Assemblea on-line e richiesta consenso con copia della carta d'identità, il quesito
Raccolta del consenso per lo svolgimento dell'assemblea on-line: iniziano a muoversi i condòmini e gli amministratori per sfruttare la possibilità di riunirsi a distanza e inizia anche a crearsi la prassi applicativa delle norme e con essa i primi problemi.
Attenzione alle assemblee online
Una di queste riguarda la documentazione da allegare al modulo di espressione del consenso o del diniego.
Ci scrive un nostro lettore: «Buongiorno amici di Condominioweb! Vi racconto il mio caso. L'amministratore del mio condominio ha inviato a tutti il modulo per lo svolgimento dell'assemblea a distanza.
Dice che dobbiamo rispondere entro dieci giorni se siamo favorevoli o contrari, indica una serie di dati da comunicare e la relativa autorizzazione al trattamento e poi chiede di allegare copia del documento d'identità.
Ma come? Abito lì da anni, mi conosce da sempre, a che gli serve? Forse lo impone la nuova legge sulle tele assemblee? Grazie, vi leggo sempre, continuate così»
Dubbi legittimi, quelli del nostro amico che ringraziamo per i complimenti.
La questione, per altre fattispecie, comunque analoghe è stata trattata in passato dal Garante per la protezione dei dati personali.
Qui si tratta di comprendere il limite dei poteri dell'amministratore anche in relazione al principio di pertinenza e non eccedenza nel trattamento dei dati dei condòmini.
Dati dei condòmini, il caso dell'anagrafe condominiale
La questione della documentazione richiesta dall'amministratore era già sorta in sede di prima applicazione delle norme disciplinanti il registro di anagrafe condominiale.
Gli amministratori, alle volte anche per sbagliare, alle volte mal consigliati, domandavano ai condòmini di allegare alla scheda di anagrafe una serie di documenti, atti ed altri elementi dai quali desumere la veridicità dei dati indicati nella scheda.
In una nota indicazione contenuta nella newsletter n. 387 del 23 aprile 2014, mai superata sul punto, il Garante ebbe modo di affermare che «l'amministratore può trattare solo informazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità da perseguire.
Può, dunque, acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio - siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari - chiedendo le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio.
Può chiedere, inoltre, i dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune.
Non può invece chiedere, perché risulterebbe eccedente, copia della documentazione: come, ad esempio, l'atto di compravendita in cui sono riportati i dati.
Per quanto riguarda poi le informazioni relative alle "condizioni di sicurezza", con l'entrata in vigore del "Decreto Destinazione Italia" i condòmini non dovranno più fornire alcuna informazione sulla propria unità immobiliare, perché i dati da raccogliere riguardano solo le parti comuni dell'edificio».
Anagrafe condominiale, cosa comunicare all'amministratore?
L'amministratore, ai sensi dell'art. 1130 n. 6 c.c., può chiedere ai condòmini le informazioni riguardanti le loro generalità. Si badi: chiedere queste informazioni non chiedere anche di fornirne dimostrazione.
Come d'altronde può domandare i dati catastali, ma non la visura (ferma restando la possibilità di estrarne copia presso i pubblici registri).
Il motivo sta appunto in quel principio di pertinenza e di non eccedenza. Né come in altri casi (es. modalità per identificare i cittadini da parte di organi della pubblica amministrazione) la richiesta di copia del documento d'identità è prescritto da specifiche disposizioni di legge.
Assemblea on-line e richiesta consenso e documentazione da allegare per attestare l'identità
Qualcuno potrebbe obiettare: come faccio a sapere che Tizio, cui sto chiedendo il consenso per lo svolgimento dell'assemblea on-line è proprio lui.
A parte il fatto che se sto chiedendo a lui, vuol dire che sto riconoscendogli la qualità di condòmino, qui il discorso è diverso.
L'accento va posto sull'antigiuridicità della condotta di chi eventualmente fornisse dati falsi.
Assemblea on-line, è legge la norma che la consente. Alcune considerazioni
La sostituzione di persona è un reato (art. 494 c.p.), ergo corre l'obbligo a tutti di dire chi si è davvero, insomma di dare, ove richiesto, le proprie corrette generalità. Il sistema si fonda principalmente sul principio dell'affidamento e solo in particolari casi sulla verifica delle dichiarazioni.
Assemblea on-line, richiesta consenso e copia della carta d'identità, la soluzione
Svolte queste considerazioni alla luce delle norme e delle indicazioni fornite dal Garante per la protezione dei dati personali, possiamo rispondere al nostro lettore nel modo che segue.
Sicuramente l'amministratore, nel chiedere il consenso in merito alla partecipazione all'assemblea in videoconferenza può chiedere tutte le informazioni necessarie allo scopo.
Rivolgendosi al condòmino egli, comunque, sta già interloquendo con una persona a lui nota.
Anche così non fosse in ragione delle norme che disciplinano la richiesta del consenso per lo svolgimento dell'assemblea on-line - norme che non prevedono la possibilità di domandare copia dei documenti d'identità - e più in generale del divieto di sostituzione di persona, l'amministratore non può domandare copia del documento e più in generale il condòmino non deve far corso alla richiesta di allegazione, non configurandosi in alcun modo inadempimento.
In sintesi: caro lettore, stia tranquillo, compili il modulo, esprima la sua posizione e lo re-invii all'amministratore, senza copia del documento d'identità.
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