In condominio è noto che l'amministratore, al termine di ciascun anno contabile, ha l'obbligo di presentare all'assemblea il rendiconto condominiale, che descrive la sua attività di gestione.
In particolare, ex art. 1130 n. 10 c.c., l'amministratore deve redigere il "rendiconto condominiale" annuale della gestione e convocare l'assemblea, che provvede, ex art. 1135 c.c., all'approvazione del "rendiconto annuale dell'amministratore".
In effetti, già la differente qualificazione del rendiconto in seno alle due norme appena citate la dice lunga sui numerosi dubbi e dibattiti che aleggiano intorno a tale documento contabile.
Una breve guida=> Un vademecum sul rendiconto condominiale. Una sentenza da non perdere assolutamente...
È palese la discrasia terminologica relativa alla descrizione del rendiconto, che il legislatore della riforma qualifica con l'aggettivo "condominiale", come se fosse relativo al condominio in senso lato, mentre l'originaria legge sul condominio lo definisce proprio "dell'amministratore", con un lessico chiaramente sotteso alla sua qualità di mandatario dei condòmini.
In ogni modo è condivisibile assimilare l'amministratore al mandatario con rappresentanza, che, alla scadenza del mandato, a norma dell'art. 1713 c.c., è tenuto a restituire ciò che ha ricevuto nell'esercizio del mandato, per conto del condominio (Cass. n. 10815/2000).
Se ne deduce che l'amministratore potrebbe essere chiamato a redigere il rendiconto della sua gestione anche prima dell'anno contabile, nel caso in cui, ad esempio, venisse revocato dall'incarico ad amministrare il condominio, prima della scadenza del mandato.
Ora, definire il rendiconto come "condominiale" potrebbe ingenerare la convinzione che il consuntivo possa essere redatto anche da un soggetto diverso dall'amministratore di condominio.
Chissà, potrebbe trattarsi di un tecnico incaricato dall'assemblea condominiale o più semplicemente di un abile condomino, con funzioni di amministratore ombra, oppure potrebbe trattarsi del consiglio di condominio, che è disciplinato dalla stessa norma sul rendiconto.
D'altronde l'amministratore, ai sensi dell'art. 1130 n. 10 c.c., è soltanto obbligato a presentare il rendiconto entro centottanta giorni e poi il legislatore, con la riforma dell'art. 1129 c.c., ha introdotto anche la figura del facente funzioni dell'amministratore.
Rendiconto condominiale, quali documenti devono necessariamente comporlo?
Non rappresenta una novità il fatto che in molti condomini la contabilità venga redatta dai soliti ignoti condòmini, detentori della maggioranza millesimale, che gestiscono anche l'operato dell'amministratore, reo di non saper redigere la stessa contabilità.
In ogni caso, al di là di chi rediga la contabilità condominiale, l'importante è che il rendiconto sia conforme al dettato dell'art. 1130 bis del codice civile.
Tale norma, che descrive il rendiconto ed i documenti contabili di cui si compone, ossia il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e la nota esplicativa sintetica della gestione, inspiegabilmente omette di menzionare, non soltanto il necessario "stato di ripartizione", di cui all'art. 63 disp. att. c.c., ma anche e soprattutto i criteri contabili generali da seguire nella stesura dello stesso documento contabile.
Ma cosa sono i principi contabili e soprattutto quali sono quelli da seguire nella redazione del rendiconto condominiale?
In generale i principi contabili rappresentano l'insieme delle regole tecniche, che fissano le modalità di contabilizzazione, nonché i criteri di valutazione ed esposizione dei valori da inserire nel bilancio di esercizio.
Tali regole servono ad interpretare ed integrare, tecnicamente, le norme di diritto civile vigenti in materia di bilancio. L'art. 2423 comma II° c.c. prevede che il bilancio debba essere redatto con chiarezza e debba rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale nonché finanziaria della società, con il risultato economico dell'esercizio.
Sotto tale profilo è vero che la contabilità presentata dall'amministratore del condominio non deve essere redatta con forme rigorose, analoghe a quelle prescritte per i bilanci delle società, ma deve però essere idonea a rendere intellegibili ai condòmini le voci di entrata e di uscita, con le relative quote di ripartizione (Cass. ex multis n. 9099/2000 e 1405/2007). Di certo, un rendiconto stilato con rigorosi principi contabili qualifica il vero amministratore professionista.
Il rendiconto condominiale, seppure non soggiace alle norme di bilancio vigenti in materia societaria, in quanto nessun articolo del codice civile lo prevede, comunque deve rispondere ai principi generali e fondamentali di chiarezza nella redazione e correttezza della rappresentazione dei dati di entrate ed uscite e della situazione patrimoniale, con indicazione, per riassunto, dei fondi a disposizione, delle somme da riscuotere e di quelle da pagare, nonché del riepilogo finanziario, comprensivo di cassa e banca.
Annullamento del rendiconto ed effetti sulla contabilità condominiale
Ne consegue che il principio fondamentale da seguire per la redazione del rendiconto deve essere tale da facilitare il controllo dei dati da parte dei condòmini.
Ma il rendiconto condominiale deve essere redatto per cassa o per competenza?
L'argomento è molto complesso e dibattuto a causa dell'evolversi della tenuta della contabilità condominiale, che presenta diverse affinità con le regole vigenti nel diritto societario, seppure il condominio non sia assimilabile ad un'impresa.
In tal senso il condominio rappresenta una sorta di comunione forzosa di beni immobili, che genera spese di funzionamento e di mantenimento, ma che non vende o produce alcunché, né tantomeno fa credito.
Ciò è sufficiente per capire come impostare la contabilità condominiale, che deve essere fondata su un sistema di rilevazione finanziaria, di tipo semplificato e soprattutto intellegibile.
In altri termini l'amministratore deve dimostrare, con estrema chiarezza, come è stato speso il denaro incassato dai condòmini, in un'ottica gestionale proiettata sull'andamento della stessa gestione.
Per tali ragioni, nella redazione dei rendiconti, è possibile seguire princìpi contabili diversi, che comportano ciascuno vantaggi e svantaggi.
Ma prima di fornire una risposta al quesito bisogna analizzare la differenza tra i due sistemi contabili vigenti in materia condominiale, cioè il principio di cassa e quello di competenza.
Il principio di cassa è una procedura connessa unicamente alle spese ed alle entrate, che sono state effettivamente sostenute nel periodo gestionale di riferimento, con assoluta corrispondenza tra i movimenti contabili registrati nel libro cassa e quelli risultanti dall'estratto conto.
Ad esempio, la fattura per il servizio di pulizie riferita al bimestre novembre-dicembre 2017, che non sia stata pagata dall'amministratore nell'anno 2017 non potrà essere inserita nel rendiconto condominiale dell'esercizio di gestione 01/01/2017=31/12/2017 e quindi non potrà essere ripartita nello stesso consuntivo.
Il principio di competenza, invece, prescinde dall'effettività della spesa e cioè dal fatto che ci sia stato l'esborso effettivo di denaro, considerando le entrate e le uscite riferite al periodo gestionale.
Con riferimento a tale principio, per ritornare all'esempio di prima, la fattura per il servizio di pulizie del bimestre novembre-dicembre 2017, che non sia stata pagata dall'amministratore nell'anno 2017 potrà essere regolarmente inserita nel rendiconto condominiale dell'esercizio di gestione 01/01/2017=31/12/2017 e ripartita con i millesimi di riferimento, in quanto risulta essere riferita ad una prestazione avvenuta nello stesso anno 2017.
Mancata approvazione del preventivo e del rendiconto condominiale, quali conseguenze?
In termini pratici il metodo della competenza, seppure più complesso, consente ai condòmini di controllare con precisione le spese, in quanto, per tornare al nostro esempio, la spesa preventivata per il servizio di pulizie annuale corrisponderà alla spesa consuntivata per lo stesso anno e ciò indipendentemente dall'effettivo pagamento delle fatture di riferimento, che se rimaste impagate nel 2017 saranno riportate nell'ambito dei debiti verso terzi di cui alla situazione economico-patrimoniale dell'esercizio di gestione 01/01/2017=31/12/2017.
Peraltro, con riferimento al disposto dell'art. 63 disp. att. c.c, per il quale "chi subentra nei diritti di un condomino è obbligato, solidalmente con questo al pagamento dei contributi relativi all'anno in corso e a quello precedente", non è pensabile applicare il principio di cassa al rendiconto perché nel caso in cui una fattura, come ad esempio quella per i consumi acqua, venga pagata oltre tale biennio e magari la stessa unità immobiliare abbia subito più vendite, con l'applicazione di tale metodo non sarebbe facile comprendere a chi compete la spesa. A giudicare dalla norma, però, non sussiste alcun principio di cassa o di competenza da rispettare, in quanto l'art.1130-bis si limita soltanto a dire, in modo generico, che il rendiconto deve contenere "le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio" che, con riferimento alle procedure contabili da seguire, vuole dire tutto e niente.
Di conseguenza, in assenza di una regola contabile certa, da seguire nella redazione del rendiconto, è indubbio che l'esperienza e soprattutto la professionalità dell'amministratore di condominio fanno la differenza in termini di intellegibilità del bilancio e di "immediata verifica" da parte dei condòmini.
L'amministrazione di condominio esperto, infatti, redige il rendiconto seguendo il principio di competenza, che è considerato dagli addetti ai lavori più confacente alla realtà condominiale, in quanto più facile da comprendere.
A ben vedere, però, l'amministratore esemplare applica entrambi i criteri, usandoli in seno al rendiconto dell'anno precedente e al connesso preventivo spese dell'anno successivo, ossia una sorta di criterio misto.
Nello specifico adotta il principio di competenza per le uscite inserite nel rendiconto, ovverosia per le fatture riferite all'esercizio di gestione dell'anno precedente, ed il principio di cassa per gli incassi pervenuti da parte dei condòmini fino alla data di redazione dello stesso rendiconto che, come noto, può essere presentato entro centottanta giorni dalla chiusura dell'esercizio, applicando, poi, la compensazione dei saldi individuali consuntivi di fine gestione con gli importi individuali delle rate preventivate per il nuovo esercizio gestionale.
In questo caso i reciproci debiti e crediti tra condominio e singoli condòmini si estinguono-compensano per le quantità corrispondenti, così come previsto dall'art. 1241 del codice civile.
L'applicazione mista dei principi è da considerare la soluzione ideale, in termini di praticità, per i condòmini e per l'amministratore che, da un punto di vista professionale, conferirebbe una riconoscibile identità amministrativa ai suoi bilanci, dimostrandosi abile ad applicare non uno, ma entrambi i principi contabili di cassa e di competenza.
Rendiconto falsato o errato. Ecco le differenze...
Avv. Michele Orefice
