Il passaggio di consegne è quell'adempimento che l'amministratore uscente è tenuto ad approntare per consegnare la documentazione e le cose afferenti al condominio ed ai singoli condòmini.
Siamo abituati a pensare al passaggio di consegne tra amministratori di condominio, ma non sempre è così.
Il passaggio di consegne può avvenire anche tra l'amministratore uscente ed uno dei condòmini.
A sancire l'obbligo, senza per l'appunto individuare il destinatario delle cose e della documentazione, è l'art. 1129, ottavo comma, c.c. che recita:
«Alla cessazione dell'incarico l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi».
Alla cessazione, ossia alla conclusione del rapporto di mandato per scadenza, revoca o dimissioni. Chiaramente nel caso di scadenza naturale, l'adempimento è posticipato all'esito dell'assemblea annuale, per il caso di revoca o dimissioni.
Passaggio di consegne incompleto, il quesito
Dato questo contesto, vediamo che cosa ci chiede un nostro lettore in relazione ad un passaggio di consegne non completo.
«Buongiorno amici di Condominioweb! Ho da poco preso in gestione un condominio. Dieci giorni fa abbiamo fatto il passaggio di consegne col precedente amministratore.
Oggi, per rispondere alla richiesta di un fornitore, sono andato a scartabellare tra i documenti fiscali dell'anno 2018 e mi sono reso conto che ne mancano alcuni. In effetti il verbale del passaggio di consegne menziona genericamente "documentazione fiscale anni pregressi", ma non elenca dettagliatamente quali documenti sono presenti.
Ho chiamato il precedente amministratore, il quale ha nicchiato, dicendo che deve verificare, ma lui ricorda di avermi consegnato tutto.
Che cosa devo fare, come comportarmi se non mi consegna quanto richiesto?»
Passaggio di consegne, la prova dell'effettuazione
Il verbale del passaggio di consegne è quel documento che ha la funzione di provare l'adempimento dell'obbligo di consegna di cose e documenti condominiali.
Non è obbligatoria la sua redazione, ma evidentemente non redigerlo espone a contestazioni d'ogni sorta.
Del pari redigerlo in maniera eccessivamente superficiale può creare problemi in relazione alla prova della consegna di determinati documenti.
Il caso che ci ha sottoposto il nostro lettore è la dimostrazione chiara di questa evenienza.
Se c'è scritto che ho consegnato i documenti fiscali inerenti agli anni 2015-2016, vuol dire che ho dato al destinatario queste carte. Certo, non vuol dire che ho dato uno specifico documento, ma se questo va ricompreso in tal categoria, la logica conseguenza vuole che sia stato consegnato.
Accesso alla documentazione condominiale e responsabilità penali
Appare fondamentale, quindi, dettagliare chiaramente che cosa sta consegnando l'amministratore uscente al momento del passaggio di consegne.
Passaggio di consegne, la verifica al momento dell'effettuazione
Sebbene sia caldamente consigliabile dettagliare pignolescamente il contenuto del verbale del passaggio di consegne, ciò non sempre avviene.
In mancanza di minuziosità del verbale, è fondamentale quanto meno la verifica del contenuto dell'incartamento, quella si attenta (comunque dev'essere tale) e scrupolosa.
Certo è che non sempre si può prevedere quali carte debbano esserci e quali possano essere considerate mancanti; se una cartellina menzione i modelli F24 di versamento delle ritenute d'acconto per uno specifico anno, è difficile dire se lì dentro ne manca qualcuna oppure no. Sarebbe dunque opportuno specificare a verbale che il passaggio è eseguito fatte salve successive ed ulteriori verifiche.
Passaggio di consegne, la mancanza di documenti e la contestazione
È il caso del nostro lettore. Serve un documento, ed esempio un verbale, una fattura, un modello F24, ma non si rintraccia.
Il primo a cui domandare quel documento è l'amministratore uscente; sta a lui verificare se ne è sfuggita la consegna e quindi provvedere ad integrarla.
Di tutti i documenti, poi, ci sono più copie e quindi v'è la possibilità di chiederle ad altre persone. Le fatture agli emittenti, i verbali ai condòmini assenti, ecc.
Certo è che se un documento non è stato consegnato e - in forma scritta o per testimoni - si può provare tale omissione, allora l'amministratore uscente va considerato inadempiente.
Passaggio di consegne, i raggiri e le conseguenze
E così arriviamo al focus del nostro approfondimento: come contestare un passaggio di consegne incompleto?
In primis è fondamentale scrivere, in maniera che resti traccia della comunicazione, all'amministratore uscente per evidenziare la mancanza di documenti tra quelli consegnati.
Se questi risponde adempiendo alla consegna, cioè integrandola, nulla quaestio: anche dal punto di vista strettamente civilistico, sebbene si possa parlare di originarie consegne incomplete, l'inadempimento non può, almeno ad avviso dello scrivente, essere considerato dolosamente preordinato a chissà quale intento.
Diverso il caso di mancata risposta o peggio ancora di negazione da parte dell'amministratore uscente: in tal caso bisognerà contestare l'omissione, dettagliando chiaramente cosa manca e, in relazione al caso concreto, valutando se sussistano gli elementi per poter affermare un raggiro effettuato al momento della consegna della documentazione.
Sebbene la giurisprudenza sia consolidata nell'affermare che il nuovo amministratore possa agire autonomamente per recuperare i documenti dal suo predecessore, è bene che egli informi l'assemblea dell'incompletezza del passaggio al fine di valutare, in relazione al concreto inadempimento ed alla possibilità di reperire aliunde le cose mancanti, il miglior modo di agire.
