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Accesso ai documenti condominiali, tra diritti e obblighi

Come si esercita il diritto di accesso ai documenti del condominio? E' sempre esercitabile, in ogni tempo?
Avv. Anna Nicola Avv. Anna Nicola - Foro di Torino 

Conoscere la situazione gestionale amministrativa e economica del palazzo in cui si abita può risultare di fondamentale importanza.

Si pensi ad esempio al caso in cui vi sia un condomino moroso e che per questo motivo si sta valutando se istituire un fondo cassa o il creditore abbia interesse a conoscere chi sia il soggetto.

In generale, si consideri la gestione annuale sulla cui base si è chiamati in assemblea ad andare ad approvare il consuntivo dell'anno passato e il preventivo di quello in corso.

Poter verificare la documentazione che porta come risultato certi importi per le singole voci del bilancio può assumere valenza rilevante sia per l'analisi contabile, sia per poter ritenere di continuare a dare fiducia al buon amministratore.

Accesso della documentazione condominiale

Le norme sul diritto di accesso ai documenti

Su questa scia, il legislatore della riforma del condominio ha introdotto tra le altre cose all'art. 1130-bis c.c. il diritto di accesso ai documenti prevedendo che " I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese ".

Non solo. Stante il disposto dell'art. 1129, comma 2, c.c., come introdotto sempre dalla riforma (legge n. 220 del 2012) è stabilito che l'amministratore debba comunicare il locale dove si trovano i registri condominiali, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, possa prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia firmata.

Il limite quale ostacolo dell'attività dell'amministratore

Rimane principio ancora consolidato, nonostante queste disposizioni normative, che la richiesta del singolo non si ponga quale ostacolo all'attività dell'amministratore. In linea di principio il diritto può essere fatto valere in ogni tempo, ma tenendo sempre in considerazione questa limitazione.

Il potere di vigilanza e controllo spettante a ogni condomino non può violare il principio della correttezza ex art. 1175 c.c., come ancora di recente affermato dalla Suprema Corte con la decisione del 28 luglio 2020, n. 15996.

Nel caso di specie la condomina che aveva domandato copia della documentazione in vista dell'assemblea di approvazione del bilancio consuntivo si è ritenuta soddisfatta sulla base della documentazione ottenuta, seppur parziale, in quanto parte dei documenti relativi alla gestione precedente era ancora in possesso dell'amministratore cessato dal mandato.

Si è infatti osservato che detta condomina aveva acquisito una piena conoscenza della contabilità inerente all'esercizio in questione.

Accesso alla documentazione condominiale e responsabilità penali

Onere della prova

Grava in generale in capo al condomino istante l'onere di dimostrare che l'amministratore non gli abbia consentito di esercitare il potere di verifica e controllo (Cass., Sez. 2, 28/01/2004, n. 1544; Cass., 19/05/2008, n. 12650). Ragioni di opportunità fanno propendere per la forma scritta della richiesta, anche semplicemente tramite posta elettronica, meglio se certificata.

Il diritto del singolo si confronta con l'obbligo dell'amministratore

L'obbligo collaborativo del mandatario del palazzo risiede quindi nel diritto dei condomini alla trasparenza e comprensibilità della gestione condominiale, e di conseguenza al controllo effettivo sull'operato dell'amministratore.

L'obbligo di informazione posto in capo all'amministratore ed il corrispettivo diritto di essere informato del singolo condomino ha, quindi, ad oggetto, i fatti storici che abbiano prodotto entrate ed uscite di denaro per effetto della gestione svolta, con la relativa documentazione di spesa, in maniera da lasciar ricostruire i rapporti di dare ed avere.

=> => Registri condominiali: tra le violazioni tipiche figura il mancato riscontro alle richieste di visionare i registri previsti dalla legge

Si ha pertanto un bilanciamento delle facoltà delle parti, dando comunque alla fine prevalenza allo svolgimento ordinario del mandato rispetto all'evasione di richieste che possono creare impedimento all'attività del mandatario dell'edificio.

Legittimazione dell'amministratore

Un'ultima considerazione. Se l'amministratore non adempiesse -senza la ricorrenza dell'ostacolo alla sua attività- ed il condomino decidesse di agire giudizialmente si ritiene che l'azione debba essere svolta nei confronti della persona dell'amministratore, come figura in proprio, piuttosto che al condominio.

Si tratta di obbligo che inerisce al mandato e non all'ente collettivo da questi rappresentato. Conferma è data ad esempio dall'art. 63 disp. att. c.c., sulla cui base è disposto che l'amministratore "è tenuto a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti che lo interpellino i dati dei condomini morosi ".

In quest'ultima fattispecie, ove non vi sia adempimento alla richiesta, il creditore deve radicare l'azione direttamente nei confronti dell'amministratore al fine di conseguire il provvedimento che detti la consegna dell'elenco dei condomini morosi. Ciò può essere chiesto, se del caso, con il procedimento ex art.702-bis c.p.c. ovvero con la surroga stante l'inerzia dell'amministratore, ex art.2900 c.c.

=> Richiesta di accesso alla documentazione condominiale

Sentenza
Scarica Cass. 28 luglio 2020 n. 25996

Cerca: accesso documenti condominio

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Biagio
Biagio 30-07-2020 15:00:56

Viene considerato ostacolo all'attività del mandatario poter visionare ed eventualmente estrarre copie a spese del richiedente 2/3 volte l'anno? Grazie.

rispondi
Biagio
Biagio 30-07-2020 15:00:56

Viene considerato ostacolo all'attività del mandatario poter visionare ed eventualmente estrarre copie a spese del richiedente 2/3 volte l'anno? Grazie.

rispondi
Enrico
Enrico 30-07-2020 20:33:33

Biagio a mio avviso anche 1 sola volta all’anno può diventare un ostacolo al lavoro dell’amministratore, dipende da quanti condomini esercitano questo diritto e in che modalità. In un condominio di 200 persone, se ognuno esercita individualmente il diritto di visionare la documentazione una volta all’anno, significa che l’amministratore dovrà organizzare 200 appuntamenti annui nel suo studio. Là qualcosa è già impossibile; ma diventa assolutamente delirante nel caso in cui l’amministratore amministri più di un condominio, se per ogni condominio dovesse prevedere 200 appuntamenti annui dovrebbe essere dotato del dono dell’ubiquità che, a dispetto di ogni previsione di legge, non è nella disponibilità degli esseri umani

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Bruno
Bruno 01-08-2020 18:02:54

no Enrico, questa usanza tutta italiana di contrastare il controllo della legalita e' una vergogna a cui partecipa la cassazione negando un semplice diritto di ricevere copie a casa della contabilita o dell'estratto conto del condominio. Il mio amministratore si ' rifiutato alla mia richiesta nel suo ufficio di visionare l'estratto conto adducendo che non l'avrei capito. Questo e' quello che succede nei condomini italiani, e credimi non e' niente confronto a tutto il resto, dove 4 condomini, con le deleghe degli anziani incapacitati che si coltivano, tengono in ostasggio un intero condominio. credimi sono stato condomino in diverse parti del globo, e questa schifezza non l'ho mai vista, ma qui e' notorio la legge non esiste, e si risolve tutto a minacce urla e aggressioni, una popolazione incivile, a cominciare dai legislatori e dalla cassazione...come tutti ben sappiamo.

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Gianni
Gianni 12-02-2021 13:58:45

Il sig Enrico DOVRA' sapere che l'amm. di cond. PRENDE compenso anche quando va' in ferie ed anche la domenica ed i festivi. Pertanto l'amm. di cond. che DEVE predisporre le ore, i giorni della settimana che può ricevere.
Meglio se lavoro il lavoro da svolgere sia possibile telematicamente.
La risposta dell'Enrico sottace molte insidie

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Enrico
Enrico 12-02-2021 14:46:27

Se devo dare disponibilità 1 volta all’anno per consentire ai condomini di estrarre copia degli estratti conto verrò impegnato 1 ora all’anno. Se invece devo dare disponibilità per fare questa operazione 200 volte all’anno significa che verrò impegnato per 200 ore all’anno. È chiaro che essere disponibili per 1 ora o per 200 ore fa una certa differenza in termini contrattuali. Io non ho nessun dubbio che i condomini abbiano diritto ad estrarre copia dei documenti ma allo stesso modo non ho alcun dubbio che il compenso dell’amministratore deve essere proporzionale alle ore di impegno che gli vengono richieste. Se mi vengono richieste 200 ore di impegno annuo per l’estrazione dei documenti farò in modo di chiedere un compenso proporzionale all’impegno richiesto. Tutto sta nel definire con chiarezza che cosa viene richiesto. Non è possibile pagare un amministratore 1000 euro all’anno e chiedergli una disponibilità onnicomprensiva e senza limiti. A tutto c’è un limite. È sufficiente che i condomini chiariscano bene quante ore di disponibilità annua richiedono per l’estrazione dei documenti e l’amministratore potrà formulare un giusto compenso. In assenza di questo chiarimento si creano inevitabilmente delle tensioni, molto spesso l’amministratore non ha alcun interesse è alcuna intenzione di nascondere la documentazione, però deve tutelare il suo tempo, che non è un tempo infinito, ciascuno di noi ha a disposizione 8-10 ore a gironi di lavoro e in questo spazio temporale deve sbrigare un’infinità di incombenze. Se sono obbligato a trascorrere 200 ore all’anno a fare fotocopie di documenti, devo assumere qualcuno che svolga questo lavoro e quindi il mio compenso dovrà essere adeguato per consentire l’assunzione di personale predisposto a questo scopo. Se il condominio è disponibile a pagare il mio tempo di lavoro io non ho alcuna difficoltà a organizzare 200 o anche 2000 ore all’anno per l’estrazione dei documenti. Tutto sta nel definire quante ore di lavoro il condominio si rende disponibile a pagarmi. È chiaro che se mi paga 20 ore all’anno di lavoro non può pretendere che io mi impegni per 200 ore all’anno. È soltanto una banalissima questione aritmetica: se mi pagate x io vi do x, se mi pagate 2x io vi do 2x, se mi pagate 3x vi do 3x.... purtroppo molto spesso i condomini non tengono conto delle leggi dell’aritmetica.

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Bruno
Bruno 12-02-2021 16:57:05

evidente che sia sufficente far visionare il c/c condo ad un solo condomino che poi riferira in assemblea. Ma qui si parla di onesta intellettuale, che quando e' assente va a sbattere con la legge, nei paesi cosi fortunati da disporne. L'amministratore del mio condo, invece ha trovato un sistema molto piu efficace a tali richieste, dice che gli fanno venire i nervi, e quindi minaccia di violenza con urla i richiedenti, intimando loro di smettere con tali assurdita'. Il paese di pulcinella?...e della prescrizione facile.

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Biagio
Biagio 12-02-2021 15:41:59

Il mandatario questi dubbi li deve evidenziare in assemblea. Troppo facile una volta che si viene nominato ci si dimentica dei particolari.

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Enrico
Enrico 13-02-2021 10:19:41

È il Condominio che all’atto della nomina deve evidenziare all’Amministratore le sue specifiche richieste per consentire all’Amministratore di formulare un adeguata proposta economica. Se il Condominio non specifica ogni quanto giorni busserà alla porta dell’Amministratore per richiedere copia dei documenti, l’Amministratore si trova nell’impossibilità di valutare quale impegno sia richiesto. Per me amministratore in termini di tempo impegnato fa una grossa differenza organizzare 1 appuntamento al mese o 10 appuntamenti al mese. Fa una grossa differenza dover rispondere ad una 1 mail o a 10 mail. Se il condominio specifica fin dall’inizio quale impegno viene richiesto all’amministratore , tutto il rapporto diventa poi più semplice. È troppo facile nominare un amministratore senza dargli uno specifico del volume di lavoro che poi gli verrà richiesto, per poi irritarsi se l’amministratore dopo cerca di proteggere il suo tempo mettendo dei limiti alle richieste dei condomini.

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Bruno
Bruno 13-02-2021 10:53:44

enrico tu rispondi tanto per rispondere, dato che non ho parlato di eccessive richieste, ma di zero risposte, non era chiara la posizione del mio amministratore nel rifiutare qualsivoglia richiesta, che poi era solo la mia, quando come adempienza ha minacciato di spaccarmi la faccia? In calendario c'e' la delibera sul bonus facciate, molto dubbio, dove il sudetto intima di delegare i consiglieri, causa virus. Non c'e' soluzione, poiche l'avvocato me lo devo pagare, ma il suddetto si fa rappresentare a Ns spese.
Hai capito ora il paese delle banane, dove l'unico ministro della giustizia che voleva cambiare lo scempio e' stato appena cacciato a calci.
Hai capito ora? o devo fare il disegnino alla lavagna.

rispondi
Biagio
Biagio 13-02-2021 12:13:37

Vedi Enrico, i condomini prendono atto del contenuto preventivo ciò che il mandatario ha presentato all'atto della sua nomina. Se quest'ultimo non rispetta quello che viene dettato dalla normativa "... l’art. 1129 c. 14 c.c. che dispone: L'amministratore, all'atto dell'accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l'importo dovuto a titolo di compenso per l'attività svolta …". Devi sapere che nelle assemblee non tuti hanno quella dimestichezza di porre quesiti in quanto ci sono persone anziane, ecc... Pare che dalle tue risposte emergano che siano molto di parte. La richiesta in esame la fa proprio la persona candidata a rappresentare il condominio con contestuale se nominare o viceversa. Concludo che quanto da te raccontato ci sia tanta leggerezza a discapito dei condomini. ti riporto per comodità la tua frase citata " ...Se il condominio specifica fin dall’inizio quale impegno viene richiesto all’amministratore...", mi sono soffermato più volte nel leggerla, ho dovuto darmi solo una risposta: un mandatario del genere meglio lasciarlo nei suoi convincimenti. Concludo dicendo di memorizzarti questo ennesimo passaggio dettato dalla normativa " l’art. 1129 c. 14 c.c. che dispone: “L'amministratore, all'atto dell'accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l'importo dovuto a titolo di compenso per l'attività svolta”. Ciao e auguri.

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Enrico
Enrico 13-02-2021 13:23:07

Sicuramente l’amministratore dovrebbe presentare un preventivo analitico ma quando lo fa ciò costituisce uno svantaggio oggettivo rispetto ad altri concorrenti che non lo fanno. Se vi facessi un preventivo per l’amministrazione del condominio e vi chiedessi un compenso forfettario onnicomprensivo di 2000 euro annui, sicuramente risulterei preferibile rispetto ad un mio concorrente che proponesse un preventivo analitico in cui ogni singola attività svolta viene prezzata con specifico compenso. Di questo ho avuto innumerevoli riprove in innumerevoli casi. Quindi il preventivo analitico non solo non è gradito dai condomini e costituisce un elemento di svantaggio per chi lo propone ma diventa alla fine un vero e proprio impedimento all’assunzione dell’incarico. Più il tuo preventivo sarà analitico e minori probabilità avrai che venga accettato. Più il tuo preventivo sarà forfettario e onnicomprensivo e maggiori saranno le probabilità’ che otterrai il favore della maggioranza. Non c’è ombra di dubbio che le cose vadano come le ho descritte.

rispondi
Biagio
Biagio 13-02-2021 13:35:27

Se c'è una norma la si rispetta. Alla fine meglio avere un preventivo trasparente che trovarsi a problematiche a fine gestione. Meno liti. Il fatto della tua affermazione che un preventivo analitico non è gradito ai condomini sicuramente non è così per tutti, poi dipende dagli orientamenti e statistiche. Come ti dicevo, ci si lamenta sempre. Almeno diamo prontezza della normativa, che tutela in qualche modo i condomini. Un preventivo analitico è segno di professionalità. L'assemblea ha il compito di decidere. Ciao, buon lavoro.

rispondi
Bruno
Bruno 13-02-2021 16:41:07

"Viene considerato ostacolo all'attività del mandatario poter visionare ed eventualmente estrarre copie a spese del richiedente 2/3 volte l'anno?"
Quindi, in risposta a quesito iniziale (e vedo tutti questi italiani beati e d'accordo: NO non si puo, poiche se tutti lo chiedessero sarebbe troppo lavoro.
Grazie e VIVA L'ITALIA!!

rispondi
Enrico
Enrico 13-02-2021 16:56:52

No la mia risposta al quesito iniziale e’ diversa. Se il condomino è disposto a pagarmi 50 euro per ogni ora che mi fa perdere nel visionare i documenti, per me non c’è problema, può venire a visionare i documenti anche tutti i giorni. Basta organizzarsi. Però mi deve pagare il tempo che mi fa perdere.

rispondi
Gianni
Gianni 15-02-2021 13:12:35

A been capire il sig. Enrico svolge il ruolo di amm. di cond. ma NON CONOSCE le funzioni e gli incarichi da espletare.
Nell'assunzione dell'incarico il sig Enrico DEVE ESSERE CONSCIO delle funzioni da assumere sia in rispetto al Reg. di Cond. che delle norme di Legge in materia condominiale.
L'amm. di cond. ha un ruolo da ESPLETARE in rispetto del Reg. di Cond. e degli artt. del CODICE CIVILE.
Sembra che tutto QUESTO venga ignorato volutamente.

rispondi
Enrico
Enrico 16-02-2021 06:34:43

Gianni ha ragione, il sottoscritto sig. Enrico svolge il ruolo di amministratore e non conosce gli incarichi da espletare, ma come non li conosce il sig. Enrico allo stesso modo non li conosce nessun altro possibile amministratore se il Condominio non specifica in che modo e, sopratutto, in che quantità detti incarichi debbono essere espletati. Faccio un esempio banale. Quando ciascuno di noi si reca dal proprio dentista per un trattamento sanitario gli conferisce incarico di espletare una certa funzione, e si tratta ovviamente di una funzione che ricade all'interno di una professionalità codificata da specifcihe norme ed esercitata per mezzo di specifiche competenze. Ma nel momento in cui conferiamo incarico al nostro dentista gli dobbiamo dire se vogliamo che ci estragga 1 dente o se vogliamo che ce ne estragga 10. Perchè estrarre 1 dente o estrarre 10 denti fa una bella differenza in termini di impegno richiesto e di ore lavorative prestate. A fronte di una somma standard preventivamente stabilita non possiamo impegnare il nostro dentista per l'espletamento di una quantità infinita di prestazioni, nessun professionista al mondo accetterebbe di svolgere prestazioni quantitativamente infinite se il suo compenso non viene proporzionalemnte adeguato al numero di prestazioni erogate. Sembra che tutto questo venga ignorato volutamente.

rispondi
Bruno
Bruno 16-02-2021 10:13:13

l'egregio sig. Enrico, da bravo italiano, fa finta di non capire, ma alcuni hanno una pazienza infinita e di seguito gli verra elucidato: datosi che l'egregio sig Enrico non sa esattamente quantificare la documentazione che dovra fornire, decide di non fornirne alcuna. Nel dubbio, meglio negare tutto, tanto i richiedenti lasceranno decadere le noiose richieste, ben sapendo che l'egregissimo sig Enrico verra rimborsato dai condomini per qualsivoglia spesa legale, mentre i pochi sudetti non riusciranno mai a far accettare all'assemblea le loro spese, benche siano a difesa della comunita, dato che servirebbero a smascherare i misfatti che eventualmente si celassero dietro i molteplici e plurimi rifiuti.
L'Italia un paese approssimativo, che non riuscira mai a capire l'importanza dell'onesta intellettuale, di cui ama celarsi dietro, con infantilismo talmente scoraggiante che non potra mai perdere, infatti mafia, massoneria, politica e media, depredano insieme indisturbati da decenni.

rispondi
Enrico
Enrico 16-02-2021 22:36:24

Mi dispiace contraddirla ma il sig. Enrico fornisce qualsiasi documentazione gli venga richiesta purché il tempo impegnato per la produzione della documentazione venga opportunamente remunerato. Da parte del sig. Enrico c’è la massima disponibilità’ alla condivisione di ogni documento ma parimenti non c’è invece alcuna disponibilità a impegnare il suo tempo in forma gratuita. Il sig. Enrico sa quantificare benissimo la documentazione che deve fornire, ciò che il sig Enrico non può quantificare è la frequenza con cui i condomini vorranno impegnarlo nella produzione di documentazione e la quantità di appuntamenti individuali che gli verranno richiesti per la visione della documentazione. Tra le doti del sig. Enrico purtroppo manca quella della chiaroveggenza e quindi è sua abitudine richiedere un compenso specifico per il tempo impegnato nella produzione di documenti. Maggiore sarà la frequenza di accesso ai documenti , maggiore sarà il tempo impegnato è proporzionalmente maggiore dovrà essere il compenso erogato. Continuò a non capire quale sia il problema.

rispondi
Gianni
Gianni 19-02-2021 09:59:02

l'amministrazione condominiale del parco dove abito venne affidata ad un dott. A. Cognome !
Col passar del tempo abbiamo capito che: dottor Andrologo Cognome.
Il sig Enrico si chiama Dentista ! e svolge il ruolo di amm. di cond.==> questo andava chiarito !
Il Dentista sig. Enrico DEVE SAPERE che tutta la documentazione inerente il condominio E' di PROPRIETA' dei condomini.
Il Dentista sig. Enrico DEVE SAPERE che da incarico assunto OGNI SINGOLO documento DEVE essere partecipato ad ogni singolo condomino e le spese di cancelleria sono a carico del condominio.
Il Dentista sig Enrico ( lo ripeto ad altissima voce ) NON CONOSCE LE FUNZIONI E L'INCARICO DI LAVORO CHE HA ASSUNTO.
Sarebbe opportuno, visto che non svolge la professione come dal cognome, andasse a far il siniscalco !
Fate vobis

rispondi
Gianni
Gianni 19-02-2021 10:07:34

l'amministrazione condominiale del parco dove abito venne affidata ad un dott. A. Cognome !
Col passar del tempo abbiamo capito che: dottor Andrologo Cognome.
Il sig Enrico si chiama Dentista ! e svolge il ruolo di amm. di cond.==> questo andava chiarito !
Il Dentista sig. Enrico DEVE SAPERE che tutta la documentazione inerente il condominio E' di PROPRIETA' dei condomini.
Il Dentista sig. Enrico DEVE SAPERE che da incarico assunto OGNI SINGOLO documento DEVE essere partecipato ad ogni singolo condomino e le spese di cancelleria sono a carico del condominio.
Il Dentista sig Enrico ( lo ripeto ad altissima voce ) NON CONOSCE LE FUNZIONI E L'INCARICO DI LAVORO CHE HA ASSUNTO.
Sarebbe opportuno, visto che non svolge la professione come dal cognome, andasse a far il siniscalco !
Fate vobis

rispondi
Enrico
Enrico 19-02-2021 14:02:30

Apprezzo l’ironia di Gianni che è sempre utile per alleggerire le discussioni che altrimenti sarebbero fin troppo noiose. Io sono ben consapevole che la documentazione condominiale appartiene al Condominio e che l’Amministratore ne è soltanto il custode. Su questo non c’è il minimo dubbio. Ciò che bisogna invece capire è come deve essere esercitata questa funzione di custode. Visto che l’esempio del dentista non è piaciuto, faccio un altro esempio. Se io sono un garagista e ho in custodia un certo parco macchine, il mio impegno lavorativo cambierà in funzione di quante volte al giorno i proprietari delle macchine mi chiederanno di poter accedere alle loro macchine. Se il sig. Gianni mi chiede di accedere alla sua macchina 20 volte al giorno è ovvio che non potrò fargli pagare lo stesso compenso che faccio pagare al sig. Mario che mi chiede di accedere alla sua macchina solo 1 volta al giorno. Il custode di un bene, qualsiasi sia il bene custodito, non è detto che debba prestarsi a svolgere il suo ruolo di custode in modo illimitato e senza porre alcuna condizione. La mia sola condizione e’ che il tempo che perdo per consentire al proprietario di un bene di accedere al suo bene, mi venga retribuito con uno specifico compenso. Non mi sembra che sia una condizione irragionevole.

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