Un nostro lettore ci scrive quanto segue:
«Come prevede la legge, l'amministratore revocato deve restituire tutti i documenti in suo possesso al successore.
Molte volte, per malintesi o altro, l'amministratore non li consegna, creando delle difficoltà al condominio per eventuali liti, contabilità etc.
Per risolvere in problema, occorre che il condominio, con una delibera, imponga all'amministratore di aprire un sito internet, dove inserire varie cartelline, verbali, convocazioni, consuntivi, e conto corrente e banca/posta e altro.
Così si risolverebbe un doppio problema: fornendo ai condomini la password per accedere al sito bancario e al sito condominiale, il condòmino potrà consultare tutto ciò che lo riguarda senza intralciare l'operato dell'amministratore.
Mentre, quanto al nuovo amministratore, basterebbe ottenere la password di accesso al sito, senza necessità di collaborazione ulteriore da parte del precedente amministratore».
Siccome la proposta del nostro lettore tocca alcuni punti spinosi e tutt'ora irrisolti del diritto condominiale, ci è sembrato opportuno cogliere quest'occasione per parlarne.
Passaggio di consegne: facciamo il punto
La giurisprudenza, muovendo dalle disposizioni del Codice civile, ci dice che l'Amministratore uscente deve consegnare al suo successore la seguente documentazione:
- Ultimo rendiconto approvato, con reso conto successivo sino al passaggio delle consegne;
- Elenco dei condòmini e relativi indirizzi (Registro Anagrafe Condominiale);
- Tabelle millesimali e Regolamento condominiale;
- Codice fiscale del condominio;
- Chiavi e timbri del condominio;
- Passaggio del conto corrente e/o dei conti correnti condominiali e chiavi di accesso on line;
- Documentazione di chiusura cassa;
- Polizza di assicurazione del fabbricato;
- Registri dei verbali di assemblea;
- Libretti di esercizio e documentazione relativa agli impianti comuni;
- Certificato di prevenzione incendi dell'impianto di riscaldamento e di altri locali che lo debbano produrre per legge;
- Giustificativi di spesa delle fatture solutorie (energia, acqua, manutenzione ascensore, pulizia scala, autoclave, ecc.);
- Contratti con le ditte fornitrici e relative fatture solutorie (energia, acqua, manutenzione ascensore, pulizia scala, autoclave, ecc.);
- ove applicabile, contratto di appalto lavori di manutenzione ordinaria / straordinaria, stato di avanzamento lavori, certificato di collaudo e di esecuzione a regola d'arte dell'opera;
- Disciplinare d'incarico con il direttore dei lavori;
- Certificazione del modello 770, nonché la comunicazione all'anagrafe tributaria dell'ammontare dei beni e servizi, anche per l'amministratore cessato dalla carica per il suo subentro;
- Atti giudiziari per i contenziosi che hanno medio tempore coinvolto il Condominio, inclusi gli eventuali verbali di Mediazione e gli accordi di Mediazione intervenuti;
- Ogni altra documentazione condominiale di carattere contabile o amministrativo necessaria alla gestione del Condominio.
Se manca la consegna, l'Amministratore nominato, senza necessità di delibera assembleare, potrà proporre azione verso il suo predecessore - salvo poi farsi autorizzare a partecipare alla Mediazione, posto che anche l'azione per il passaggio di consegne è soggetta alla condizione di procedibilità ex art. 5 D. Lgs. 28/2010 e art. 71 quater disp. att. c.c., 1° comma.
E già dall'elenco, è evidente la criticità della situazione condominiale rispetto a quanto auspicato dal nostro lettore, cioè un passaggio di consegne digitale o virtuale: infatti, ci sono documenti che sono costituiti da un originale cartaceo, il quale dovrà essere consegnato e varrà lui solo come attestazione di quanto vi è scritto, non la sua copia fotostatica o informatica.
Certamente, non si nega che, laddove si riuscisse a realizzare una digitalizzazione dell'intera documentazione condominiale, dove i documenti nascono digitali oppure lo diventano tramite scansione, il più del passaggio sarebbe fatto, in quanto intanto l'Amministratore neo - nominato, ricevendo i file contenenti l'intera documentazione, potrebbe avere una panoramica generale della gestione e proseguire senza brusche frenate, salvo poi il recupero del cartaceo presso il predecessore.
Il sito internet condominiale
L'art. 71 ter disp. att. c.c. prevede che, se l'Assemblea lo richiede - ma si ritiene che debba pur sempre essere convocata con Ordine del Giorno ad hoc, che preveda la richiesta - l'Amministratore deve istituire un sito internet del Condominio, che consenta agli aventi diritto (chi erano costoro?) di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare.
Poche parole che però suscitano moltissimi problemi di ordine pratico.
A partire dal sito Internet che, per come è formulata la norma, dovrebbe essere DI PROPRIETA' del Condominio, mentre invece, nella prassi, ha finito per diventare il sito DELL'AMMINISTRATORE, con dominio a lui intestato, con ogni conseguenza in termini di contratto di manutenzione, hosting, etc. che fa capo all'Amministratore e non al Condominio.
Per non parlare dell'infelice utilizzo della locuzione «gli aventi - diritto» per indicare coloro che sono legittimati ad accedere e ad estrarre copia: sappiamo che l'art. 1129 c.c., 2° comma, c.c. consente a OGNI INTERESSATO di accedere ai 4 Registri condominiali obbligatori; sappiamo anche che l'art. 1130 bis c.c. ha consentito anche ai TITOLARI DI DIRITTI REALI O (PERSONALI DI) GODIMENTO di prendere visione dei documenti giustificativi di spesa (le cc.dd. "pezze d'appoggio") in ogni tempo.
Si può deliberare la chiusura del sito internet condominiale?
Quindi, gli "aventi - diritto" dovrebbero essere i condòmini, ma anche l'usufruttuario, il conduttore, il comodatario, etc., con l'unica ECCEZIONE per cui per questi ultimi si potrebbe dare accesso solo per la consultazione dei giustificativi e non di altra documentazione inerente la gestione o il Condominio.
E veniamo alla madre di tutti i problemi: mentre il Codice lascia all'Assemblea stabilire COSA "PUBBLICARE" sul sito Internet - dove "pubblicare" è improprio, perché si tratta di area che, sebbene virtuale, è accessibile solamente ad alcuni soggetti e non a chiunque digiti l'indirizzo del sito - il Garante per la protezione dei dati personali, nel suo Provvedimento del 10 ottobre 2013, noto ormai come Vademecum del Palazzo, ha esemplificato i documenti da pubblicare in . verbali approvati ed i dati contabili. .
Ma di cosa parliamo, esattamente? Sarebbe necessario un chiarimento del Garante, perché, se la legge lascia mano libera all'Assemblea, questa, potenzialmente, potrebbe decidere di pubblicare TUTTA LA DOCUMENTAZIONE inerente il Condominio sul sito, come auspica il nostro lettore, ma sappiamo bene, quali addetti ai lavori, come sia "delicata" la documentazione condominiale, dove si trova di tutto in relazione alle persone fisiche dei condòmini e di terzi.
Dati bancari, firme autografe, pagamenti disposti da soggetti diversi dal condòmino, informazioni relative alla salute; è necessaria una valutazione attenta e ponderata di quanto si inserisce in un contesto virtuale che, così come un'abitazione privata o uno studio professionale, è soggetto ad intrusioni illecite e furti.
