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Registro anagrafe condominiale. Regole
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Registro anagrafe condominiale. Regole

Quali documenti può chiedere l'amministratore per l'aggiornamento dell'anagrafe condominiale

Dott. Ivan Meo  

Con la newsletter n. 387 del 23 aprile 2014 il Garante si è occupato specificatamente della tipologia di documenti che l'amministratore può richiedere per l'aggiornamento dell'anagrafe

La funzione del Registro.

La legge n. 220/2012 ha modificato l'art. 1130 c.c. specificando al nuovo n. 6 che l'amministratore, dovrà curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale. Possiamo paragonare l'anagrafe ad una sorta di "carta di identità" ovvero una "scheda dell'immobile" contenente le notizie anagrafiche e patrimoniali essenziali utili per identificare tutti i partecipanti al condominio.

Con l'istituzione di questo registro, il Legislatore ha inteso attribuire all'amministratore un compito volto alla raccolta di dati, dandone una immediata disponibilità dei dati che verranno convogliati nei propri archivi per una più duttile e puntuale amministrazione dello stabile.

Tale registro è finalizzato a garantire una maggiore trasparenza della composizione della compagine condominiale sia nei rapporti interni tra comproprietari e tra questi ultimi e l' amministratore sia nei rapporti esterni con i privati e le pubbliche autorità.

Per le caratteristiche descritte, il registro assolve primariamente una funzione conoscitiva.

Alla luce dell'istituzione di questo nuovo registro ed in seguito al sistema di aggiornamento disciplinato, si viene a creare un sistema di pubblicità notizia in relazione alle vicende attinenti la titolarità delle singole unità immobiliari.

Il problema della riservatezza dei dati raccolti. Tutti i dati che saranno archiviati all'interno dell'anagrafe dovranno essere trattati seguendo le indicazioni dettate dal Garante della Privacy in merito alla protezione dei dati personali.

A tal proposito già nel 2006 il Garante ebbe modo di precisare che tutti le operazioni di trattamento dati devono essere effettuate nell'ambito delle attività connesse all'amministrazione di condominio.

Quindi, alla luce di quanto disposto dal Codice in materia di protezione dei dati personali (ex art. 11 d.lgs. 196/2003), l'amministratore potrà trattare solo le informazioni personali, pertinenti e necessarie alla attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni e dei singoli partecipanti della collettività condominiale (proprietari/usufruttari ecc.) Sempre in riferimento al Codice della privacy, in virtù dell'art 24 comma 1, lett. a,b,c, l'amministratore potrà acquisire anche informazioni dei soggetti che non rientrano direttamente la compagine condominiale (inquilini).

Il monito del Garante. Recentemente con la newsletter n. 387 del 23 aprile 2014 il Garante della Privacy si è occupato specificatamente della tipologia di documenti che l'amministratore può richiedere per l'aggiornamento dell'anagrafe, partendo da due principi fondamentali:

  • il condòmino non è tenuto a fornire le prove documentali delle informazioni rese all'amministratore per la tenuta del registro di anagrafe condominiale;
  • l'amministratore può trattare solo informazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità da perseguire.

Cosa si può acquisire nel Registro:

  • Tutte le informazioni dei proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio (numeri di telefono/fax/mail) comprensivi di codice fiscale, residenza o domicilio;
  • I dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno in cui è collocata l'unità immobiliare.

Cosa non si può acquisire nel Registro:

  • La copia dell'atto di compravendita in cui sono riportati i dati (titolo di proprietà; documentazione urbanistica; rapporto informativo della conservatoria);
  • Le "condizioni di sicurezza" delle singole proprietà esclusive.

Acquisizione soft dei dati.

In seguito al monito lanciato dal Garante la compilazione dei registri avrà una natura meramente compilativa e non si potranno acquisire prove documentali perché risulterebbe eccedente rispetto alla funzione della attività di gestione ed amministrazione.

L'amministratore non svolgerà "funzioni ispettive" poiché non potrà accedere alle singole unità a fini di controllo delle condizioni di sicurezza. Si ricorda a riguardo che in sede di promulgazione è stata eliminata la possibilità di una partecipazione più diretta dell'amministratore per gli interventi urgenti a tutela della sicurezza negli edifici.

In questa ipotesi, su richiesta anche di un solo condomino o del conduttore, il vecchio testo prevedeva che l'amministratore, qualora dovesse sussistere il ragionevole sospetto che difettino le condizioni di sicurezza di cui al primo comma, poteva accedere alle parti comuni dell'edificio ovvero richiede l'accesso alle parti di proprietà o uso individuale al condomino o al conduttore delle stesse.

Tale articolo è stato soppresso perché forse considerato troppo "invasivo" e si è preferito privilegiare un sistema di aggiornamento basato sul criterio della pubblicità notizia in relazione alle vicende attinenti la titolarità delle singole unità immobiliari.

L'amnesia del Garante. L'interpretazione emessa dal Garante andrebbe coordinata con quanto disposto dall'art. 63, comma.5 disp att. Cod.civ. che disciplina le comunicazioni in caso di cessione dei diritti sulle unità immobiliari da parte del condomino precisando che " chi cede diritti su unità immobiliari resta obbligato solidalmente con l'avente causa per i contributi maturati fino al momento in cui è trasmessa all'amministratore copia autentica del titolo che determina il trasferimento del diritto".

La norma prescrive esplicitamente, che in caso di cessione dei diritti sull'unità immobiliare, vi è l'obbligo di inviare copia autentica del titolo.

Per tali ragioni ci sembra di capire che l'orientamento espresso dal Garante non si coordini perfettamente da quanto disposto dal codice civile limitatamente alla fattispecie della cessione dei diritti sulle unità immobiliari.

A fortiori si ricorda che, il Consiglio Nazionale del Notariato, nello Studio 906-2013/C, ha chiarito come l'obbligo di comunicare all'amministratore di condominio l'avvenuta variazione dei dati presenti nel Registro dei beni condominiali non grava sul notaio rogante ma sulle parti, le quali ben possono peraltro incaricare lo stesso notaio. Quindi, la prova documentale, rimane pur sempre un elemento essenziale per determinare il trasferimento del diritto all'amministratore.

Per tali motivi, a parere dello scrivente, la disposizione non può essere elusa a seguito della interpretazione espressa dal Garante visto che lo status di condomino, in caso di vendita dell'unità immobiliare, si acquisisce soltanto nel momento in cui la copia autentica dell'atto di acquisto è portata a conoscenza dell'amministratore di condominio. L'art. 63, comma.5 disp att. Cod.

Civ istituisce, a carico del venditore, l'adempimento di un onere burocratico senza il quale rimane obbligato al pagamento dei contributi sorti successivamente al verificarsi del trasferimento del diritto di proprietà.

L'intervento legislativo, pertanto, ha previsto una nuova responsabilità in capo all'acquirente che agevola anche il compito dello stesso amministratore, che spesso rimaneva completamente all'oscuro delle vicende traslative della proprietà delle unità abitative condominiali, ostacolando la corretta individuazione del soggetto obbligato, con conseguente rallentamento nella soddisfazione dei crediti condominiali.

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