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Strumenti di comunicazione per le assemblee on-line
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Strumenti di comunicazione per le assemblee on-line

Come organizzare assemblee in videoconferenza ed uscirne vivi.

Dott.ssa Elena Cavedagna  

Le assemblee online pongono gli amministratori di fronte a una nuova sfida: imparare a comunicare in modo nuovo e diverso.

Non è pensabile infatti utilizzare le stesse modalità comunicative che si impiegano in presenza. Nel corso delle assemblee tradizionali la comunicazione avviene sul piano verbale, sul piano paraverbale (tono di voce) e anche sul piano non verbale ossia quello che attiene alla gestualità del corpo.

Essa sia nell'amministratore che nei condomini contribuisce a trasmettere messaggi ulteriori oltre le parole.

Anche l'interazione tra condomini nel collegamento online è quasi nulla, non è possibile parlare con il vicino di sedia, confrontarsi fuori dalla saletta prima dell'assemblea e nemmeno fermarsi al termine a chiacchierare.

Assemblee on-line, unanimità, maggioranza e silenzio assenso

L'eliminazione dell'aspetto sociale delle assemblee di condominio ha sicuramente molti aspetti negativi, l'isolamento non permette il confronto tra i condomini e lo scambio di idee.

Ci sono però anche aspetti positivi che non vanno sottovalutati, viene eliminato tutto il rumore di fondo alla base della comunicazione, il messaggio passa direttamente dall'emittente (l'amministratore) al destinatario (i condomini) senza troppi condizionamenti esterni.

Figura 1 https://pixabay.com/it/illustrations/videoconferenza-webinar-5352757/

Non è certo pensabile, per il professionista, ipotizzare di condurre l'assemblea online con le stesse modalità rispetto a quella in presenza.

Il primo aspetto da considerare è la confidenza con il mezzo tecnologico, chi conduce la discussione (il più delle volte l'amministratore) deve essere capace di utilizzare la piattaforma, di presentare lo schermo, di destreggiarsi tra chiusura microfoni e gestione della chat.

Non ci si può improvvisare. E' opportuno effettuare qualche prova in studio e perché no un incontro virtuale con i condomini pre-assemblea affinché anche loro prendano dimestichezza con questo nuovo metodo di comunicazione.

Non si esclude la possibilità di avere un collaboratore di studio che gestisca la parte tecnica della assemblea (ammissione condomini, gestione chat ecc).

Si riparte con la convocazione delle assemblee

Può risultare utile fornire ai condomini un piccolo tutorial con le indicazioni sia per la connessione che per lo svolgimento dell'assemblea.

Offrire indicazioni su come verrà gestita la discussione, su come porre le domande e su come verranno eseguite le votazioni aiuterà a stemperare l'ansia nei meno giovani e far sì che si superi il digital divide, o per lo meno la paura di fare una figuraccia.

Figura 2https://pixabay.com/it/photos/webcam-internet-video-comunicazione-796227/

In seconda battuta occorre scegliere la piattaforma adatta che garantisca il valore legale all'assemblea non dando appigli per possibili contestazioni e impugnazioni, o almeno dandone il meno possibile. In assenza di un dettato normativo dettagliato sono valutazioni del tutto personali.

Elementi irrinunciabili a mio parere sono: la possibilità di verificare l'identità di chi si connette, la possibilità di registrare l'incontro previa informativa ai partecipanti, la possibilità di ammettere le persone ad una ad una, la possibilità di condividere lo schermo.

Altre funzioni utili possono essere la possibilità di effettuare votazioni, sondaggi, l'utilizzo della chat. Piattaforme che non permettono di vedere in viso i partecipanti non solo hanno una impronta negativa sulla comunicazione, ma anche risvolti problematici sulla identificazione dei partecipanti e la gestione della privacy.

Assemblea on-line e D.l. n. 125/2020. Qualcosa si muove, ma non è cambiato ancora nulla.

Il terzo aspetto da non sottovalutare è la fase propedeutica all'assemblea.

L'odg deve essere contenuto, soprattutto nelle prime assemblee, per evitare un calo dell'attenzione o anche problemi di tenuta della connessione, la scelta del luogo fisico dal quale l'amministratore si collega deve essere dotato di una buona connessione, di un adeguato sfondo, di una webcam di qualità e infine di una inquadratura idonea.

Occorre fare attenzione a quest'ultima in quanto la webcam, posizionata troppo in basso, mette inquietudine alle persone oltre a farci apparire tozzi e con borse sotto gli occhi, da escludere anche una una inquadratura troppo vicina che ci mostrerà paffuti e non mostrerà la gestualità delle mani.

La postura perfetta prevede il posizionamento della webcam all'altezza degli occhi, distanziata tanto da riprenderci almeno a mezzobusto. Cerchiamo di sforzarci a guardare la webcam senza cedere alla tentazione di ammirare la nostra immagine e di sistemarci i capelli o i vestiti, la naturalezza è la soluzione migliore.

Una webcam di buona qualità, uno sfondo adeguato e una stanza silenziosa sono la scelta professionale migliore.

Figura 3 https://unsplash.com/photos/EeS69TTPQ18

Nel corso della riunione fate attenzione al tono della voce e alla sua modulazione, è vero che i condomini vi sentono perfettamente, ma evitate un tono piatto e incolore che aggiungerà alla lontananza fisica anche la noia. Concentratevi sul vostro sguardo per non perdere il contatto con chi ci segue.

Nelle assemblee in presenza siamo in grado di vedere le espressioni dei condomini e di ricambiare un sorriso o un gesto di approvazione, via web no, pertanto cerchiamo di essere rassicuranti, professionali e non distanti, ma soprattutto noi stessi.

DPCM 18 ottobre 2020: assemblee condominiali, meglio on-line

Per quanto attiene alla partecipazione dei condomini è fondamentale dosare bene i tempi concessi a ciascuno per intervenire.

Diversamente dalle riunioni in presenza, online si parla uno alla volta e l'apertura e chiusura dei microfoni crea tempi morti e ritardi nella comunicazione, meglio disciplinare da subito le modalità di intervento impedendo ai più intraprendenti di boicottare gli interventi altrui.

Figura 4 https://pixabay.com/it/photos/corona-chiesa-caff%C3%A8-cafe-on-line-5006277/

Le assemblee online pongono gli amministratori di fronte a una nuova sfida che non è impossibile affrontare e già da oggi sarà un elemento che farà professionalmente la differenza.

=> Assemblee Si, Assemblee NO, Assemblee al Cinema o al Teatro?

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Biagio
Biagio 02-12-2020 12:54:43

Si potrebbe provare se il mandatario mette in condizioni a quei condomini con scarsa pratica informatica. L'amministratore si farà carico di tutto e a sue spese. Vedremo se ci sarà qualche impugnazione.

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