutata la ricorrenza dei quorum costitutivi di cui bisognerà dare attestazione a verbale, il presidente potrà consentire la discussione dei punti all'ordine del giorno, seguendo l'ordine ivi indicato, oppure in base a quello deciso al momento dall'assemblea. È opportuno (non obbligatorio), nel caso di inversione, che se ne spieghi brevemente a verbale la ragione.
L'art. 1130 n. 7 c.c. specifica che nel registro dei verbali deve essere riportato il verbale contenente, tra le altre cose, le brevi dichiarazioni che i condòmini hanno chiesto siano riportate. È indispensabile, quindi, verbalizzarle ove domandato.
A verbale, inoltre, è fondamentale riportare tutti gli allontanamenti reingressi e rilasci di deleghe in avvenuti in corso di assemblea.
Verbalizzazione della deliberazione. Se avviene una votazione all'unanimità dei presenti, sarà sufficiente indicare “l'assemblea all'unanimità approva”.
Ove, invece, la votazione sia avvenuta a maggioranza è necessario indicare il nome dei favorevoli e quelli degli astenuti e dissenzienti con i relativi millesimi e l'esito della votazione che potrà essere di approvazione della delibera o di bocciatura, ma anche di rinvio.
Che cosa accade se manca qualcuno degli elementi appena indicati?
È pacifico in giurisprudenza (Cass. SS.UU. n. 4806/05) che errori nella procedura di verbalizzazione comportino l'annullabilità delle delibere in esso riportate. Tuttavia, ove manchino alcune specifiche indicazioni che siano comunque desumibili dall'intero contenuto del verbale, non potrà addivenirsi alla dichiarazione d'invalidità della delibera.
Così, ad esempio, se rispetto ad una deliberazione si scrive che l'assemblea approva con il solo voto contrario di Tizio, non si potrà parlare di verbale errato, in quanto ove siano indicati (com'è doveroso) tutti i presenti, sarà possibile valutare in questo modo il raggiungimento dei quorum deliberativi, l'eventuale voto in conflitto d'interessi, ecc. (si veda tra le tante Cass. 19 novembre 2009 n. 24456).
È fondamentale che la deliberazione sia verbalizzata con chiarezza e precisione. Ove si tratti, ad esempio, di semplice approvazione dei conteggi, sarà sufficiente dare atto della mera approvazione.
Ove, invece, siano decise modifiche, termini, particolari condizioni (si pensi a delibere riguardanti lavori di manutenzione) è bene che esse siano scritte in modo chiaro e preciso, onde evitare fraintendimenti circa la loro corretta attuazione/comunicazione.
Come redigere il verbale dell'assemblea di condominio
