La riforma del Codice Civile in materia di Condominio, introdotta con la Legge 11 dicembre 2012 n. 220, ha modificato e introdotto nuovi articoli nel codice in materia di condominio.
C'è stato anche uno sforzo del legislatore, in parte sfuggito alla maggioranza di noi, nel considerare il Condominio come un soggetto "evoluto", potendo e disciplinando la realizzazione di un sito internet proprio.
Se consideriamo che nell'accezione comune di Condominio esso è il luogo dove si contrappongono interessi diversi, al quale difficilmente, nonostante gli forzi di molti, attribuiamo l'uso di tecnologie evolute per la sua gestione, il legislatore ha voluto dare un segnale indirizzando la compagine condominiale verso questa strada.
Si può deliberare la chiusura del sito internet condominiale?
L'articolo 71-ter delle disposizioni di attuazione del C.C. recita: "Su richiesta dell'assemblea che delibera con maggioranza del secondo comma dell'articolo 1136 del codice, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.
Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini".
Quindi il legislatore, introducendo la possibilità di un sito internet del condominio, ha dato indicazioni del quorum necessario e la possibilità "agli aventi diritto" di accedere per "consultare e estrarre copia" dei documenti.
Immaginiamo quindi che venga posto all'ordine del giorno e venga deliberata la realizzazione di un sito internet, e che i convenuti elenchino o diano indicazioni generiche all'amministratore di quali documenti pubblicare.
Come deve comportarsi l'amministratore? Quali procedure deve chiedere al programmatore del sito web, spesso auto-referenziato? In materia di sicurezza e trattamento dei dati quali sono le norme fondamentali da rispettare? Capita quindi che l'amministratore si trovi tra il rispetto di una variegata normativa cogente, l'incudine, e la voglia dei condomini di condividere un luogo ove trovare in tempo reale quello che gli occorre, il martello.
Affrontiamo questo argomento da un punto di vista della privacy intesa come trattamento dei dati personali. Essendo internet, e attraverso esso il web, un luogo dove si cedono informazioni occorre particolare attenzione "nell'adozione delle misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio" di varia probabilità e gravità per i diritti dei condomini (art. 32 par. 1 Reg. UE 2016/679).
Sarà importante valutare preliminarmente quali servizi offrire attraverso il sito web e l'adozione di misure tecniche e organizzative in rispetto degli adempimenti privacy.
Proviamo a descrivere le operazioni di base. Se lo scopo principale del sito web condominiale è quello di un contenitore di documenti, per esempio anagrafica condominiale, regolamento di condominio, tabelle millesimali, progetto fabbricato, certificato di abitabilità, verbali assemblea, estratti conto corrente, estratti individuali, certificati degli impianti e attività condominiali, comunicazioni di servizio, ecc.., a questi potranno accedere solo e unicamente gli aventi diritto.
Occorrerà, quindi:
- predisporre un'area riservata, alla quale avranno accesso solo i soggetti di cui è certa l'identità e ai quali è stato attribuito una login personale e password, vale a dire dovrà essere necessariamente prevista una registrazione e un'autenticazione da parte dell'amministratore che conosce la compagine condominiale.
Al momento della registrazione è obbligatorio dare un'idonea informativa (artt. 13-14 Reg.
UE 2016/679) su come verranno trattati i dati inseriti quali per esempio: nome e cognome, email, numero di telefono eventualmente richiesti per identificare la persona che accede.
Il sito dovrà essere opportunamente protetto, specie quando si accede all'area riservata attraverso, per esempio, un certificato SSL, altrimenti il passaggio di dati che avviene durante il collegamento al sito potrà essere captato da terzi che, fraudolentemente, potrebbero attingere alle informazioni dei condomini.
- L'amministratore dovrà tenere costantemente aggiornato l'elenco degli aventi diritto all'accesso all'area riservata, inibendo immediatamente le credenziali a chi perde la qualità di condomino.
Qualora questo non dovesse avvenire, dando la possibilità a soggetti estranei, si configurerebbe un trattamento illecito dei dati e la comunicazione a terzi, comportamenti sanzionabili.
- Si dovrà inoltre accertare l'ubicazione dei server del provider, ossia se i dati risiederanno in Europa o meno, quali sono le misure di sicurezza adottata, i tempi di comunicazioni di eventuali violazioni dei server e verificare se nel contratto del servizio di hosting vi sia la nomina a responsabile del trattamento dei dati.
- Naturalmente, al momento dell'accesso al sito, dovrà apparire il banner con l'informativa sull'uso dei cookie, come dal provvedimento n. 224 dell'8 maggio 2014 (doc. web n. 3118884) del Garante Privacy.
Questi primi aspetti, quindi, non devono essere trascurati. Come riportato nella Relazione Annuale del Garante, e confermato da una ricerca di Federprivacy, sono elevate le sanzioni legate alla omessa o inidonea informativa, cardine della privacy, come per esempio sull'utilizzo di cookie o sui dati raccolti per l'autenticazione.
Purtroppo all'amministratore di condominio, già oberato da diverse normative, capita che demandi a un programmatore informatico o a una delle tante società di gestione dei siti web, pensando di essere tranquillo anche sotto l'aspetto privacy.
Molto spesso però accade che il tecnico, seppur bravissimo, non curi questi adempimenti sottoponendo il condominio e l'amministratore a pesanti sanzioni.
Altre volte capita che vengano inserite nei contratti proposti dalle software house clausole subdole che escludono la responsabilità della società che offre servizi di realizzazione di siti specificando nei "Termini di Utilizzo" che la società informatica non svolge consulenza legale e che l'assistenza offerta non può garantire il pieno rispetto delle normative applicabili.
È chiaro che l'amministratore non può farsi carico di questa ulteriore responsabilità e, visti i nuovi adempimenti e l'importante impianto sanzionatorio introdotto dall'articolo 83 del Regolamento Europeo EU 2016/679, è consigliabile chiedere la consulenza di un esperto prima di avventurarsi in quest'ambito, solo al fine di adempiere a una delibera assembleare.
Può anche capitare che sia l'amministratore stesso a proporre un proprio sito o una piattaforma web messa a disposizione dalla software house del gestionale di contabilità. In tale caso, le incombenze per l'amministratore rimangono le stesse.
Dovrà, quindi, preoccuparsi della corretta informativa circa il trattamento dei dati, accertare il paese dove risiede il server anche in caso di ridondanza, quali misure di sicurezza sono adottate e se sono adeguate al rischio, provvedere alla nomina di responsabili del trattamento dei dati della software house attraverso una forma contrattuale.
