Il registro di anagrafe condominiale è quel documento contenente una serie di informazioni riguardanti l'edificio, le unità immobiliari che lo compongono e le persone che su queste ultime vantano la titolarità di diritti reali o personali di godimento. Tenere il registro di anagrafe condominiale è precipuo compito dell'amministratore.
Registro anagrafe e sicurezza nel condominio. Istruzioni per la compilazione, trattamento dati, casistica e formulario
È chiarissimo sul punto l'art. 1130 n. 6 c.c. a mente del quale rientra tra i compiti del mandatario della compagine "curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell'edificio".
Quali siano i dati relativi alle condizioni di sicurezza dell'edificio è tutt'oggi oggetto di dibattito, mentre non vi sono dubbi sugli altri elementi.
Si badi: il compito di tenere il registro spetta all'amministratore, quindi laddove tale figura non sia presente non lo si deve formare.
La cura del registro richiede la collaborazione dei condòmini che devono prontamente rispondere alle richieste dell'amministratore, nonché comunicare ogni variazione.
Laddove tale comportamento non si osservato il legale rappresentante del condominio ha diritto/dovere di attivarsi d'ufficio per immettere nel registro i dati richiesti e non forniti, con spese a carico dell'inadempiente (art. 1130 n. 6 c.c.).
Solitamente il registro di anagrafe condominiale si compone di schede, quelle consegnate dai condòmini all'amministratore, contenenti le informazioni richieste dalla legge. Un esempio molto sintetico può essere rappresentato da questa seguente:
Cognome | Nome | ||||
Residenza/Domicilio | Codice fiscale | ||||
Titolari diritti reali/personali di godimento e relativi dati anagrafici | |||||
DATI CATASTALI DEGLI IMMOBILI DI PROPRIETÀ DEGLI INTESTATARI | |||||
Tipologia | Foglio | Particella | Subalterno | Categoria | |
Es. Abitazione | |||||
Le schede possono contenere altre richieste di informazioni, ma quelle sopra riportare sono quelle imposte dalla legge e quindi le uniche che l'amministratore ha diritto di ottenere/ricercare autonomamente.
Si badi: ai fini della compilazione e tenuta del registro di anagrafe condominiale, la legge impone ai condòmini di comunicare queste informazioni. Come ha chiarito anche il Garante per la protezione dei dati personali tale obbligo si deve considerare adempiuto senza che sia necessaria l'allegazione di documenti.
In tal senso, nella newsletter n. 387 del 23 aprile 2014 del garante della privacy si legge che "l'amministratore può acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio - siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari - chiedendo le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio.
Può chiedere, inoltre, i dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune. Non può invece chiedere, perché risulterebbe eccedente, copia della documentazione: come, ad esempio, l'atto di compravendita in cui sono riportati i dati".
Sempre in relazione al registro di anagrafe condominiale è bene ricordare che l'amministratore al momento della sua nomina e ad ogni rinnovo deve indicare il locale ove si trovano tale registro (e gli altri previsti dalla legge, art. 1130 n. 7 c.c.) come pure i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata.
La copia del registro di anagrafe condominiale o di sue parti deve essere firmata.
E le schede restituite dai condòmini debbono essere firmate?
La legge non dice nulla in merito a questo aspetto, sicché deve ritenersi che non sia obbligatorio; d'altra parte le informazioni da reperirsi ai sensi dell'art. 1130 n. 6 c.c. sono pressoché tutte pubbliche (tranne i dati dei conduttori, non esistendo un anagrafe pubblica dei contratti di locazione) e in caso di mancata collaborazione l'amministratore può reperirle di propria iniziativa.
La firma, invece, è fondamentale in relazione ai dati non pubblici (dati personali) rispetto ai quali si renda necessario il trattamento così come definito dal d.lgs n. 196/03. Si pensi ai numeri di telefono cellulare, e-mail, ecc.
