In un fabbricato è normale che uno o più proprietari chiedano l'accesso alla documentazione condominiale. Ad esempio ciò potrebbe avvenire in occasione di un'imminente riunione condominiale dove, in prospettiva dell'approvazione del bilancio, il solerte condòmino vuole visionare ed estrarre copia di alcuni giustificativi di spesa.
In altre circostanze, invece, la richiesta potrebbe indirizzarsi verso i verbali delle assemblee, magari perché l'istante vuole avere contezza scritta di quanto avvenuto in una recente riunione a cui ha partecipato.
Nei casi appena descritti, come negli altri, si discute se sia possibile accedere al libro dei verbali di assemblea di un condominio. In particolare, la legge ammette tale consultazione e l'eventualità di estrarre copia di quanto è stato verbalizzato durante un consesso condominiale?
Come molti sanno, la risposta a queste domande è positiva. Tuttavia questo articolo offre la possibilità di approfondire l'argomento a chi è interessato ad accedere alla documentazione relativa alla gestione di un edificio e vuole sapere cosa e come esercitare tale facoltà, senza subire alcun diniego dall'amministratore. Pertanto, non ti resta che proseguire nella lettura.
Copia del verbale dell'assemblea condominiale e conformità all'originale
Libro verbali assemblee condominio: è obbligatorio?
La tenuta del registro in cui sono riportati tutti i verbali di assemblea è uno degli obblighi principali previsti a carico dell'amministratore.
Lo si ricava, facilmente, consultando il codice civile «L' amministratore , oltre a quanto previsto dall'articolo 1129 e dalle vigenti disposizioni di legge, deve… curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee… (Art. 1130 cod. civ.)».
La norma appena richiamata specifica, altresì che «Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato (Art. 1130 numero 7 cod. civ.)».
Detto questo, ci si domanda: cosa succede se l'amministratore non rispetta tale obbligo?
Anche per rispondere a questa domanda è sufficiente consultare il codice civile, visto che l'eventuale violazione del dovere di tenuta e conservazione del registro dei verbali di assemblea è considerato estremamente importante.
Infatti, in caso di inadempimento, l'amministratore è passibile di una revoca giudiziale dell'incarico, stante la gravità della violazione commessa «La revoca dell'amministratore… Può essere disposta dall'autorità giudiziaria, su ricorso di ciascun condomino... nel caso di... inottemperanza agli obblighi di cui all'articolo 1130 , numeri 6), 7) e 9); (Art. 1129 cod. civ.)».
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Verbale assemblea condominio: posso chiederne copia?
Anche il diritto di accesso ai verbali di assemblea di un condominio non è motivo di alcun dubbio, visto che si tratta di una possibilità chiaramente contemplata dalla legge «Contestualmente all'accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell'incarico, l'amministratore comunica... il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata (Art. 1129 co. 2 cod. civ.)».
Verbale assemblea condominio: come chiederne la copia?
Nei paragrafi precedenti abbiamo visto che la tenuta del registro delle assemblee così come la facoltà di poter accedere ad esso è prevista dal codice civile, pertanto, se desideri avere la copia del penultimo verbale, non devi far altro che chiederla all'amministratore.
Il consiglio è quello di inviare una richiesta scritta in modo da lasciare traccia della propria istanza, attendendo, quindi, di essere ricontattato dall'amministratore. Questi potrebbe inviare, direttamente, la copia firmata oppure convocare il proprietario presso il proprio studio per procedere alla visione ed all'estrazione del documento.
A questo punto, potresti chiedere: l'amministratore può rifiutare l'accesso e negare la copia del verbale di un'assemblea?
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Copia o visione del verbale di assemblea: l'amministratore può rifiutarsi?
È noto che la tenuta dei libri contabili o del registro delle assemblee rientra tra i doveri di un amministratore. Questi non può impedire né ostacolarne la visione o la copia, ferme restando alcune eccezioni.
Infatti, non devi mai dimenticare che la giurisprudenza ha individuato i limiti entro i quali l'accesso alla documentazione condominiale è consentito «il diritto dei condomini di essere informati e di prendere visione dei documenti anche in vista della consapevole partecipazione all'assemblea impone all'amministratore di approntare un'organizzazione seppur minima che consenta di esercitare detto diritto (Cass. 19800/14) ma non deve, l'esercizio del diritto, risultare di ostacolo all'attività dell'amministratore stesso, non deve essere contrario ai principi di correttezza e non deve risolversi in un onere economico per il condominio (Cass. 19210/11)».
Avrai capito, quindi, che in alcuni casi, anche di fronte ad una richiesta di presa visione o di estrazione copie, l'amministratore potrebbe opporre un rifiuto giustificato. Ebbene, sarebbe possibile anche dinanzi alla pretesa di accedere al registro delle assemblee?
In un'ipotesi come quella in esame, il diniego sembrerebbe accettabile soltanto in casi estremi, ad esempio se il condòmino desidera avere accesso a tutti i verbali degli ultimi anni e se, in concreto, si tratta di estrarre tantissime copie al punto da ostacolare la normale attività dell'amministratore.
Onestamente, non ci sembra una situazione tanto verosimile o, per meglio dire, frequente, pertanto, di regola, il singolo proprietario può chiedere la visione e/o la copia di un verbale di assemblea senza che l'amministratore possa opporre un legittimo rifiuto.
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