Come prevede l'articolo 1129 c.c., comma 8, al momento della cessazione dell'incarico, all'amministratore è fatto obbligo di consegnare tutta la documentazione in suo possesso, obbligo che, sebbene non espressamente previsto, era configurabile anche prima della riforma disposta con l. n. 220 del 2012, in quanto discendente dal dovere di diligenza posto a carico del mandatario, che comprende anche il dovere di collaborazione con il nuovo amministratore.
In caso di inadempimento a tale obbligo l'ex amministratore dovrà rispondere delle conseguenze dannose subite dal condominio in precedenza amministrato.
La questione è stata recentemente affrontata dal Tribunale di Palermo nella sentenza n. 4744 del 26 ottobre 2023.
L'ex amministratore non consegna i documenti: quali conseguenze? Fatto e decisione
Un condominio conveniva in giudizio l'ex amministratore, lamentando la violazione da parte di questi degli obblighi sullo stesso incombenti, per avere omesso di consegnare la documentazione condominiale in suo possesso (e questo malgrado il decreto ingiuntivo emesso dal Tribunale in accoglimento del ricorso proposto dai condomini e la procedura esecutiva avviata nei confronti dello stesso).
Come sosteneva l'attore le omissioni colpevoli del convenuto avevano determinato la paralisi operativa del condominio che non era stato di conseguenza in grado di fare fronte all'esposizione debitoria nel frattempo emersa, da considerarsi quale diretta conseguenza della mala gestio dell'ex amministratore; del resto lo stesso attore faceva presente che il convenuto per diversi anni non aveva convocato l'assemblea dei condomini per l'approvazione dei rendiconti relativi alle spese ordinarie e straordinarie, né aveva omesso di agire nei confronti dei condomini morosi; in ogni caso non aveva convocato neppure l'assemblea per l'annuale nomina del nuovo amministratore.
Alla luce di quanto sopra i condomini chiedevano al Tribunale che il convenuto rendesse il conto ex art. 263 c.p.c. relativamente agli anni in cui aveva omesso di presentare il conto della gestione e, accertata la mala gestio dello stesso convenuto quale amministratore del condominio attore, fosse condannato al risarcimento dei danni, quantificato in misura pari al debito condominiale emerso a seguito della sua gestione (pari a € 90.173,00) ovvero altro importo ritenuto di giustizia; in ogni caso pretendevano la condanna del convenuto alla rifusione delle spese legali, con gli oneri fiscali e previdenziali di legge.
L'ex amministratore chiedeva invece il rigetto della domanda perché infondata e in subordine una rimodulazione delle richieste di parte avversa relative alla sussistenza della responsabilità gestoria nei confronti del condominio attore.
Successivamente il giudice ordinava al convenuto di rendere il conto della gestione svolta in qualità di amministratore, con l'esibizione di tutta la relativa documentazione.
Convocato il convenuto per il riconoscimento della documentazione depositata, questi, dopo ripetuti rinvii, compariva all'udienza riconoscendola come riferibile alla attività prestata quale amministratore del condominio attore.
La difesa del condominio depositava una nota con cui elencava le contestazioni ai rendiconti presentati, all'esito delle quali con ordinanza veniva disposta CTU per verificare la mancanza di somme dalle casse o la sussistenza di debiti per forniture o prestazioni di terzi non pagate.
Il Tribunale ha dato ragione al condominio, anche se non accolto totalmente le pretese dei condomini. Lo stesso giudice ha dato per pacifica la mancata convocazione da parte dell'ex amministratore dell'assemblea dei condomini per l'approvazione dei bilanci negli ultimi cinque anni della sua gestione.
Inoltre il Tribunale ha preso atto che, alla precedente grave violazione se ne aggiunta un'altra, anch'essa desumibile dagli atti, inerente la mancata osservanza da parte dell'amministratore dell'obbligo di produzione e consegna della documentazione relativa al condominio. Le sopradescritte violazioni non sono state sanate all'esito dal deposito e dal rendiconto presentato dal convenuto su ordine del giudice.
Infatti - come evidenzia il giudicante - le conclusioni della CTU hanno messo in rilievo che il rendiconto presentato dal convenuto, proprio per la mancanza di adeguata documentazione a supporto, non ha consentito una ricostruzione attendibile dei risultati della sua gestione.
Il Tribunale ha fatto presente che la prima conseguenza della omessa consegna della documentazione condominiale (e in particolare della mancata consegna dei giustificativi dei crediti vantati nei confronti dei condomini morosi, e delle eventuali lettere di messa in mora, atte ad interrompere la prescrizione), è costituita dalla sopravvenuta impossibilità di recupero dei crediti a causa della mala gestio del convenuto, il quale ne dovrà, quindi, rispondere nei limiti della somma di € 38.000,00 (danno oggetto di espresso riconoscimento da parte dello stesso convenuto in sede di comparsa di costituzione), oltre interessi e rivalutazione monetaria.
Non è stata accolta però la richiesta di condanna dell'intera esposizione debitoria del condominio per come quantificata dal condomino; quest'ultimo non è riuscito a dimostrare ulteriori danni oltre a quello sopra detto.
Considerazioni conclusive
Alla cessazione dell'incarico non è raro che l'amministratore uscente si rifiuti di adempiere all'obbligo di consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa alla gestione del caseggiato, con la conseguenza di determinare una pericolosa situazione di stallo gestionale da cui il nuovo amministratore può uscire esercitando un'azione cautelare di natura civile volta ad imporre giudizialmente la consegna dei documenti mancanti.
Questa opinione è coerente con il disposto del comma 8 dell'art. 1129 c.c. introdotto dalla legge di riforma, il quale obbliga l'amministratore uscente, alla cessazione dell'incarico, a consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa alla gestione condominiale.
Del resto sull'amministratore grava l'obbligo di conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione e riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio, onde riconsegnarla senza ulteriore compenso alla cessazione dell'incarico all'assemblea o al nuovo amministratore nel frattempo nominato in sostituzione.
L'amministratore uscente non ha ragione di trattenere i documenti e l'eventuale inadempimento all'obbligo in questione lo rende responsabile di tutti i danni che il condominio affermi e dimostri di aver subito per effetto di tale mancata e/o ritardata restituzione (così Trib. Salerno, 3 ottobre 2006).
In ogni caso l'inadempimento che si è perpetrato per un lasso di tempo non irrilevante legittima l'applicazione di una penale per ogni giorno di ritardo, a far data dall'emissione del provvedimento cautelare che dispone la condanna alle consegne (in tal senso, v. Trib. Palermo 23 gennaio 2018).
