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La conservazione dei documenti condominiali: quali regole seguire secondo la privacy?
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La conservazione dei documenti condominiali: quali regole seguire secondo la privacy?

Ecco i principi base da seguire per l'adeguamento

Avv. Carlo Pikler 

Lo Studio di amministrazione, così come ogni altro soggetto che tratti i dati in modo continuativo, è obbligato a dotarsi di sistemi di conservazione adeguati alle proprie dimensioni, considerando la tipologia di dati trattati nel corso della prestazione professionale.

=> L'amministratore di condominio può distruggere i documenti condominiali?

Il Regolamento Europeo 16/679 (GDPR) indica le misure da impiegare, ora non più minime (come prevedeva la versione prima del D.Lgs 196/2003), ma adeguate al rischio che andrà analizzato e valutato, trovando delle idonee contromisure a quest'ultimo, che potranno variare a seconda di una serie di parametri tra i quali la tipologia e la quantità dei dati trattati e le risorse economiche potenzialmente impiegabili dal professionista in questione.

Ciò vuol dire che i Professionisti e gli Studi Professionali, seguendo il principio dell'accountability, devono assumersi la responsabilità di decidere le misure idonee di sicurezza, analizzando la propria organizzazione, la natura delle informazioni, nonché le finalità perseguite attraverso il trattamento dei dati degli interessati e giustificare l'impiego di quelle risorse economiche atte a trovare le contromisure per mitigare il rischio e l'impossibilità di non poterne invece impiegare di ulteriori.

=> Il diritto alla visione e produzione e/o invio dei documenti condominiali

La norma nazionale di riferimento in relazione alla conservazione dei dati è l'articolo 32 del D.Lgs. 231/2007 che testualmente dispone: "I soggetti obbligati adottano sistemi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni idonei a garantire il rispetto delle norme dettate dal codice in materia di protezione dei dati personali nonché il trattamento dei medesimi esclusivamente per le finalità di cui al presente decreto.

Le modalità di conservazione adottate devono prevenire qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni ed essere idonee a garantire la ricostruzione dell'operatività o attività del cliente nonché l'indicazione esplicita dei soggetti".

Secondo invece le norme generali dettate dal GDPR, vanno garantiti:

  • la disponibilità dei dati, quindi la salvaguardia del patrimonio informativo in relazione alla garanzia di accesso, uso e confidenzialità dei dati;
  • l'integrità dei dati, in quanto questo non deve subire modifiche o cancellazioni per errori o azioni volontarie, o per malfunzionamenti o danni dei sistemi tecnologici;
  • la riservatezza informatica, cioè la gestione della sicurezza in modo da mitigare i rischi connessi all'accesso o all'uso delle informazioni in forma non autorizzata.

In qualsiasi momento, il professionista dovrà essere in grado di comprovare di aver rispettato questi criteri per essere conforme al GDPR.

=> Addio vecchio cestino della spazzatura! Si può essere sanzionati.

E l'amministratore, nell'ambito della sua attività di gestione ed amministrazione dello stabile, quanto tempo deve conservare i dati?

Principio generale dettato dal GDPR (principio del DATA RETENTION), ci dice che i dati possono essere conservati per il periodo di tempo minimo necessario al loro trattamento. Nell'ambito che ci interessa, questo periodo, per quanto riguarda l'uso del dato, consiste in quello di vigenza del mandato di amministratore del Condominio e in quello di eventuale successiva prorogatio, fino al passaggio di consegne con l'amministratore successivamente nominato.

In caso di scioglimento del vincolo derivato dalla perdita del diritto reale o di godimento sull'unità immobiliare, deve sempre prevedersi per l'interessato il diritto di limitazione al trattamento (la sola conservazione con esclusione di qualsiasi altro utilizzo).

Alla cessazione del rapporto, invece, verrà mantenuta copia dei documenti condominiali per 10 anni solo per la finalità di conservazione (art. 2220 c.c. In ottemperanza alla prescrizione del diritto di agire a fronte di una paventata lite attiva o passiva collegata ad azioni di responsabilità contrattuale e ovviamente per tutta la durata del processo, con la possibilità di uso dei dati strettamente necessari a quel giudizio e per la sola finalità di difesa nel contenzioso stesso, con esclusione di qualsiasi altro utilizzo).

Potrà inoltre tenersi copia dei documenti fiscali, in ottemperanza agli obblighi di legge e per la finalità di eventuali verifiche.

In caso di eventuale sanzione per trasgressione a questi principi e disposizioni? L'art. 83 del GDPR non lascia scampo rispetto a sanzioni abnormi che saranno irrogate direttamente in capo all'amministratore.

=> Come archiviare correttamente i dati e come difendersi in caso di virus informatici o di pirateria informatica

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