La legge impone di conservare i documenti condominiali giustificativi delle spese per un determinato periodo di tempo.
L'obbligo riguarda principalmente l'amministratore di condominio, ma, come si dirà qui appresso, non solo.
Resta il fatto che sovente amministrazioni di lungo corso, in condomini medio-grandi comportano la produzione di una rilevante mole di documentazione.
Ci scrive un nostro lettore, amministratore di condominio: «Gestisco un condominio di duecento unità immobiliari e altrettanti proprietari da vent'anni. Nel corso del tempo la documentazione del condominio in questione ha occupato una parte consistente del mio archivio, potere immaginare solamente lo spazio dedicato alle fatture della ditta di pulizia delle scale e del giardino!
Ora mi chiedo, avendo l'obbligo di conservazione delle fatture per dieci anni, posso distruggere quelle precedenti, insomma di almeno undici anni fa? E se non posso, come regolarmi? Tra poco non avrò più spazio, considerando anche gli altri immobili che gestisco! Grazie».
Conservazione decennale dei documenti giustificativi, distruzione delle così dette pezze d'appoggio (altro modo di nominare i suddetti documenti), competenza ad assumere questa decisione. Sono i punti nodali della vicenda e quindi delle domande del nostro lettore. Affrontiamoli per dare una risposta.
Tipologie di documenti nella gestione condominiale
I documenti condominiali sono tutti quegli atti, scritti o impressi su altro tipo di supporto, che hanno attinenza con la gestione delle parti comuni dell'edificio.
Le tabelle millesimali sono un documento condominiale, i verbali assembleari, i registri di cui all'art. 1130 n. 6 c.c., ecc.
Ove sia presente un amministratore, l'obbligo di conservazione e custodia dei documenti è posto a suo carico. Tanto si desume dal complesso delle norme condominiali (es. artt. 1129, 1130 c.c.) e tanto si desume anche dal fatto che, come stabilito dall'art. 1129, ottavo comma, c.c. una volta cessato l'incarico, l'amministratore di condominio è tenuto a consegnare tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini.
Documenti condominiali giustificativi, conservazione decennale
Tra i documenti condominiali vi sono i documenti giustificativi delle spese, ossia quegli atti posti alla base delle rendicontazioni e probatori delle preventivazioni effettuate dall'amministratore. La fattura per il servizio di fornitura di energia elettrica è un documento giustificativo.
Questi documenti, ai sensi dell'art. 1130-bis, primo comma, c.c. devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.
Il 10 maggio 2019 è stata recapitata la fattura per la fornitura del servizio idrico, è stata pagata alla scadenza il 20 maggio e la stessa data il pagamento è stato annotato nel registro di contabilità. Termine di scadenza dell'obbligo di conservazione del documento: 20 maggio 2029. Cosa succede superata quella data?
Il problema riguarda primariamente gli amministratori, ma non solo, in generale tutti i condòmini, posto che la norma impone l'obbligo di conservazione senza indicare specificamente il destinatario del precetto.
Documenti condominiali giustificativi, la distruzione deve passare dall'assemblea?
Di chi sono i documenti giustificativi di spesa?
Dell'amministratore? Sicuramente no; egli ha un obbligo di conservazione, ma non è il titolare.
Dei condòmini? Sì, ma non dei condòmini singolarmente considerati, bensì della collettività, posto che il documento inerisce alla gestione delle cose comuni.
Ergo: ad avviso di chi scrive è evidente che l'amministratore non possa decidere di sua sponte la distruzione dei documenti condominiali.
Superati i dieci anni, come sopra indicati, egli non avrà più obbligo di conservazione, ma pare eccessivo dedurne da ciò la facoltà di distruzione. Ed allora? La decisione di distruggere i documenti deve passare dall'assemblea? Secondo chi scrive sì.
E quali le maggioranze necessarie per arrivare a questa decisione? Il consenso di tutti i condòmini? Alle volte, il riferimento è qui agli alberi, si è affermato che per la distruzione di un bene comune è necessario il consenso di tutti i condòmini (Corte d'Appello di Roma 6 febbraio 2008 n. 478).
È così anche per i documenti giustificativi di spesa rispetto ai quali sia scaduto l'obbligo di conservazione?
Difficile arrivare ad una simile conclusione: un documento non è un albero e rispetto ad un documento del quale sia scaduto l'obbligo inerente alla conservazione, decade anche l'interesse del singolo alla sua esistenza.
Ne consegue che chi può decidere su quella cosa d'interesse comune, cioè l'assemblea, dovrebbe poterlo fare a maggioranza semplice. Si usa il condizionale, poiché non può escludersi un differente approdo sulla scorta di differenti argomentazioni. Ad avviso di chi scrive quella fornita pare la più convincente.
Documenti condominiali giustificativi, possibile l'archiviazione digitale?
La normativa italiana prevede una particolare procedura per l'archiviazione digitale dei documenti, procedura contenuta nel codice dell'amministrazione digitale (d.lgs n. 82/2005), che si applica nei rapporti tra pubblica amministrazione e cittadini e che garantisce l'autenticità di quella copia.
E nei rapporti tra privati?
Ai sensi dell'art. 2719 c.c., rubricato Copie fotografiche di scritture, «le copie fotografiche di scrittura hanno la stessa efficacia delle autentiche, se la loro conformità con l'originale è attestata da pubblico ufficiale competente ovvero non è espressamente disconosciuta»
L'assemblea può dunque deliberare, sempre con il voto favorevole della maggioranza dei presenti e di almeno la metà del valore dell'edificio (essendo attività straordinaria), la digitalizzazione dei documenti giustificativi ultra decennali (come di quelli attuali), potendo l'amministratore pretendere un compenso extra per l'attività, non rientrante nell'ambito del mandato ordinario.
Il valore probatorio della copia digitale (di un file PDF ad esempio) è quello indicato dall'art. 2719 c.c.
