Quadro normativo
L'amministratore di condominio, alla luce della Riforma del condominio, introdotta con la Legge 9 dicembre 2012, n. 220, entrata in vigore nel nostro ordinamento da 18.6.2013, ha assunto un "ruolo centrale" nelle dinamiche della gestione condominiale, in virtù del mandato con rappresentanza, conferito dalla compagine condominiale, disciplinato dall'art. 1704 e ss c.c., anche espresso dall'art. 1129, comma 15°, c.c. Il capo condomino è mandatario dei singoli condomini, ed ha un dovere di garantire l'informazione a tutti i partecipanti del condominio, come previsto dagli artt. 1712 e 1713 c.c. a mente dei quali rispettivamente "il mandatario deve senza ritardo comunicare al mandante l'esecuzione del mandato" e "il mandatario deve rendere al mandante il conto del operato e ripetergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato".
Nello specifico, in ambito condominiale, l'Amministratore assolve al proprio obbligo d'informazione, per quanto alla rendicontazione, attraverso la redazione della contabilità sulla base delle specifiche indicazioni ex art. 1130-bis c.c., con la comunicazione degli elaborati contabili (rendiconto consuntivo e bilancio preventivo) all'assemblea annuale dei condòmini, come previsto dell'art. 1130 c.c., n 10 "Redige il rendiconto condominiale annuale alla gestione e convoca l'assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni".
Diritto all'accesso ai documenti condominiali: casistica.
Precisato gli aspetti afferenti la disciplina del diritto all'accesso dei documenti condominiale, l'amministratore deve, ai condòmini richiedenti, fornire copia della documentazione contabile giustificativa delle spese, ex art. 1130 bis c.c. comma primo, secondo cui: "I condòmini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese".
Pertanto, come rafforzato dal suddetto disposto dell'art. 1130 bis c.c., i condòmini avranno diritto a richiedere, in ogni tempo, copia dei giustificativi che compongono la contabilità condominiale, come pure la consultazione e rilascio di copie per quanto ai registri condominiali ed alla scheda del conto corrente bancario ex art. 1129 c.c. commi 2 e 7.
Ma non solo, vi sono ulteriori casi di informativa previsti sul condominio degli edifici, in particolare, per quanto attiene alle comunicazione degli interventi di manutenzione straordinaria "urgenti", ex art. 1135 c.c., comma 2, che deve avvenire alla prima assemblea utile: "L'Amministratore non può ordinare lavori di manutenzione straordinaria, salvo che rivestano carattere urgente, ma in questo caso deve riferirne alla prima assemblea".
Non da meno, tutto quanto concerne i provvedimenti giudiziari, che esulano dalle competenze dell'amministratore, devono essere immediatamente comunicati ai condomini e l'amministratore è obbligato a convocare l'adunanza condominiale sul punto, e riferire al consesso, ex art. 1131 c.c.: "Qualora la citazione o il provvedimento abbia un contenuto che esorbita dalle attribuzioni dell'Amministratore, questi è tenuto a darne senza indugio notizia all'assemblea dei condòmini.
L'Amministratore che non adempie a quest'obbligo può essere revocato ed è tenuto al risarcimento dei danni".
E' di palmare evidenza che la mancata convocazione dell'assemblea condominale avente ad oggetto il provvedimento giudiziario notificato, è motivo di revoca assembleare e/o giudiziale (art. 1129 comma 11 e 12 c.c.).
Anche con riferimento a materie di esclusivo appannaggio dell'assemblea condominiale (art. 1135 c.c.), quali ad esempio aspetti inerenti le tabelle millesimali, ex art. 69, comma 1, disp. att. c.c., secondo cui: "Ai soli fini della revisione dei valori proporzionali espressi nella tabella millesimale allegata al regolamento di Condominio ai sensi dell'articolo 68, può essere convenuto in giudizio unicamente il Condominio in persona dell'Amministratore. Questi è tenuto a darne senza indugio notizia all'assemblea dei condòmini.
L'Amministratore che non adempie a quest'obbligo può essere revocato ed è tenuto al risarcimento degli eventuali danni". Anche in questa fattispecie, la mancanza di comunicazione con i condomini, ovvero l'inerzia dell'amministratore produce la conseguenze sotto il profilo risarcitorio.
Il medesimo discorso vale anche per tutto quanto attiene procedure di media-conciliazione, dove l'amministratore deve rendere immediatamente edotta l'assemblea condominiale per le decisione da prendersi e fornire prontamente la documentazione necessari a tutti i partecipanti al condominio, in tal senso l'art. 71 quater, comma 3, disp. att. c.c.: "Al procedimento è legittimato a partecipare l'Amministratore, previa delibera assembleare da assumere con la maggioranza di cui all'articolo 1136, secondo comma, del codice".
Limiti alla disamina della documentazione.
Dalla disamina sin d'ora espletata, emerge che i condòmini hanno diritto a richiedere, in ogni tempo, copia dei giustificativi che compongono la contabilità condominiale, come pure di consultazione e rilascio di copie per quanto ai registri condominiali ed alla scheda del conto corrente bancario ex art. 1129 c.c. comma 2 e 7, o di ogni ulteriore documentazione.
Chiaramente tutto fondato sul principio "prima conoscere, poi discutere, poi deliberare", è regola imprescindibile della vita in condominio. I condomini per esprimere il loro voto, devono essere messi in condizione di conoscere, prima dell'assemblea, i documenti contabili posti alla base della delibera che approva il rendiconto (Cass. civ. sez. II, 2. Febbraio 2020, n. 4445).
Certo i condomini hanno sicuramente diritto all'accesso dei documenti condominiali, sia con riferimento alla normativa citata (in particolare l'art. 1130 bis, comma 2, c.c.), sia dalla giurisprudenza che si è sviluppata nel corso degli anni, però con dei limiti.
In altri termini, già la giurisprudenza anche pre-riforma dell'istituto del Condominio, in materia di modalità di accesso agli atti ha elaborato l'affermazione per la quale l'esercizio di tale diritto può avvenire nel rispetto dell'attività dello studio amministrativo senza che si traduca in un intralcio per lo stesso e nel rispetto del principio di correttezza (Cassazione civile, sez.
II, 08 agosto 2003, n. 11940): "L'impedimento al generale potere del condomino di prendere visione dei documenti contabili, in ogni tempo, senza l'onere di specificare i motivi della richiesta e sempre che non vi sia intralcio per l'attività amministrativa e vengano rispettati i principi di correttezza, ...".
Interessante, a tal proposito la sentenza del Tribunale Avellino del 22 marzo 2016 per la quale: "La richiesta inviata dal condomino all'Amministratore di Condominio durante il periodo estivo per la consegna di tutti i documenti giustificativi di spesa relativi a più esercizi, con assegnazione di un termine di soli 5 giorni per provvedervi recapitandoli in copia al richiedente, senza che sia stata messa a disposizione alcuna somma per tale incombente, appare vessatoria e contraria a buona fede".
Per meglio dire, costituisce si comportamento illegittimo da parte dell'Amministratore la mancata consegna della documentazione richiesta da alcuni condomini, violando la disposizione contenuta nell'art. 1130-bis c.c., ove è contenuto l'obbligo di facere: di estrarre copia dei documenti giustificativi di spesa, ponendo a carico dei richiedente le spese e, di contro, "l'amministratore non è tenuto a consegnare altra documentazione al di fuori dell'alveo tracciato dalla norma codicistica" (Trib. Catania 30 giugno 2017, n. 3125; Cass. civ. sez. II, 21 settembre 2011, n. 19210).
Ad ogni buon conto, il diritto all'accesso dei condomini è si "sacrosanto", con dei limiti, atteso che non è possibile chiedere tutta la documentazione di dieci anni, detenuta dall'Amministratore (prescrizione decennale alla tenuta dei documenti condominiali, ex art. 1130, comma 8, c.c.), ma, allo stesso tempo, il capo condomino ha l'obbligo di predisporre un'organizzazione, sia pur minima, che ne consenta l'esercizio, informandone i condomini (Cass. civ., sez. II, 19 settembre 2017 n. 19799).
E' più semplice l'accesso alla documentazione condominiale con click?
Ciò è possibile con l'istituzione del sito internet condominiale.
L'art. 71-ter disp. att. c.c. recita: "Su richiesta dell'assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell'articolo 1136 del codice, l'Amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del Condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.
Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini". Il sito internet permette, dunque, agli amministratori di pubblicare i dati condominiali, rendendoli così immediatamente disponibili online e consultabili in tempo reale ai propri condomini ed inquilini - purché in conformità con gli scopi contemplati nella riforma della normativa condominiale - con un notevole risparmio di tempo e denaro.
Il servizio fornito dovrebbe essere semplice ed intuitivo, da utilizzare sia dall'Amministratore del Condominio che, in questo modo, fornisce anche un'immagine professionale del suo studio e riduce il numero di chiamate per informazioni inerenti i dati contabili, gli interventi in corso e la documentazione relativa a bilanci e ripartizioni, ma anche dal condomino il quale può accedere alla sua documentazione contabile con un semplice click di mouse, senza doversi scomodare nel prendere appuntamento con l'Amministratore, recarsi al suo studio nei giorni ed orari prefissati, sopportare i costi per le fotocopie, ecc.
Il servizio, oltre a consentire l'accesso tramite il portale comune di quel Condominio, potrebbe legittimare gli amministratori che lo richiedono, e che dispongono già di un sito internet del proprio studio professionale, l'accesso diretto dal proprio sito tramite un apposito link; peraltro, l'accesso al servizio dovrebbe essere praticabile tramite sia un personal computer collegato alla rete sia i vari dispositivi mobili, come palmari, tablets, smartphone.
L'amministratore deve sempre garantire l'accesso alla documentazione e l'estrazione di copia.
