Con l'art. 1, comma 10, del dl n. 33/2020 è venuto meno il divieto di riunione, a condizione che sia rispettata la distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro tra i partecipanti e con l'adozione di una serie di misure precauzionali atte a evitare per quanto possibile nuovi contagi. Ma cosa occorre fare concretamente per ricominciare a svolgere in sicurezza le assemblee condominiali?
La scelta di un luogo idoneo.
Il punto di partenza è sicuramente quello di individuare un luogo che consenta, come appena detto, il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro tra i partecipanti.
Questa circostanza solleva evidentemente una serie di problemi in capo al soggetto chiamato a convocare l'assemblea, ossia l'amministratore (ma potrebbe trattarsi anche dei condomini, secondo il meccanismo di cui all'art. 66 Disp. att. c.c.).
Occorrerà infatti individuare uno spazio di ampiezza tale da consentire il rispetto del distanziamento imposto per legge. E le misure, ovviamente, varieranno in base al numero dei condomini partecipanti.
Si badi che il calcolo dei metri quadrati a ciò necessari dovrà essere effettuato sulla base del numero degli aventi diritto a partecipare all'assemblea e non tenendo conto di quelle che sono le percentuali solite di presenza alle riunioni di quello specifico condominio. Bisogna essere preparati a ogni evenienza, quindi anche a una partecipazione totalitaria.
Soprattutto nei condomini di maggiori dimensioni, sarà utile che l'amministratore "lavori" per ridurre il più possibile la presenza dei condomini alla riunione, spiegando loro le evidenti motivazioni che consigliano prudenza nel contingentare la partecipazione diretta.
Lo strumento di indubbia utilità per raggiungere lo scopo è sicuramente quello della delega, ovviamente rispettando i limiti di legge per il cumulo delle stesse sul medesimo soggetto.
Si pone allora una prima domanda: luogo aperto o chiuso? Il dl n. 33/2020 non prevede nulla al riguardo. Quindi deve ritenersi che vadano bene entrambe le soluzioni, purché vengano in ogni caso rispettate le precauzioni volta per volta necessarie.
Un luogo chiuso dovrà quindi avere dimensioni utili a ospitare in sicurezza tutti i condomini eventualmente partecipanti e dovrà essere costantemente e naturalmente aerato durante lo svolgimento della riunione (quindi non vanno bene locali sotterranei, così come è opportuno evitare di utilizzare l'aria condizionata, evitando in ogni caso il ricircolo dell'aria).
Ove si scelga un luogo all'aperto, occorrerà invece fare attenzione a individuare misure che consentano di evitare una indebita diffusione di dati personali a soggetti non autorizzati (si pensi ad esempio a cortile sul quale si affaccino più edifici condominiali).
Il luogo di svolgimento della riunione dovrà quindi essere scelto dall'amministratore, anche tenendo conto di eventuali disposizioni regolamentari (che, ove necessario, potranno però essere derogate, poiché la normativa emergenziale ha un chiaro carattere imperativo), competendo di conseguenza a quest'ultimo eventuali responsabilità connesse all'individuazione di un luogo non idoneo.
La redazione di linee guida per lo svolgimento dell'assemblea.
Una volta individuato il luogo di svolgimento della riunione, occorre procedere a una sorta di check-list delle misure di sicurezza da adottare, anche sulla base delle condizioni specifiche dell'area prescelta, che aiuterà l'amministratore a fare mente locale delle attività da compiere e si potrà poi trasformare nelle linee guida per la partecipazione all'assemblea che sarà utile inviare ai condomini unitamente all'avviso di convocazione e affiggere nella bacheca condominiale e nelle aree comuni, nonché nel luogo in cui si terrà la riunione.
Sarà importante evidenziare nelle linee guida come i condomini siano obbligati a non prendere parte alla riunione ove siano soggetti alla quarantena o in presenza di febbre (oltre i 37,5 gradi) o altri sintomi influenzali (art. 1 del dpcm 17 maggio 2020), potendo ovviamente delegare un altro condomino o un terzo.
Si ricorda inoltre come in base all'art. 1 del dl n. 33/2020 sia fatto divieto di mobilità dalla propria abitazione alle persone sottoposte alla misura della quarantena per provvedimento dell'autorità sanitaria in quanto risultate positive al Covid-19, fino all'accertamento della guarigione.
Può essere anche opportuno "suggerire" di ricorrere alla delega a quei condomini più anziani o a quelli affetti da patologie croniche o con stati di immunodepressione congenita o acquisita, in modo da non correre alcun rischio.
Prima dell'assemblea occorre procedere alla pulizia e alla igienizzazione degli spazi deputati allo svolgimento della riunione. A questo proposito occorre anche porsi il problema della necessità o meno della sanificazione dell'area. Vi è infatti differenza tra pulizia/igienizzazione e sanificazione.
La seconda operazione prevede l'utilizzo di speciali prodotti e può essere operata soltanto da imprese specializzate, che a operazione compiuta rilasceranno idonea documentazione (si raccomanda di consultare il registro delle imprese e verificare che il fornitore a cui ci si rivolge svolga effettivamente detto servizio).
L'amministratore non sembra sia obbligato a sanificare il luogo di svolgimento dell'assemblea, ma è evidente come ciò potrebbe migliorare notevolmente la sicurezza dei condomini e ridurre il rischio di contagi.
In alcuni casi la sanificazione potrebbe poi essere imposta da ordinanze locali, quindi è sempre meglio controllare la situazione del comune in cui si trova il luogo scelto per lo svolgimento dell'assemblea.
Si può ritenere che l'attività di sanificazione sia qualificabile come spesa urgente e rientri nelle competenze dell'amministratore.
Sarà comunque opportuno informarne l'assemblea e ottenere l'eventuale ratifica della spesa.
Una buona soluzione potrebbe anche essere quella di individuare per lo svolgimento dell'assemblea un luogo che il proprietario si impegni a mettere a disposizione come già igienizzato e sanificato, esibendo all'amministratore la relativa documentazione, in modo da ridurre gli oneri e le responsabilità in capo a quest'ultimo.
Assemblea condominiale in via telematica
Il rilevamento dello stato di salute dei condomini.
Occorre partire dall'assunto, per quanto scontato, che ogni condomino è responsabile del proprio comportamento. L'attuale normativa emergenziale, come indicato in precedenza, impone a chi si trovi in quarantena o abbia una temperatura superiore a 37,5 gradi di rimanere a casa (e quindi di non partecipare alle riunioni).
Ferma la responsabilità personale di ciascuno e fermo restando che l'amministratore non è tenuto a effettuare controlli del genere, ci si potrebbe comunque chiedere se il medesimo possa pretendere di misurare la temperatura dei soggetti che si presentano per la partecipazione all'assemblea.
In via preliminare occorre ricordare che i dati sanitari rientrano in quella categoria speciale di dati personali che si definivano dati sensibili nel c.d. Codice privacy di cui al dlgs n. 196/2003 ante riforma e che oggi rientrano nell'art. 9 del c.d. Gdpr, ossia il regolamento europeo n. 679/2016.
Il trattamento di questi dati è vietato, salvo che ricorrano determinate circostanze previste dalla medesima disposizione.
Per quello che interessa l'amministratore e i condomini, esso è possibile solo previa informativa e con il consenso esplicito dell'interessato per specifiche e ben definite modalità di trattamento.
Le altre ipotesi di esenzione previste dall'art. 9 del Gdpr, con particolare riferimento ai trattamenti di dati sensibili per finalità di cura, riguardano infatti soltanto quelli effettuati da (o sotto la responsabilità di) determinati soggetti, a cominciare dagli operatori del sistema sanitario.
Nello specifico delle misure atte a individuare i soggetti colpiti dal Covid-19, il Garante privacy, fin dall'inizio del mese di marzo, ha ricordato come detta attività possa essere svolta solo da soggetti che istituzionalmente esercitino funzioni sanitarie.
Gli amministratori devono pertanto astenersi dal raccogliere, in modo sistematico e generalizzato, anche attraverso specifiche richieste al singolo condomino, informazioni sulla presenza di eventuali sintomi influenzali o dati riferiti ai suoi contatti più stretti o comunque rientranti nella sfera personale.
L'accertamento e la raccolta di informazioni relative ai sintomi tipici del Coronavirus e alle informazioni sui recenti spostamenti di ogni individuo spettano infatti agli operatori sanitari e al sistema attivato dalla protezione civile, che sono gli organi deputati a garantire il rispetto delle regole di sanità pubblica.
Tuttavia, con la ripresa delle attività produttive, il più recente dpcm del 17 maggio 2020 ha espressamente abilitato alcuni operatori economici a limitarsi a rilevare la temperatura dei propri clienti per valutare se sia possibile farli entrare nei propri esercizi commerciali (si pensi ad esempio ai ristoranti, agli stabilimenti balneari, ecc.).
Anche per gli uffici privati aperti al pubblico, come ad esempio gli studi professionali, è prevista la possibilità di misurare la temperatura degli utenti (allegato 17).
Quest'ultima disposizione potrebbe consentire di ritenere possibile che anche l'amministratore possa procedere a detto rilevamento, beninteso nel caso in cui l'assemblea si svolga nel proprio ufficio.
La verificazione di questa circostanza, tuttavia, tenuto conto di quanto si diceva in precedenza circa le misure minime di distanziamento sociale da rispettare nel luogo di svolgimento della riunione, pare poco probabile.
Al di fuori di questa ipotesi non si può che ritenere che il rilevamento della temperatura corporea dell'interessato sia possibile soltanto con il consenso di quest'ultimo e previa informativa sulle modalità e le finalità del trattamento.
È infatti evidente come già la semplice rilevazione della temperatura costituisca di per sé un trattamento, anche ove il dato sanitario in tal modo ottenuto non venga ulteriormente trattato (ad esempio registrato o comunicato a terzi).
Ove tuttavia il condomino negasse il proprio consenso a tale rilevazione, l'amministratore non potrebbe comunque negargli la partecipazione all'assemblea.
Lo svolgimento dell'assemblea.
Nell'imminenza della riunione occorrerà fare in modo di evitare assembramenti al momento dell'ingresso dei condomini nel luogo deputato allo svolgimento dell'assemblea.
Sarà utile ricordarlo ai condomini nelle linee guida e organizzare una sorta di servizio di accoglienza per gestire l'entrata dei partecipanti.
Le stesse cautele valgono anche per la fase dell'uscita dei condomini al termine della riunione.
Sarebbe ideale se il luogo prescelto avesse più varchi da utilizzare come entrata e uscita, in modo da evitare ulteriormente il rischio di assembramenti.
All'ingresso dovrebbe poi essere posizionato un dispenser di liquido igienizzante per le mani.
Durante lo svolgimento dell'assemblea occorrerà limitare il più possibile la circolazione di documentazione cartacea tra i partecipanti. Questi ultimi dovranno ovviamente indossare la mascherina e i guanti protettivi (utile anche prevederne la fornitura in sede assembleare) e, come detto, dovrà essere garantito un costante ricambio dell'aria in caso svolgimento della riunione in un luogo chiuso.
Assemblee condominiali a distanza
