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Fair play nel diritto di accesso alla documentazione
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Fair play nel diritto di accesso alla documentazione

Documenti condominiali

Avv. Gianfranco Di Rago  

Il diritto di accesso dei condomini alla documentazione contabile in vista dell'approvazione del consuntivo deve essere bilanciato con il pari diritto dell'amministratore a non essere intralciato nello svolgimento del proprio mandato.

Ma grava su quest'ultimo l'onere della prova dell'inesigibilità della richiesta del condomino.

È questa la conclusione che si può trarre dalla recente sentenza n. 10844 della sezione VI civile della Corte di Cassazione, pubblicata lo scorso 8 giugno 2020.

Il caso concreto.

Nella specie la Corte di Appello di Palermo aveva confermato la sentenza pronunciata in primo grado dal Tribunale di Trapani, che aveva rigettato l'impugnazione proposta da due condomini avverso la deliberazione con la quale l'assemblea aveva approvato il rendiconto della gestione annuale presentato dall'amministratore condominiale.

I condomini avevano contestato di non aver potuto visionare prima della riunione assembleare la documentazione contabile relativa alla predetta gestione, nonostante ne avessero fatto per tempo richiesta all'amministratore.

Inoltre contestavano la mancanza di trasparenza del consuntivo, soprattutto con riferimento all'eccessiva genericità di una voce di spesa, denominata "voci varie", nella quale erano state riunite poste riconducibili a titoli diversi.

L'amministratore di condominio può distruggere i documenti condominiali?

La Corte di Appello aveva rilevato come dalle risultanze processuali emergesse che l'amministratore, a fronte della richiesta dei condomini di visionare le pezze giustificative del rendiconto, non avesse opposto alcun rifiuto, fissando a tale scopo un appuntamento nel proprio studio.

Quest'ultimo era però stato successivamente annullato dall'amministratore per gravi ragioni di salute, senza che i condomini interessati si fossero più attivati per concordare un nuovo accesso alla documentazione prima della riunione assembleare e senza poi partecipare a quest'ultima.

Circa la presunta vaghezza del contenuto del consuntivo, i giudici di Palermo avevano invece evidenziato come il rendiconto portato all'approvazione dell'assemblea contenesse le singole voci di entrata e di spesa e le relative quote di riparto, mentre l'accorpamento in un'unica posta di alcuni importi trovava giustificazione nell'omogeneità degli addebiti e nell'esiguità delle singole operazioni raggruppate.

Il diritto dei condomini di prendere visione della documentazione condominiale.

La giurisprudenza di legittimità e lo stesso Legislatore del 2012 (artt. 1129, comma 2, e 1130-bis, comma 1, c.c.) hanno enucleato un vero e proprio diritto del condomino di partecipare in maniera informata all'assemblea.

La documentazione condominiale, come ormai evidenziato a più riprese, deve essere messa a disposizione dei condomini dall'amministratore.

Occorre però osservare come spetti ai condomini attivarsi per l'esercizio di questo diritto.

L'amministratore, di conseguenza, salvo che lo ritenga opportuno, non è tenuto ad allegare all'avviso di convocazione la documentazione giustificativa relativa al consuntivo portato all'approvazione dell'assemblea (Cass. civ., sez. VI, 25 giugno 2018, n. 16677).

Occorre quindi trovare un bilanciamento tra il diritto del condomino a prendere visione della documentazione condominiale e farne eventualmente copia e quello dell'amministratore a non essere intralciato nello svolgimento del proprio mandato.

Questo principio lo ha ripetuto più volte la Suprema Corte e come tale è stato ribadito anche nella recente sentenza dello scorso 8 giugno: "è certo nell'interpretazione giurisprudenziale che, se ciascun comproprietario ha la facoltà (di richiedere e) di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e, non soltanto, in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea), senza neppure l'onere di specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o estrarre copia dai documenti), l'esercizio di tale facoltà non deve risultare di ostacolo all'attività di amministrazione, né rivelarsi contraria ai principi di correttezza".

Nello stesso senso il richiamato disposto di cui all'art. 1129, comma 2, c.c., il quale, presupponendo il diritto di accesso dei condomini, prevede, evidentemente nell'ottica di agevolare il lavoro dell'amministratore, che questi comunichi ai condomini "i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata".

Visione, estrazione e consegna di copie di documenti condominiali un ragionevole contemperamento di diritti

Le conseguenze della mancata visione della documentazione contabile da parte del condomino prima dell'assemblea.

Non si tratta di un bilanciamento facile da operare, poiché i rispettivi diritti si prestano a facili abusi da parte tanto dei condomini quanto degli amministratori.

La valutazione della condotta delle parti deve quindi essere operata caso per caso alla luce dei fondamentali canoni della diligenza e della correttezza.

D'altra parte le conseguenze della violazione del diritto di informazione dei condomini sono gravi. Ce lo ha ricordato lo scorso mese di febbraio la stessa Suprema Corte, qualificando come annullabile il rendiconto approvato senza avere messo il condomino richiedente in condizione di visionare preventivamente le pezze giustificative (Cass. civ., sez. II, 20 febbraio 2020, n. 4445).

In quest'ultimo caso l'abuso del diritto era stato individuato in capo all'amministratore, reo di non avere dato risposta al condomino, seppure la richiesta di accesso fosse pervenuta proprio a ridosso della data dell'assemblea in prima convocazione.

L'onere dell'amministratore di provare l'inesigibilità della richiesta di accesso del condomino.

Nella predetta sentenza n. 4445/2020 la Cassazione ha anche avuto modo di ricordare un altro aspetto fondamentale per valutare il bilanciamento degli opposti interessi in tema di diritto di accesso alla documentazione condominiale: "l'onere della prova della inesigibilità della richiesta e della sua non compatibilità con le modalità previamente comunicate incombe sull'amministratore".

Nel caso risolto dalla sentenza dello scorso 8 giugno la violazione del dovere di correttezza e buona fede è stata rinfacciata al condomino. Infatti, secondo la Suprema Corte, in questo caso il condominio aveva fornito la prova dell'inesigibilità della richiesta per la data inizialmente stabilita, stante le gravi condizioni di salute in cui versava l'amministratore.

I condomini, secondo i giudici di merito, avrebbero quindi potuto sollecitare un nuovo appuntamento o comunque partecipare all'assemblea per richiedere un rinvio della riunione, adducendo a giustificazione la mancata preventiva visione della documentazione contabile. La Cassazione ha ritenuto corretto l'iter logico-giuridico seguito dalla Corte di Appello.

=> Accesso ai documenti condominiali

La trasparenza del rendiconto.

Quanto al secondo motivo di ricorso, la Suprema Corte ha richiamato l'altrettanto consolidato orientamento giurisprudenziale secondo il quale per la validità della delibera di approvazione del rendiconto non è necessario che la relativa contabilità sia tenuta dall'amministratore con rigorose forme analoghe a quelle previste per i bilanci delle società, essendo invece sufficiente che essa sia idonea a rendere intellegibile ai condomini le voci di entrata e di uscita, con le relative quote di ripartizione, fornendo la prova, attraverso i corrispondenti documenti giustificativi, non solo della qualità e quantità dei frutti percetti e delle somme incassate, nonché dell'entità e causale degli esborsi fatti, ma anche di tutti gli elementi di fatto che consentono di individuare e vagliare le modalità con cui l'incarico è stato eseguito e di stabilire se l'operato di chi rende il conto sia adeguato a criteri di buona amministrazione.

Neppure si richiede che le voci di spesa siano trascritte nel verbale assembleare, ovvero siano oggetto di analitico dibattito ed esame alla stregua della documentazione giustificativa, in quanto rientra nei poteri dell'organo deliberativo la facoltà di procedere sinteticamente all'approvazione stessa, prestando fede ai dati forniti dall'amministratore alla stregua della documentazione giustificativa.

È pertanto valida la deliberazione con la quale, come nella specie, si proceda sinteticamente all'approvazione di una voce, o si indichi la somma complessivamente stanziata, atteso che i criteri di semplicità e snellezza del rendiconto consentono, senza concreti pregiudizi per la collettività dei comproprietari, finanche la possibilità di una regolarizzazione successiva delle eventuali omissioni nell'approvazione del medesimo.

Conservazione dei documenti condominiali: le regole da seguire secondo la privacy

Scarica Cass. 8 giugno 2020 n. 10844

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Giu
Giu domenica 14 giugno 2020 alle ore 10:13

Nel 2020 molti documenti, anzi quasi tutti, nascono in formato digitale. Dunque se il condòmino chiede, tra l'altro in tempi di Covid e difficoltà relative, che gli vengano inviati via e-mail alcuni documenti (es. estratti conto di un conto corrente per un anno solare, al max 12 PDF), e non riceve alcuna risposta dall'amministratore, l'amministratore sta violando qualche norma o può, alla fine, "salvarsi" dietro la ormai vetusta regola sui locali in cui conservare la documentazione (che oggi per me sono dei data centers sparsi in tutto il mondo, non gli studi professionali...)?

Giu
Giu domenica 14 giugno 2020 alle ore 10:14

Intendo dire: l'amministratore può opporre il fatto che non abbia chiesto di fissare un appuntamento per recarmi di persona presso il suo studio?
Per cosa poi... Vedere le stampate di documenti PDF e magari pagare pure per fare le fotocopie!!

Maria
Maria giovedì 18 giugno 2020 alle ore 11:37

vorrei porre un quesito che, forse, non è proprio coerente con l'argomento.
L'inquilino che non riceve la documentazione contabile né dal proprietario né dall'Amministratore come deve comportarsi?
Io ho sempre pagato, ben oltre le spese ordinarie, ma non ricevo il conguaglio a credito né , comunque, alcuna documentazione, nonostante abbia più volte protestato e inviato PEC ai soggeti coinvolti.
Vi ringrazio per eventuali risposte
Maria Torrente

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