Delle riunioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro verbali assemblee, tenuto dall'amministratore.
Come afferma la giurisprudenza
a) non è corretto omettere di riprodurre nel verbale l'indicazione nominativa dei singoli condomini favorevoli e contrari e le loro quote di partecipazione al condominio, limitandosi a prendere atto del solo risultato della votazione, in concreto espresso con la locuzione "l'assemblea, a maggioranza, ha deliberato", non potendo verificare se la delibera è stata assunta dal corretto numero di soggetti (Cass., 19 ottobre 1998, n. 10329; Cass., 29 gennaio 1999, n. 810);
b) la mancata verbalizzazione del numero dei condomini votanti a favore o contro la delibera approvata, oltre che dei millesimi da ciascuno di essi rappresentati, invalida la delibera stessa, impedendo il controllo sulla sussistenza di una delle maggioranze richieste dall'art. 1136 c.c., né potendo essere attribuita efficacia sanante alla mancata contestazione, in sede di assemblea, della inesistenza di tale quorum da parte del condomino dissenziente, a carico del quale non è stabilito, al riguardo, alcun onere a pena di decadenza (Cass., 22 gennaio 2000, n. 697);
c) è annullabile la delibera il cui verbale contenga omissioni relative alla individuazione dei singoli condomini assenzienti o dissenzienti o al valore delle rispettive quote (Cass. Sez. Un., 7 marzo 2005, n. 4806; Cass., 13 novembre 2009, n. 24132).
Il verbale è la narrazione dei fatti nei quali si concreta la storicità di un'azione, in ragione di ciò deve attestare o "fotografare" quanto avviene in assemblea.
La verbalizzazione equivale a dichiarazione di scienza, riproducendo tutto quanto è accaduto nell'adunanza: le eventuali irregolarità formali non comportano l'invalidità della delibera, sempreché si riesca a dimostrare l'effettivo deliberato.
Il testo scritto offre esclusivamente una prova presuntiva, potendosi fornire la prova contraria in merito ad ogni suo aspetto (Cass., 13/11/2009, n. 24132).
Ad esempio, il condomino -dissenziente- che impugna la deliberazione, contestandone la rispondenza a verità, deve fornire la prova che l'assemblea ha deciso diversamente.
Il verbale deve specificare (cfr. Cass., 22 maggio 1999, n. 5014) tendenzialmente, nell'ordine che segue) il condominio; il giorno, l'ora ed il luogo della riunione; le persone nominate rispettivamente presidente e segretario dell'assemblea; se si tratta di assemblea di prima o seconda convocazione, indicando il motivo per cui si tiene l'eventuale seconda convocazione; la modalità di convocazione e l'indicazione che tutti i condomini sono stati invitati a presenziare; gli argomenti posti all'ordine del giorno; le modalità utilizzate per verificare le presenze; l'indicazione dei condomini presenti, con precisa indicazione delle rispettive quote millesimali, e di quelli assenti; in caso di deleghe, l'indicazione di chi è il delegante e chi il delegato; in caso di clausola regolamentare che imponga un limite massimo di deleghe, l'indicazione di quante deleghe sono state conferite ad un medesimo soggetto e da parte di chi onde non incappare nella violazione della predetta clausola; la constatazione della valida (o non valida) costituzione della riunione atta a deliberare in ragione del numero di presenze e del numero di quote millesimali; l'apertura della discussione per ogni argomento all'ordine del giorno, specificandone l'ora; l'approvazione -o la mancata approvazione- dell'argomento per raggiungimento -o mancato raggiungimento- dei quorum deliberativi specificando quanto è stato raggiunto come quorum per singolo tema; la chiusura della discussione per singolo ordine del giorno ed il passaggio all'argomento successivo; l'indicazione dei condomini dissenzienti o astenuti per singolo ordine del giorno; la chiusura della riunione, con l'indicazione dell'ora; la sottoscrizione del verbale da parte del presidente e segretario; la sottoscrizione degli allegati da parte degli stessi soggetti; l'eventuale sottoscrizione dei soggetti coinvolti in volontà negoziale.
La nomina del presidente e del segretario, oltre che la loro sottoscrizione, è necessaria per attribuire la paternità del documento. Ove il verbale fosse carente di queste firme si potrebbero porre problemi circa la sua validità e efficacia, potendo essere considerato un documento non idoneo a dimostrare quanto nel medesimo riportato, come accaduto in assemblea.
Non riportando la sottoscrizione del presidente e del segretario, potrebbe trattarsi di un documento formato in qualunque momento e da chicchessia.
L'indicazione a verbale del voto contrario o del soggetto astenuto è per consentire l'impugnazione entro i successivi 30 giorni da parte del medesimo soggetto. Solo chi ha espresso voto contrario alla decisione presa dall'assemblea è legittimato a rilevarne l'invalidità. Sempre per il rispetto del termine di impugnazione è l'indicazione del condomino assente.
Questi ha possibilità di far valere il motivo di invalidità, stante la sua assenza, da quando gli perviene copia del verbale, non avendo partecipato alla riunione e venendo a conoscenza della stessa da questo momento.
L'indicazione dei dati relativi alla convocazione, alle modalità di avviso ed all'invio del medesimo a tutti i destinatari è necessaria ai fini della valida costituzione della riunione ai sensi dell'art. 1136 primo comma c.c.: come noto, sulla base di questa norma, tutti i condomini devono essere chiamati a partecipare all'assemblea.
Nel verbale della riunione deve poi essere specificato se si tratta di assemblea di prima o seconda convocazione in quanto i relativi quorum, sia costitutivi sia deliberativi, possono essere diversi.
Prima e seconda convocazione e rispettivi quorum
Vige l'obbligo di redigere il verbale c.d. negativo dell'assemblea. Si pensi ad esempio al caso in cui non si è raggiunto il numero legale o non si è riusciti a nominare l'amministratore quando il condominio ha più di otto condomini.
In questa fattispecie la figura dell'amministratore è obbligatoria: ove l'assemblea non vi provveda, viene nominato dall'autorità giudiziaria a seguito di ricorso anche di un solo condomino. Da ciò consegue l'opportunità di dimostrare che il tentativo dell'assemblea è stato infruttuoso. Negli stessi termini è per l'obbligo di redazione del regolamento di condominio.
Se l'assemblea non raggiunge la maggioranza prescritta per l'approvazione del regolamento, il singolo condomino è legittimato a domandarne l'adozione giudiziale.
Lo stesso dicasi per il caso in cui non si forma una maggioranza in seno all'assemblea per deliberare sulla conservazione delle cose comuni: ciascun partecipante può ricorrere all'autorità giudiziaria perché provveda in camera di consiglio, ai sensi dell'art. 1105, comma 4, c.c., norma in tema di comunione, ritenuta applicabile e compatibile al condominio.
Doveri precipui dell'amministratore sono la trascrizione del verbale nel registro dei verbali dell'assemblea nonché la trasmissione ad ogni condomino assente del verbale della riunione tenutasi. Da questo momento parte il conteggio del termine di trenta giorni per l'impugnazione del verbale da parte del condomino assente alla riunione (art. 1137 c.c.).
Ogni passaggio di questo procedimento, a partire dalla convocazione a finire con la verbalizzazione, deve essere compiuto in modo puntuale, altrimenti le deliberazioni possono essere oggetto di annullamento da parte del singolo condomino.
