La staffetta tra amministratori si concretizza con il cosiddetto passaggio di consegne, cioè la restituzione della documentazione condominiale mediante consegna al nuovo incaricato. Si tratta di un adempimento indispensabile, stabilito direttamente dalla legge.
L'ottavo comma dell'art. 1129 c.c. afferma infatti che «Alla cessazione dell'incarico l'amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi».
Per pacifica giurisprudenza, si tratta di un adempimento indifferibile, che non può essere subordinato a nessuna condizione, nemmeno a quello del pagamento del compenso non ancora percepito o del rimborso delle spese anticipate per conto della compagine.
Il rischio di non adempiervi spontaneamente è elevato: l'amministratore, infatti, potrebbe essere perfino denunciato per il reato di appropriazione indebita.
La legge tace sulle modalità di consegna della documentazione al nuovo amministratore; è per tale ragione che sono in molti a chiedersi se il passaggio di consegne può avvenire tramite email ovvero attraverso altri strumenti telematici. Approfondiamo la questione.
Il passaggio di consegne può verificarsi tramite email?
Come anticipato in precedenza, l'art. 1129 c.c. non impone una modalità specifica di consegna della documentazione condominiale.
Ciò significa che la medesima può avvenire nella maniera che le parti ritengono più opportuna in base al caso concreto.
Ad esempio, se non è possibile la tradizionale consegna "brevi manu", si potrà procedere affidando la documentazione al servizio postale, quindi tramite spedizione di un plico.
Ciò significa che il passaggio di consegne può concretizzarsi anche telematicamente, mediante trasmissione della documentazione in formato digitale, ad esempio tramite email oppure mediante servizio di condivisione online per mezzo di software come DropBox, Mega e WeTransfer.
Questa modalità di effettuazione del passaggio di consegne è però valida solamente per la documentazione condominiale che esiste solo in formato digitale, come ad esempio le fatture elettroniche.
Per tutta l'altra documentazione, cioè per gli atti cartacei, occorrerà invece procedere necessariamente con la consegna "fisica", non essendo ammissibile che l'amministratore uscente possa continuare a conservare il possesso dei documenti originali.
In altre parole, il passaggio di consegne della documentazione esistente esclusivamente in forma digitale può validamente realizzarsi tramite posta elettronica o altra forma analoga di trasmissione (condivisione online, ecc.).
Al contrario, la documentazione esistente anche in formato analogico dovrà necessariamente essere consegnata nelle forme tradizionali, cioè a mano oppure tramite servizio postale, in quanto si tratta di atti originali che devono necessariamente essere messi nella disponibilità del nuovo amministratore.
Per questi ultimi, infatti, il trasferimento mediante email non esaurisce il passaggio di consegne, che si intenderà completamente conseguito solamente con la consegna degli atti nel loro formato originario, cioè analogico o cartaceo.
Considerata la mole della documentazione condominiale (verbali di assemblea, libri contabili, certificati amministrativi, carte attinenti al personale dipendente, ecc.), nella maggior parte dei casi è da escludere che il passaggio di consegne possa verificarsi esclusivamente tramite email o trasferimento telematico, trattandosi di atti che esistono prevalentemente in una dimensione "fisica", cioè cartacea.
Come contestare un passaggio di consegne incompleto?
Passaggio di consegne nel caso di sito internet condominiale
L'art. 71-ter disp. att. c.c. afferma che «Su richiesta dell'assemblea, che delibera con la maggioranza di cui al secondo comma dell'articolo 1136 del codice, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio che consenta agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti dalla delibera assembleare. Le spese per l'attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condòmini».
L'esistenza di un sito internet condominiale utilizzato come archivio degli atti digitali può facilitare il passaggio di consegne, il quale potrebbe espletarsi semplicemente mettendo il nuovo amministratore nella condizione di poter accedere al portale, così da scaricare gli atti.
Anche in questa ipotesi, tuttavia, va ribadito quanto ricordato in precedenza: la "staffetta" tra amministratore potrà ritenersi completa solo con la consegna degli atti cartacei originali.
Sul sito internet del condominio, infatti, è possibile rinvenire soprattutto atti scansionati, cioè documenti cartacei convertiti in file, i quali andranno comunque consegnati "fisicamente" al nuovo amministratore.
Come detto più volte, infatti, il passaggio di consegne "telematico" si addice solamente agli "atti nativi digitali".
