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Il diritto all'accesso ai documenti condominiali ha delle preclusioni?

La pronuncia del tribunale capitolino consente una riflessione attenta sull'accesso ai documenti condominiali da parte dei condomini e i limiti a tale acquisizione
Avv. Nicola Frivoli Avv. Nicola Frivoli 

Con pronuncia emessa in data 3 marzo 2022, n. 3464, il Tribunale di Roma rigettava l'impugnativa a delibera condominiale di un condomino inerente il mancato esercizio del diritto di accesso ai documenti condominiali per inerzia dell'amministratore di condominio.

Per meglio dire, l'attore, a sostegno delle proprie ragioni, deduceva che nonostante una richiesta via pec per ottenere dei documenti giustificativi, necessari a suo avviso, per la partecipazione all'assemblea indetta per l'approvazione del bilancio consuntivo, il capo condominio non inviava alcun riscontro a tale richiesta.

Perciò, il condomino sosteneva di non aver potuto deliberare con cognizione di causa sulle spese indicate in bilancio per mancanza della detta documentazione richiesta.

Riteneva, altresì, che il bilancio approvato non fosse veritiero, essendo incomprensibile.

Si costituiva il Condominio-convenuto, evidenziando l'infondatezza dell'assunto della controparte, chiedendo il rigetto dell'impugnativa a delibera condominiale.

La causa veniva istruita in via meramente documentale e rinviata per la precisazione delle conclusioni; a tale udienza il giudice monocratico introitava la causa per la decisione, assegnando i termini alle parti per il deposito di comparse conclusionali e memorie di replica, ex art. 190 c.p.c.

L'obbligo dell'amministratore alla consegna della documentazione condominiale

Il capo condomino, nell'esercizio dell'attività professionale, su richieste dei condomini deve consegnare agli stessi i documenti condominiali.

Perciò, appare del tutto evidente che il non consentire ai condomini "il diritto di accesso ai documenti condominiali" comporta la conseguenza dell'invalidità della delibera di approvazione del bilancio (in tal senso Cass. civ. 2003, n. 11940; Trib. Napoli 13.9.2017, n. 8259).

Ne consegue che la mancata visione di tali documenti o per un tempo non adeguato incide sulla formazione della volontà assembleare, non avendo il condomino una conoscenza completa dei documenti e non potrà esprimere a pieno il suo parere, con susseguente vizio della deliberazione approvata che ne determina l'annullabilità della stessa (Cass. civ. 11.9.2003, n. 13350; Cass. civ. 29.11.2001, n. 15159).

Chiaramente vi è la facoltà di ogni condomino di chiedere all'amministratore l'esibizione dei documenti contabili non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, ma anche al di fuori di tale sede, senza necessità di specificare la ragione per la quale egli intende prendere visione o estrarre copia dei documenti medesimi, sempre che l'esercizio di tale potere non intralci l'attività amministrativa e non sia contraria ai diritti di correttezza ed i relativi costi sia assunti dai condomini istanti (vedi Cass. civ. sez. II, 21.9.2011, n. 19210; Trib. Catania 30 giugno 2017, n. 3125).

Accesso ai documenti condominiali, tra diritti e obblighi

Il mandato: obbligo del mandatario a rendere conto sul suo operato

Il capo condomino è legato al condominio da un rapporto di mandato e sono applicabili le norme degli artt. 1703 e ss c.c. Particolare rilievo tra queste norme, vi è anche quella contenuta dall'art. 1713 c.c., relativa all'obbligo gravante sul mandatario di rendere al mandante il conto sul suo operato.

In tale obbligo, nasce il potere di controllo del mandante che, però, trova il suo limite nel principio del buon andamento dell'azione amministrativa, nel senso che non può essere di ostacolo all'attività di amministrazione, e non deve essere contraria, come già ribadito, ai principi di correttezza e non deve costituire un onere economico per il condomino.

Diritto di accesso ai documenti condominiali: tipologia

Con la riforma del condominio e l'introduzione dell'art. 1130 bis, comma II, c.c., si è previsto espressamente un diritto in capo ai condomini che possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa (c.d. pezze d'appoggio) di ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese.

Però il legislatore ha distinto in merito alla tipologia della documentazione condominiale; l'art. 1129 c.c., parla dei registi, di cui ai n. 6) e 7) dell'art. 1130 c.c., con riferimento al registro di anagrafe condominiale, al registro dei verbali delle assemblee, al registro di nomina e revoca dell'amministratore e al registro di contabilità.

Quindi ci troviamo di fronte a due distinti documenti condominiali, la cui distinzione non incide sul diritto del condomino, bensì cambia soltanto il lasso di tempo, posto che sulla documentazione afferente l'art. 1130 bis, comma II, c.c., tale limite è decennale, invece per i registri possono essere richiesti sempre e comunque.

Onore economico nella richiesta dei documenti

Dunque i due articoli del codice civile sono chiari: il condomino ha diritto di prendere visione della documentazione gratuitamente ed estrarne copia a proprie spese.

Ossia, l'amministratore va rimborsato delle spese delle fotocopie. Non può essere considerata legittima, pertanto, l'eventuale richiesta da parte del capo condomino di un compenso aggiuntivo o di rimborso forfettario, poiché trattandosi di una attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, è perciò compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell'incarico per tutta l'attività amministrativa di durata annuale (Cass. civ. sez.II, 29.11.2019, n. 15159).

Ma, allo stesso tempo, l'esercizio della facoltà del singolo condomino di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili non debba risolversi in onere economico per il condominio, sicché i costi relativi alle operazioni compiute devono solo gravare sui condomini richiedenti a vantaggio della gestione condominiale (Cass. civ. ord. 2018 n. 4686).

Limiti alla richiesta della documentazione condominiale.

Il diritto di ciascun condomino a ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo, e non solo in sede di rendiconto condominiale, e senza specificare le ragioni della richiesta, però vanno contrapposte a delle preclusioni che sono individuate in tre limiti fondamentali:

  1. che l'esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all'attività di amministrazione;
  2. che non sia contraria ai principi di correttezza;
  3. che non si risolva in un onere economico per il condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti.

Nella fattispecie posta al vaglio del giudice capitolino, il condomino ha sì tempestivamente richiesto al capo condomino la visione e copia dei documenti riguardati i bilanci oggetto dell'imminente assemblea, però è anche vero che l'amministratore non si è rifiutato né ha omesso di fornire riscontro alla richiesta, invitando il condomino ad accedere al proprio studio per esaminare i documenti.

Non risulta dagli atti processuali che l'attore-condomino abbia richiesto al capo condomino un appuntamento per tale disamina dei documenti condominiali ed estrarne copia.

Proprio nell'ottica di un contemperamento di interessi e di salvaguardare la regolare gestione del condominio, giustamente, il Tribunale romano ha ritenuto regolare la messa a disposizione dei documenti da parte dell'amministratore, ritenendola una condotta legittima che soddisfa gli obblighi prescritti dalla legge, non potendo il condomino pretendere l'estrazione di copia e spedizione dei documenti richiesti prima dell'imminente svolgimento dell'assemblea, poiché, come già chiarito dalla menzionata giurisprudenza, tale diritto del condomino incontra il limite di non creare intralcio alla gestione condominiale; si tratta un limite del buon senso che impedisce l'abuso di questo strumento da parte dei condomini avversi all'amministratore, spinti a formulare continue richieste di copie e documenti per ostacolarne l'attività o, precostituirsi un motivo di impugnazione della futura delibera.

Documenti condominiali

Sentenza
Scarica Trib. Roma 3 marzo 2022 n. 3464

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