Il registro di anagrafe condominiale è uno di quegli elementi di novità introdotte nel codice civile dalla legge n. 220 del 2012.
Forse sarebbe il caso, ha detto qualcuno, di eliminare dal dizionario della lingua condominiale l'attributo novità dalle descrizioni delle norme inserite nel codice civile ad opera della così detta riforma del condominio.
=> Registro anagrafe condominiale. Regole
Chi dice così non ha torto: certo è che l'applicazione pratica delle norme, anche a distanza di qualche tempo dalla loro entrata in vigore, presenta spesso elementi d'interesse.
Dato questo contesto di novità in via di svanimento, ci sia concessa questa licenza, la materia del registro di anagrafe condominiale viene spesso posta all'attenzione nel nostro forum, ovvero con le e-mail che giungono alla nostra redazione.
Uno delle questioni sulla quale sovente ci vengono chiesti chiarimenti è la seguente: che cosa succede nel caso di mancata consegna della scheda di anagrafe condominiale?
Per rispondere al quesito è necessario conoscere il procedimento di formazione e tenuta del registro di anagrafe condominiale, senza dimenticare le criticità date dalla formulazione della norma di riferimento.
Anagrafe condominiale, i doveri e poteri dell'amministratore
Partiamo proprio dalla legge. L'art. 1130 n. 6 c.c. impone all'amministratore di tenere il registro di anagrafe condominiale.
Si tratta, per dirla compiutamente, di un registro che contiene i dati riguardanti i condòmini, le loro unità immobiliari, la presenza di titolari di diritti di godimento, nonché le condizioni di sicurezza delle parti comuni dell'edificio.
Trasferimenti immobiliari, status di condomino e aggiornamento dell'anagrafe condominiale
Leggiamo la norma per comprendere, oltre al contenuto, il ruolo di amministratore e condomini.
La legge dice che l'amministratore di condominio deve curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale, nel quale devono essere inseriti:
- le generalità dei singoli proprietari con il loro codice fiscale e residenza o domicilio;
- le generalità dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio;
- i dati catastali di ciascuna unità immobiliare
- ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell'edificio.
Sovente, a ragione, viene più compiutamente chiamato registro di anagrafe e sicurezza del condominio, ma l'art. 1130 n.6 c.c. lo nomina solamente registro di anagrafe condominiale.
L'input, è evidente, deve partire dunque dall'amministratore, cioè spetta solo a lui attivarsi per la sua tenuta. L'amministratore di condominio, dunque, verificato il contenuto del registro (ovvero la sua assenza) deve attivarsi per completarlo (o formarlo ex novo).
Anagrafe condominiale, la collaborazione dei condòmini
La legge, tuttavia, pone in capo ai condòmini un obbligo di leale collaborazione.
Il medesimo articolo 1130 n. 6 c.c., infatti, specifica che: «[…] Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all'amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L'amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe.
Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l'amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili»
Il condòmino Tizio cambia residenza ovvero domicilio per le comunicazioni condominiali? Egli dovrà comunicare il fatto all'amministratore entro sessanta giorni, ciò al fine di tenere aggiornato il registro.
Anagrafe condominiale, mancata collaborazione e conseguenze
Abbiamo detto che l'amministratore deve attivarsi per l'ottenimento dei dati necessari alla tenuta del registro. Quelli di sicurezza inerenti alle parti comuni non necessitano della collaborazione dei condòmini, se non quando in sede assembleare si deve discutere in merito alle delibere da assumere per l'ottenimento delle certificazioni necessarie per quella parte di registro.
Cambi di residenza, di proprietà, dati dei conduttori, ecc., invece necessitano dalla solerte collaborazione dei condòmini.
Se questa manca, all'inizio ovvero quando avviene una variazione, l'amministratore avrà diritto a conseguire aliunde le informazioni necessarie, addossando al spesa ai condòmini inadempimenti.
Esempio: Tizio non restituisce la scheda di anagrafe all'amministratore; questi, intimandone l'adempimento con lettera raccomandata, nel caso di ulteriore inadempienza potrà acquisirle presso i competenti uffici: l'anagrafe per la residenza, il catasto per i dati catastali, ecc.
È opportuno che la richiesta dell'amministratore sia inviata fin da subito per raccomandata e già dalla prima comunicazione contenga l'avviso prescritto dall'art. 1130 n.6 c.c. Questo per evitare allungamenti nei tempi di redazione del registro anagrafico.
Anagrafe condominiale, le criticità
Non sempre è facile capire se le informazioni date sono corrette. Non sempre si può essere certi che siano complete.
Come si fa a dire che Tizio che ha affermato di essere proprietario è davvero proprietario?
Gli si può chiedere l'allegazione dell'atto di acquisto?
Devo consegnare copia dell'atto d'acquisto all'amministratore?
Sì, ma come ha specificato il Garante per la protezione dei dati personali, l'amministratore può «acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio - siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari - chiedendo le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio.
Può chiedere, inoltre, i dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune.
Non può invece chiedere, perché risulterebbe eccedente, copia della documentazione: come, ad esempio, l'atto di compravendita in cui sono riportati i dati» (Newsletter n. 387 del 23 aprile 2014).
O meglio, ad avviso di chi scrive: l'amministratore può chiedere questi documenti, è il condòmino che ha diritto di non fornirli.
Ed allora? Come fare a dire che la scheda consegnata da Tizio sia veritiera? La legge non pone alcun accenno a questo aspetto. Deve ritenersi, dunque, che l'amministratore debba fare affidamento sulle dichiarazioni ed informazioni contenute nella scheda di anagrafe.
Resta un altro aspetto: come fare a capire se una scheda è incompleta?
Alle volte è evidente, cioè manca la residenza, il codice fiscale, ecc. In alcuni casi, però, così non è: come può l'amministratore sapere che chi abita l'appartamento lo fa in usufrutto, in locazione, ecc.?
Se all'amministratore sono state date informazioni ovvero sia venuto autonomamente a conoscenza dell'esistenza di un diritto di usufrutto, di un contratto di locazione in essere, o comunque dell'incompletezza non palese delle informazioni fornite, allora egli dovrà scrivere al condòmino, chiedendogli d'integrare i dati con l'ammonimento previsto dall'art. 1130 n. 6 c.c.
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