Chi viaggia per svago o per lavoro è abituato a sentirsi chiedere una copia del proprio documento identificativo o a vedersi fotocopiare la propria carta d'identità quando acquista un biglietto aereo o fa il check-in in albergo.
In questi casi infatti l'albergatore o la compagnia aerea devono, per legge, identificare il soggetto per ragioni di sicurezza. A parte questi, ci sono altri casi in cui è possibile e soprattutto lecito che qualcuno fotocopi il nostro documento identificativo o ce ne richieda una copia? Vediamo di rispondere a questa domanda, chiarendo prima di tutto che cos'è la carta d'identità.
Cos'è la carta d'identità
La carta d'identità è uno dei documenti descritti dall'art. 1 dal DPR n. 445/2000 contenente il "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa".
La norma dispone in particolare che, per documento d'identità deve intendersi la carta e ogni altro documento che contiene la fotografia del titolare e che viene rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico da una pubblica amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con il fine prevalente di dimostrare l'identità personale del suo titolare.
Fatta questa breve premessa cerchiamo di capire chi e in quali casi può richiedere la fotocopia di questo documento.
Fotocopia del documento d'identità: P.A e gestori delle utenze pubbliche
A prevedere una delle ipotesi in cui è possibile chiedere e acquisire la fotocopia della carta d'identità è sempre il DPR 445/2000. L'art. 45 comma 2 dispone infatti che quando l'amministrazione procedente "acquisisce informazioni relative a stati, qualità personali e fatti attraverso l'esibizione da parte dell'interessato di un documento di identità o di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento stesso."
Se però, come previsto dal comma 3, l'interessato è in possesso di un documento d'identità o di riconoscimento non in corso di validità, ovvero scaduto, gli stati, le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono essere dimostrati sempre esibendo il documento, a condizione che l'interessato, attesti, in calce alla fotocopia della carta d'identità, che i dati contenuti nel documento non sono cambiati dalla data del rilascio.
La pubblica amministrazione pertanto è il primo soggetto che può acquisire la fotocopia della carta d'identità quando deve procedere alla registrazione dei dati contenuti nel documento originale nel momento in cui il cittadino si rivolge alla stessa per presentare un'istanza.
Gli altri soggetti che, come le Pubbliche amministrazioni, ai sensi dell'art 45 del DPR 445/2000 possono richiedere la copia fotostatica della carta d'identità sono i gestori dei servizi di fornitura delle utenze pubbliche, come luce, gas, acqua, ecc… quando si stipula il contratto o sorgono problemi in ordine all'esecuzione dello stesso.
Fotocopia documento identità per l'acquisto di una S.I.M
L'altro caso in cui la richiesta della fotocopia della carta d'identità è lecita è quello previsto dall'art. 6 del decreto-legge 27 luglio 2005, n. 144, coordinato con la legge di conversione 31 luglio 2005, n. 155.
Questo articolo al comma 2 dispone, attraverso la modifica dell'art. 55 comma 7 del Dlgs n. 259/2003 che "Ogni impresa é tenuta a rendere disponibili, anche per via telematica, al centro di elaborazione dati del Ministero dell'interno gli elenchi di tutti i propri abbonati e di tutti gli acquirenti del traffico prepagato della telefonia mobile, che sono identificati prima dell'attivazione del servizio, al momento della consegna o messa a disposizione della occorrente scheda elettronica (S.I.M.). Le predette imprese adottano tutte le necessarie misure affinché venga garantita l'acquisizione dei dati anagrafici riportati su un documento di identità, nonché del tipo, del numero e della riproduzione del documento presentato dall'acquirente ed assicurano il corretto trattamento dei dati acquisiti".
Fotocopia della carta identità per finalità antiriciclaggio
Un altro caso in cui la richiesta della fotocopia della carta d'identità è legittima riguarda i casi in cui i soggetti obbligati dalla normativa antiriciclaggio devono procedere all'adeguata verifica della clientela.
Ai sensi del comma 1 dell'art. 19 del Dlgs. n. 231/2007 (attuazione della direttiva 2005/60/CE, che si occupa della prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo e della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione) dispone che: "I soggetti obbligati assolvono agli obblighi di adeguata verifica della clientela secondo le seguenti modalità: a) l'identificazione del cliente e del titolare effettivo è svolta in presenza del medesimo cliente ovvero dell'esecutore, anche attraverso dipendenti o collaboratori del soggetto obbligato e consiste nell'acquisizione dei dati identificativi forniti dal cliente, previa esibizione di un documento d'identità in corso di validità o altro documento di riconoscimento equipollente ai sensi della normativa vigente, del quale viene acquisita copia in formato cartaceo o elettronico.
Il cliente fornisce altresì, sotto la propria responsabilità, le informazioni necessarie a consentire l'identificazione del titolare effettivo."
Da chiarire che i soggetti obbligati al rispetto della normativa antiriciclaggio sono principalmente
le banche, le Poste italiane S.p.a., determinati istituti, società, intermediari e agenzie che operano in ambito finanziario, i C.a.f, ma anche i liberi professionisti come avvocati, notai, commercialisti, revisori legali e consulenti del lavoro nei casi previsti dalla legge.
Se in giudizio non è chiara l'identità dell'amministratore
Poste e banche possono richiedere la fotocopia della carta d'identità?
Abbiamo appena visto che, per finalità antiriciclaggio, banche e poste possono chiedere la fotocopia del documento d'identità ai propri clienti.
Il tema delle copie dei documenti d'identità però pone tutta una serie di problematiche che riguardano il rispetto della normativa che tutela la privacy dei soggetti.
Per questo nel 2005 il Garante della Privacy è intervenuto in materia stabilendo che solo in due casi, che coincidono poi con quelli analizzati, si può chiedere la fotocopia della carta d'identità:
- quando si deve acquistare una scheda per il telefonino, ai sensi dell'art. 6, comma 2, della Legge 31 luglio 2005, n.155;
- quando la richiesta proviene da una pubblica amministrazione ai sensi dell'art. 45 del D.P.R. del 28 dicembre 2000, n. 445.
Per le ragioni suddette, in relazione a banche e poste, il Garante ha sentito la necessità di precisare che cosa accade nel momento in cui questi soggetti chiedono l'esibizione del documento d'identità e l'acquisizione di copia al di fuori dei casi espressamente previsti dalla legge.
In questi casi, come chiarito nel provvedimento del Garante Privacy del 27 ottobre 2005: "La richiesta di produrre, anche per via telematica, la copia di un documento di riconoscimento, e la sua conservazione, possono invece ritenersi giustificate solo se:
- una disposizione normativa prevede espressamente l'acquisizione e la conservazione temporanea di tale copia, come già chiarito;
- la banca o l'ufficio postale deve poter dimostrare di aver identificato l'interessato con modalità più accurate, stante il particolare contesto od operazioni da svolgere. In questi ultimi casi può rientrare anche quello del presentatore sconosciuto di un assegno (o di un vaglia): l'acquisizione del relativo documento è da ritenersi legittima considerate le responsabilità della banca o dell'ufficio postale in relazione ai pagamenti che vanno effettuati, con la necessaria diligenza, solo al creditore."
