L'amministratore di condominio ha, tra i tanti obblighi previsti dall'art. 1130 c.c., quello di conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condòmini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio.
L'obbligo di restituzione della documentazione condominiale da parte dell'amministratore, alla scadenza del mandato, deriva dalle regole generali del mandato con rappresentanza di cui all'art. 1713 c.c. secondo cui "il mandatario deve rendere al mandante il conto del suo operato e rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del suo mandato".
Nello specifico, secondo quanto previsto dall'art 1129 comma 8 c.c., introdotto dalla Legge di riforma, l'amministratore uscente è obbligato, alla cessazione dell'incarico, a consegnare tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio ed ai suoi condòmini, al nuovo amministratore.
Si parla, dunque, di passaggio di consegne per far riferimento al passaggio della documentazione condominiale dall'amministratore uscente - revocato o dimissionario - all'amministratore entrante.
In caso di mancata restituzione, il nuovo amministratore è legittimato ad agire in sede giudiziaria al fine di ottenere la consegna di tutta la documentazione necessaria per l'espletamento dell'incarico con tutte le conseguenze in termini di responsabilità civile e - ove l'amministratore uscente continui a non adempiere all'ordine di restituzione - anche penale.
Sebbene la legge fissi il momento della consegna della documentazione alla cessazione dell'incarico, non è esclusa la possibilità che la consegna avvenga in maniera parziale, in momenti progressivi, in base all'ordine di priorità dato dal nuovo amministratore o in base alle informazioni da questo acquisite sulla base dei documenti già consegnati.
Può accadere, dunque, che in seguito ad un primo passaggio di consegne, l'amministratore subentrato richieda l'ulteriore documentazione derivante dalla traccia documentale già consegnata, come accaduto nel caso di recente deciso dalla Corte d'Appello di Napoli con sentenza n. 1671 del 13 aprile 2023.
