L'avviso di convocazione dell'assemblea condominiale oltre al luogo, nel caso di svolgimento in presenza, può contenere l'indicazione della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell'ora della stessa.
È bene ricordare che l'assemblea telematica può svolgersi:
- ove ciò sia consentito dal regolamento di condominio;
- in mancanza se v'è consenso di tutti i condòmini (la legge di conversione del decreto n. 125/2020 prevede modifiche sul punto che, ove approvate, renderanno sufficiente il voto della maggioranza dei condòmini).
A queste condizioni, dunque, l'amministratore potrà indicare la piattaforma elettronica alla quale sarà possibile collegarsi per partecipare all'assemblea.
In che modo?
Avviso di convocazione dell'assemblea on-line e piattaforma elettronica, quale?
Comprare in un negozio fisico è diverso da quello on-line. Lo è perché l'acquisto impone la comunicazione di una serie di dati che nel negozio "tradizionale" non servono.
Il discorso non è molto diverso per la partecipazione all'assemblea in videoconferenza: a ciò si aggiunga la necessità di consentire l'identificazione dei condòmini da parte del presidente, elemento fondamentale per poter affermare che i presenti abbiano titolo da esserlo.
Evidenti di per sé, poi, le esigenze di tutela della riservatezza, date dalla specificità della modalità di riunione.
È qui sta una delle prime obiezioni mosse al nuovo impianto legislativo: troppa genericità che forse si sarebbe potuta sopperire con una normativa tecnica di rango secondario volta a garantire la piena sicurezza per la partecipazione dei condòmini.
Avviso di convocazione dell'assemblea on-line e piattaforma elettronica, come indicarla?
Se la riunione si svolge presso l'ufficio dell'amministratore allora basterà indicarne nell'avviso di convocazione l'indirizzo. Classica la dicitura "… presso lo studio dell'amministratore in via Roma n. X".
In che modo indicare la piattaforma? Basterà dire "all'assemblea sarà possibile partecipare (anche o esclusivamente) mediante collegamento alla piattaforma Alfa"?
Riteniamo che sia insufficiente. L'indicazione della piattaforma deve contenere il link di collegamento e e le eventuali credenziali, a meno che questo non sia possibile accedendo direttamente dalla home page.
Non solo: anche così fosse, l'indicazione della piattaforma dovrebbe contenere le indicazioni minime che consentano l'individuazione esatta delle modalità di collegamento.
Come non basta dire che l'assemblea si terrà presso l'ufficio dell'amministratore nel quartiere Direzionale, allo stesso modo dire collegatevi alla piattaforma Alfa può rappresentare un elemento insufficiente a consentire l'immediata individuazione del collegamento al canale di partecipazione (il così detto luogo virtuale).
Assemblea on-line, possiamo riunirci dal mio ufficio in cinque?
Avviso di convocazione dell'assemblea on-line e piattaforma elettronica, l'ideale è la comunicazione a mezzo pec
Quando partecipiamo ad incontri di lavori, webinar, ecc. siamo abituati a ricevere un'email con il link al quale collegarci e di seguito le istruzioni per accedere alla "stanza virtuale" di svolgimento dell'assemblea.
Allo stesso modo, si potrebbe dire, si può fare per l'assemblea telematica: intanto s'invia l'avviso di convocazione con l'indicazione della piattaforma, poi con email si indica il link specifico.
Le obiezioni sono due:
a) può apparire è un cavillo, ma la mera indicazione della piattaforma (homepage) potrebbe essere considerata insufficiente ad individuare l'indirizzo di collegamento;
b) la successiva comunicazione via email si espone all'obiezione di violazione della tassatività dei mezzi di comunicazione dell'avviso (rappresentandone un atto successivo collegato) ex art. 66 disp. att. c.c.
Assemblee on-line, unanimità, maggioranza e silenzio assenso
Questa ultima obiezione varrà, chiaramente, in caso di contestazione per omessa ricezione dell'email. L'ideale, è evidente, è rappresentato dalla possibilità di gestire l'intera procedura di convocazione a mezzo pec.
In mancanza è bene indicare nell'avviso di convocazione cartaceo l'esatto link di collegamento alla piattaforma, ossia l'indirizzo web che sarà necessario digitare per accedere alla pagina (ovvero per scaricare il software) che consentirà la partecipazione alla riunione.
Non obbligatorio, ma utile, dare anche l'indicazione di funzionamento delle modalità di accesso alla piattaforma.
