Conoscere la situazione gestionale amministrativa e economica del palazzo in cui si abita può risultare di fondamentale importanza.
Si pensi ad esempio al caso in cui vi sia un condomino moroso e che per questo motivo si sta valutando se istituire un fondo cassa o il creditore abbia interesse a conoscere chi sia il soggetto.
In generale, si consideri la gestione annuale sulla cui base si è chiamati in assemblea ad andare ad approvare il consuntivo dell'anno passato e il preventivo di quello in corso.
Poter verificare la documentazione che porta come risultato certi importi per le singole voci del bilancio può assumere valenza rilevante sia per l'analisi contabile, sia per poter ritenere di continuare a dare fiducia al buon amministratore.
Le norme sul diritto di accesso ai documenti
Su questa scia, il legislatore della riforma del condominio ha introdotto tra le altre cose all'art. 1130-bis c.c. il diritto di accesso ai documenti prevedendo che " I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese ".
Non solo. Stante il disposto dell'art. 1129, comma 2, c.c., come introdotto sempre dalla riforma (legge n. 220 del 2012) è stabilito che l'amministratore debba comunicare il locale dove si trovano i registri condominiali, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, possa prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia firmata.
Il limite quale ostacolo dell'attività dell'amministratore
Rimane principio ancora consolidato, nonostante queste disposizioni normative, che la richiesta del singolo non si ponga quale ostacolo all'attività dell'amministratore. In linea di principio il diritto può essere fatto valere in ogni tempo, ma tenendo sempre in considerazione questa limitazione.
Il potere di vigilanza e controllo spettante a ogni condomino non può violare il principio della correttezza ex art. 1175 c.c., come ancora di recente affermato dalla Suprema Corte con la decisione del 28 luglio 2020, n. 15996.
Nel caso di specie la condomina che aveva domandato copia della documentazione in vista dell'assemblea di approvazione del bilancio consuntivo si è ritenuta soddisfatta sulla base della documentazione ottenuta, seppur parziale, in quanto parte dei documenti relativi alla gestione precedente era ancora in possesso dell'amministratore cessato dal mandato.
Si è infatti osservato che detta condomina aveva acquisito una piena conoscenza della contabilità inerente all'esercizio in questione.
Accesso alla documentazione condominiale e responsabilità penali
Responsabilità del condomino nel dimostrare l’accesso ai documenti
Grava in generale in capo al condomino istante l'onere di dimostrare che l'amministratore non gli abbia consentito di esercitare il potere di verifica e controllo (Cass., Sez. 2, 28/01/2004, n. 1544; Cass., 19/05/2008, n. 12650). Ragioni di opportunità fanno propendere per la forma scritta della richiesta, anche semplicemente tramite posta elettronica, meglio se certificata.
Il diritto del singolo si confronta con l'obbligo dell'amministratore
L'obbligo collaborativo del mandatario del palazzo risiede quindi nel diritto dei condomini alla trasparenza e comprensibilità della gestione condominiale, e di conseguenza al controllo effettivo sull'operato dell'amministratore.
L'obbligo di informazione posto in capo all'amministratore ed il corrispettivo diritto di essere informato del singolo condomino ha, quindi, ad oggetto, i fatti storici che abbiano prodotto entrate ed uscite di denaro per effetto della gestione svolta, con la relativa documentazione di spesa, in maniera da lasciar ricostruire i rapporti di dare ed avere.
Si ha pertanto un bilanciamento delle facoltà delle parti, dando comunque alla fine prevalenza allo svolgimento ordinario del mandato rispetto all'evasione di richieste che possono creare impedimento all'attività del mandatario dell'edificio.
Azione legale contro l’amministratore per inadempimento
Un'ultima considerazione. Se l'amministratore non adempiesse -senza la ricorrenza dell'ostacolo alla sua attività- ed il condomino decidesse di agire giudizialmente si ritiene che l'azione debba essere svolta nei confronti della persona dell'amministratore, come figura in proprio, piuttosto che al condominio.
Si tratta di obbligo che inerisce al mandato e non all'ente collettivo da questi rappresentato. Conferma è data ad esempio dall'art. 63 disp. att. c.c., sulla cui base è disposto che l'amministratore "è tenuto a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti che lo interpellino i dati dei condomini morosi ".
In quest'ultima fattispecie, ove non vi sia adempimento alla richiesta, il creditore deve radicare l'azione direttamente nei confronti dell'amministratore al fine di conseguire il provvedimento che detti la consegna dell'elenco dei condomini morosi. Ciò può essere chiesto, se del caso, con il procedimento ex art.702-bis c.p.c. ovvero con la surroga stante l'inerzia dell'amministratore, ex art.2900 c.c.
