Prima dell'entrata in vigore della legge n. 220 del 2012, vale a dire prima del 18 giugno 2012, il diritto di accesso alla documentazione condominiale era riconosciuto solamente dalla giurisprudenza.
Per anni sono state le sentenze a chiarire che l'accesso ai documenti è un diritto, che per l'esercizio dello stesso non è necessario esplicitare una motivazione, nonché quali fossero i limiti del medesimo.
La legge di modifica della disciplina del condominio ha positivizzato quel diritto: il Legislatore, vedremo da qui in avanti, con l'art. 1129 e 1130-bis c.c., infatti, altro non ha fatto che trasporre nel codice l'elaborazione giurisprudenziale, unendoci la definizione di aspetti operativi.
Il tutto, va sempre ricordato, nell'ambito di un rapporto, quello tra condòmini ed amministratore che deve essere sempre improntato al rispetto della buona fede, imposto dall'art. 2 Cost. e dalle norme codicistiche che vi danno attuazione, e quindi nel divieto di abuso del diritto o di intralcio del suo esercizio.
Date queste premesse è possibile passare agli aspetti pratici dell'esercizio del diritto di accesso ai documenti condominiali, che è bene ricordarlo, rappresenta il miglior strumento di controllo dell'operato dell'amministratore e più in generale di verifica della situazione complessiva che riguarda il condominio.
Documenti condominiali: quali sono, loro nozione e contento
Registro di contabilità, dei verbali, delle nomine e revoche, regolamento condominiale, tabelle millesimali, fatture, preventivi, corrispondenza, ecc. Sono tutti documenti condominiali.
Per documento, attingendo alla comune nozione ed a quella presente nelle norme vigenti, si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie e su qualunque supporto di un fatto finalizzato a rappresentarlo a chi lo osserva.
Vi sono documenti che per il loro contenuto non sono liberamente visionabili da chiunque. Si pensi alle immagini contenute nell'impianto di videosorveglianza dell'edificio, oppure ancora ai dati sensibili suscettibili di trattamento solamente dietro specifica autorizzazione, ovvero nei casi prescritti dalla legge.
Fatte salve queste eccezioni, i documenti condominiali, quali rappresentazioni di fatti di rilevanza ai fini della gestione dell'edificio sono accessibili ai condòmini, in quanto elementi rappresentativi di fatti e circostanze d'interesse condominiale ed ai conduttori, per quanto di relativo interesse.
Non esiste riservatezza rispetto alla fattura che l'amministratore ha pagato all'impresa per la potatura del verde del giardino condominiale.
Né tale giustificazione può essere addotta per non consentire di visionare il regolamento, le tabelle o il rendiconto.
Semmai il problema si pone a monte, cioè nelle modalità di redazione di quei documenti, che devono rispettare un duplice requisito: chiarezza del fatto rappresentato unitamente ad eventuale tutela della riservatezza dei soggetti coinvolti.
Così, per portare un esempio, non avrà senso scrivere nel rendiconto intervento finalizzato all'eliminazione delle barriere architettoniche per consentire al condòmino Caio di accedere alla propria abitazione, essendo sufficiente limitarsi al riferimento generico all'eliminazione delle barriere.
Proprietà dei documenti condominiali e custodia
Di chi sono i documenti condominiali? Tutte le cose comuni e quelle ad esse afferenti sono di proprietà dei condòmini. nessuna norma afferma espressamente che il regolamento è cosa comune come lo sono le scale, salvo diversa disposizione del titolo.
Tale conclusione tuttavia, può essere desunta in via generale dalle norme del codice civile dalla definizione di pertinenze ed in via interpretativa dalla nozione di accessori.
Non può negarsi, dunque, che i documenti condominiali, dai verbali alle fatture, siano beni di proprietà dei condòmini, che gli amministratori ricevono in custodia e che hanno l'obbligo di restituire. Ulteriore riprova di ciò si desume dal fatto che l'omessa riconsegna a seguito di revoca o dimissioni può anche portare ad un'incriminazione per il delitto di appropriazione indebita.
È questa, forse, la riprova che con maggiore evidenza consente di comprendere che i beni condominiali hanno un proprietario, anzi dei proprietari, cioè i condòmini.
Nel custodire i beni che gli vengono dati in deposito l'amministratore deve utilizzare la diligenza del buon padre di famiglia, diligenza valutata con maggior rigore ove l'attività viene esercitata in via professionale.
Ciò vuol dire che ci si deve aspettare maggiore attenzione e cura da parte dell'amministratore professionista confrontato col il condòmino che si presta alla gestione dell'edificio, cioè del così detto amministratore interno.
Esercizio del diritto di accesso ai documenti condominiali
Ai sensi dell'art. 1129, secondo comma, c.c. "all'accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell'incarico, l'amministratore comunica […] il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata."
L'accesso ai registri condominiali, dunque, si effettua nelle modalità chiaramente descritte dalla norma. Appuntamento per accedere a quei documenti nei giorni ed alle ore indicati.
Diverse le modalità previste per i documenti contabili, cui, è comunemente ritenuto, si devono equiparare tutti i documenti condominiali diversi dai registri. Al riguardo, l'art. 1130-bis, primo comma, c.c. specifica che "i condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese".
Sulla scorta dell'elaborazione dottrinaria e giurisprudenziale in materia, si ritiene che la richiesta non debba essere motivata e che l'amministratore debba rispondere in congruo termine.
La congruità, chiaramente, si valuta in concreto: per questo è fondamentale valutare la ragione della richiesta. Domandare un documento perché si ha intenzione di impugnare una delibera è diverso dal richiederlo perché se ne è persa la propria copia.
Al fine di evitare che la richiesta possa essere considerata meramente emulativa (ossia avanzata al sol scopo di intralciare l'attività gestionale condominiale) è sempre consigliabile valutare con attenzione l'opportunità di motivarla, ovvero di non presentare molte richieste consecutive non motivate)
Accesso e posizione dell'amministratore: il ruolo della buona fede
La buona fede nei rapporti giuridici, siano essi contrattuali, come nel caso di specie (contratto di mandato tra condominio ed amministratore), sia nell'ambito dei normali rapporti civili è un elemento che ha assunto sempre maggior rilievo in ragione del prevalere della natura solidaristica dei rapporti tra consociati: solidarietà che trova il proprio riferimento costituzionale nel contenuto dell'art. 2 della Costituzione.
Accesso ai documenti condominiali, tra diritti e obblighi
Ciò, in termini concreti, porta ad affermare quanto segue: ricevuta la richiesta di accesso alla documentazione condominiale, l'amministratore dovrà valutarne con attenzione il contenuto esplicito e le conseguenze di una risposta più o meno veloce.
Il mandatario dei condòmini, è doveroso ricordarlo, assume un incarico di collaborazione nell'altrui sfera giuridica.
S'impegna, dietro retribuzione, a compiere atti ed a porre in essere comportamenti rilevanti per i mandanti.
Questa premessa è fondamentale per comprendere in che modo debba essere valutata la buona fede nell'esecuzione dell'incarico.
È su questo aspetto ogni amministratore deve scrupolosamente considerare le richieste dei suoi rappresentanti.
Scrupolosamente e con la consapevolezza che proprio tale scrupolosità consente di liquidare come vessatorie determinate richieste.
Accesso e verifica dell'operato dell'amministratore, il condòmino non deve abusare del proprio diritto
Come si diceva in principio, l'accesso alla documentazione condominiale consente di verificare l'operato dell'amministratore.
Esempio: chiedere copia di regolamento (e tabelle) e preventivo (o rendiconto) consente, unitamente alla conoscenza delle norme del codice civile, di verificare se nella stesura di quei documenti si è fatta corretta applicazione dei criteri di riparto delle spese.
Ed ancora: chiedere copia del registro di contabilità, dell'estratto periodico del conto corrente bancario (riguardante il medesimo periodo del registro) e delle fatture può aiutare a comprendere la situazione economica del condominio in quel periodo, ovvero semplicemente la corretta tenuta del registro.
Tale operazione può essere effettuata perché si hanno sospetti sull'operato dell'amministratore o semplicemente perché ci si interessa alla gestione delle cose comuni. In entrambi i casi la richiesta va presentata con equilibrio e pertinenza.
In sostanza come l'amministratore deve conformare il proprio comportamento ai canoni di correttezza e buona fede, allo stesso modo deve operare il condòmino.
Tradotto in termini pratici: l'equilibrio si sostanzia nella forma della richiesta. Per quanto critica possa essere, non si deve mai adombrare apriori che si è certi del mal operato dell'amministratore, semplicemente perché non lo si può essere prima della verifica. Pertinenza: se si deve capire meglio come è stato gestito un intervento straordinario urgente, si deve domandare la documentazione (contabile, corrispondenza, ecc.) che riguarda quell'intervento, null'altro.
Infine, la competenza: se non si ha idea delle modalità di esercizio del diritto/valutazione della documentazione da richiedere e/o ottenuta è fondamentale farsi assistere ad un consulente, sia esso un legale, un tecnico, un revisore, ovvero anche un altro amministratore, che sappia essere d'ausilio ai fini che si perseguono.
Di questo e di altri aspetti connessi all'esercizio del diritto di accesso alla documentazione condominiale, nonché dei modi di poterla avanzare autonomamente parliamo qui:
L'amministratore di condominio: Il controllo del suo operato, tutti gli strumenti a disposizione
