Assemblea in presenza vs. assemblea in videoconferenza la resistenza al cambiamento
L'esigenza di evitare assembramenti ha portato il legislatore a regolare l'assemblea in videoconferenza per incentivarne l'uso ma lo sforzo pare essere riuscito solo in parte. Il motivi della reticenza nell'uso di questo strumento possono riepilogarsi in tre punti :
- resistenza al cambiamento;
- poca informatizzazione della popolazione;
- timore d'impugnazione.
I punti elencati sono strettamente correlati. È noto come non sia difficile operare il cambiamento ma vincere la resistenza, questo ci rivela che quando la nostra mente si abitua ad una situazione ricorrente e per molto tempo, entra in una zona di comfort dalla quale è difficile uscire.
È una reazione naturale del nostro sistema cerebrale che ci permette di risparmiare energia e fatica perché si sono creati degli automatismi che per esempio ci permettono mentre guidiamo da molto tempo, di guardare la strada, muovere il volante, operare sui pedali e sul cambio e magari parlare al cellulare (in vivavoce).
Cambiare significa uscire da quella zona di confort della quale conosciamo le regole ed i meccanismi ed entrare un'altra con regole diverse, obbligandoci ad uno sforzo maggiore prima di creare un nuovo automatismo.
Ovviamente vi sono soggetti che per natura, esperienze, cultura, sono predisposti alle sfide e dunque ai cambiamenti ed altri che mal si pongono con esse, preferendo il certo (secondo la propria realtà) all'incerto.
La resistenza al cambiamento si vince in due modi:
a) quando c'è un evento che ci costringe a cambiare;
b) quando acquisiamo conoscenze sufficienti a tranquillizzarci ed anzi a convincerci che il cambiamento possa apportare benefici.
L'assemblea in presenza, è stata fino ad oggi una certezza per gli operatori del settore, tanto da creare sempre maggiori automatismi attraverso software che generano la convocazione, la raccolta delle presenze, il verbale e finanche la spedizione automatica con un servizio di poste oppure attraverso forme di comunicazione elettronica quali mail o posta elettronica certificata.
In effetti l'art. 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile, fornisce elementi piuttosto certi per convocare e realizzare l'assemblea in presenza, sebbene formulato in maniera generica circa il luogo di convocazione.
La standardizzazione della convocazione dell'assemblea in presenza, ha però fatto trascurare le criticità della stessa e cioè l'idoneità del luogo della convocazione ad ospitare tutti i soggetti aventi diritto.
In tale ambito la norma avrebbe dovuto ad esempio stabilire che il luogo ove tenere l'assemblea in presenza dev'essere privo di barriere architettoniche.
Consenso per l'assemblea on-line, si può chiedere la carta d'identità?
Sotto questo profilo, il legislatore riformando articolo 66 disp. att. c.c. modificando il III comma ed aggiungendo il VI comma, ha perso l'occasione per fare in modo che la tecnologia fosse non solo sostitutiva dell'assemblea in presenza ma fosse di supporto ad essa, integrandola e fornendo a tutti gli aventi diritto, la possibilità di partecipare.
Leggendo l'articolo infatti esso riporta che l'assemblea deve contenere il luogo e l'ora dell'assemblea "o se prevista in modalità in videoconferenza, della piattaforma...".
Sembrerebbe che l'assemblea in videoconferenza si ponga come alternativa a quella in presenza escludendo la forma mista.
Il fattore informatico e assemblea in videoconferenza
Nel periodo 2018-2019, il 33,8% delle famiglie non ha computer o tablet in casa, la quota scende al 14,3% tra le famiglie con almeno un minore. Solo per il 22,2% delle famiglie ogni componente ha a disposizione un pc o tablet.
Nel Mezzogiorno il 41,6% delle famiglie era senza computer in casa (rispetto a una media di circa il 30% nelle altre aree del Paese) e solo il 14,1% aveva a disposizione almeno un computer per ciascun componente ( fonte ISTAT).
Il dato ci fornisce la dimensione della difficoltà di considerare lo strumento della videoconferenza come di largouso. Di contro sono pochi gli italiani che non utilizzano lo smartphone anche tra i più anziani ed i meno scolarizzati.
L'esigenza di stabilire nuove forme di contatto nei periodi di restrizioni durante l'emergenza covid-19 (cambiamento) ha indotto la maggior parte della popolazione a dotarsi di cellulari evoluti ed imparare l'utilizzo delle videochiamate per rimanere in contatto con i propri cari.
Per questo motivo sempre più aziende specializzate, hanno creato applicazioni per consentire ai condomini di seguire le assemblee ed esprimere il voto in videoconferenza.
Altro discorso merita la velocità di connessione e la stabilità di essa che ci colloca nella parte bassa della classifica dei Paesi europei.
Uso della bacheca digitale in condominio
Assemblea in videoconferenza: il riconoscimento dei partecipanti
L'articolo più volte richiamato, specifica che l'assemblea possa essere svolta in videoconferenza escludendo pertanto in maniera categorica la possibilità di partecipazione esclusivamente in audio oppure in chat.
Tale limitazione è criticabile dal momento che il riconoscimento dei partecipanti non avviene attraverso l'apparizione in video di questi ma attraverso altri strumenti.
Differentemente dall'identità in presenza, il cui riconoscimento avviene con certezza perché senza il filtro del mezzo elettronico, nell'assemblea on line per il riconoscimento dei presenti non è sufficiente la visione dell'immagine perché potrebbe essere riprodotta artificialmente.
Secondo il Codice dell'amministrazione digitale, l'identità digitale è la rappresentazione informatica della corrispondenza tra utente ed i suoi attributi identificativi. In altri termini occorre un metodo per riconoscere incontrovertibilmente una persona fisica associandola a quella elettronica.
Il regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) Regolamento U.E. n. 910/2014 fornisce indicazioni normative sull'interazione sicura tra cittadini, tra essi ed imprese e tra essi e pubbliche amministrazioni.
Il sistema SPID e Carta elettronica digitale, introdotto in Italia ed ormai di utilizzo diffuso anche grazie agli incentivi forniti dal cashback, costituisce uno dei riconoscimenti univoci e personali.
Anche la produzione di username e password validi solo per le singole assemblee possono costituire un metodo per assicurare il riconoscimento dell'identità del partecipante, purché siano trasmessi con metodi che permettano di far giungere le credenziali unicamente agli interessati (posta certificata e portalettere quale pubblico ufficiale).
La validità del metodo di trasmissione delle credenziali, è importante anche ai fini della tutela della privacy.
Conclusioni
È dunque auspicabile affidarsi all'assemblea in videoconferenza?
Si ma con i dovuti accorgimenti!!!
Le forti raccomandazioni ad evitare le assemblee in presenza impongono in questo periodo una riflessione sull'opportunità di operare il cambiamento tanto difficile da accettare.
Ovviamente tutto questo passa dal consenso dei condomini (occasionale o strutturale attraverso la modifica del regolamento) ma una volta ricevuto il lasciapassare, occorre porre in atto tutte le cautele del caso e dunque:
a) utilizzare una piattaforma semplice;
b) far giungere le credenziali personali e per le singole assemblee attraverso canali dotati di certezza e legalità nel rispetto della privacy ed utilizzare la possibilità di accedere con forme d'identificazione certa (SPID o CE);
c) utilizzare piattaforme che consentano di verificare ingressi ed uscite dei condomini dall'assemblea con un report stampabile;
d) redigere il verbale contestualmente;
e) far sottoscrivere il verbale digitalmente dal Presidente oppure graficamente possibilmente facendoselo consegnare materialmente prima della chiusura dell'assemblea al fine di mostrarlo ai partecipanti.
