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Convocazione, allegati e verbalizzazione: un utile vademecum

Notifica dell'avviso di convocazione, documentazione da allegare e verbalizzazione dei votanti: le regole da seguire.
Avv. Mariano Acquaviva Avv. Mariano Acquaviva - Foro di Salerno 

Non può esserci valida assemblea senza notifica dell'avviso di convocazione, atto prodromico per la regolarità della riunione. L'art. 66 delle disposizioni per l'attuazione del codice civile è molto chiaro nell'indicare i requisiti che tale atto deve contenere.

Nonostante ciò, ancora oggi ci sono diverse controversie che giungono fino all'autorità giudiziaria affinché sia risolte. Una di queste riguarda gli eventuali allegati dell'avviso di convocazione, nonché i tempi da rispettare per la sua notifica.

Su questo tema si è espresso il Tribunale di Roma con la sentenza del 27 settembre 2021, n. 14930, la quale rappresenta un utile vademecum in merito a convocazione, allegati e verbalizzazione.

Il caso sottoposto al Tribunale di Roma

Un condominio impugnava una delibera innanzi all'autorità giudiziaria. A suo dire, la decisione assembleare sarebbe stata affetta da molteplici vizi:

  • tardività della notifica dell'avviso di convocazione, la quale non avrebbe rispettato il termine di almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione stabilito dall'art. 66 disp. att. c.c.;
  • mancata indicazione, nel verbale assembleare, dei votanti favorevoli e contrari;
  • mancata allegazione, all'avviso di convocazione, del rendiconto consuntivo della gestione e del preventivo della gestione, con relativi riparti.

    Tale carenza informativa avrebbe determinato, ad avviso dell'istante, l'invalidità delle delibere, quantomeno limitatamente ai punti dell'ordine del giorno relativi all'approvazione del rendiconto e del preventivo.

Verbale sintetico: quando è legittimo?

La notifica dell'avviso di convocazione

Il Tribunale di Roma, con la sentenza n. 14930 del 27 settembre 2021 in commento, ha rigettato tutti i motivi di impugnazione. Vediamo perché.

Con riguardo alla notifica dell'avviso di convocazione, parte istante ne ha contestato la tardività, in quanto effettuata senza il rispetto del termine di 5 giorni prima dell'assemblea previsto dall'art. 66 disp. att. c.c.

In realtà, dall'esame della documentazione prodotta, si è rilevato che l'avviso di convocazione era stato tempestivamente comunicato, sebbene al momento della consegna non vi fosse nessuno per la ricezione.

In queste circostanze, è pacifico il principio per cui la notifica si intende perfezionata quando il portalettere tenta la consegna e, non potendo recapitare la lettera ad alcuno, lascia nella cassetta l'avviso di giacenza, cioè quel tagliando con cui si invita il destinatario a recarsi presso l'ufficio postale per il ritiro dell'atto.

D'accordo con la giurisprudenza pressoché unanime, il Tribunale di Roma ha affermato che «In tema di condominio, l'avviso di convocazione dell'assemblea, ex art. 66 disp. att. c.c., è un atto unilaterale recettizio onde, ai fini della prova della decorrenza del termine dilatorio di cinque giorni antecedenti l'adunanza di prima convocazione (condizionante la validità delle deliberazioni) è sufficiente che esso sia pervenuto all'indirizzo del destinatario ex art. 1335 c.c. nel termine predetto.

Da ciò consegue che, nell'ipotesi in cui l'avviso sia inviato con lettera raccomandata, ove questa non sia consegnata per l'assenza del destinatario, la data rilevante ex art. 1335 c.c. coincide con quella di rilascio dell'avviso di giacenza del plico presso l'ufficio postale, in quanto idoneo a consentirne il ritiro».

Verbalizzazione del voto in assemblea, le cose da sapere

La verbalizzazione dei votanti

Secondo il Tribunale di Roma, la mancata indicazione, nel verbale assembleare, dei votanti favorevoli e contrari non inficia la validità del consesso, atteso che le decisioni erano state assunte all'unanimità.

Si tratta, infatti, «di indicazione del tutto superflua e inidonea a viziare le delibere adottate, ove si consideri che ciascuna votazione è stata adottata (come risulta dal verbale) all'unanimità. Ciò ovviamente implica che non vi sono stati voti contrari e che i votanti favorevoli, direttamente o per delega, sono i medesimi che risultano dall'elenco dei presenti alla pagina iniziale del verbale».

Gli allegati all'avviso di convocazione

A parere del Tribunale di Roma, destituito di ogni fondamento è anche l'ulteriore motivo di impugnazione, cioè la mancata allegazione, all'avviso di convocazione, del rendiconto consuntivo della gestione relativa all'anno 2017 e del preventivo della gestione del primo mese del 2018, con relativi riparti.

Secondo il Tribunale di Roma, né l'art. 66 disp. att. c.c. né altra norma del codice richiede che all'avviso di convocazione siano allegati tutti i documenti in qualche modo d'interesse in relazione alla tematica su cui l'assemblea dovrà discutere.

Citando un precedente arresto, «al fine di soddisfare adeguatamente il diritto d'informazione dei condomini circa l'oggetto della delibera, non è necessario allegare all'avviso anche i singoli importi dei preventivi in questione, posto che per assolvere agli oneri di specificità e chiarezza dell'ordine del giorno e soddisfare il diritto d'informazione dei condomini è sufficiente l'indicazione della materia su cui deve vertere la discussione e la votazione, mentre è onere del condomino, ove intendesse avere a disposizione i dati specifici e la documentazione relativa alla materia su cui decidere, attivarsi per visionarla presso l'amministratore stesso ed eventualmente farsene rilasciare copie a proprie spese» (Tribunale Roma, sez. V, 12/01/2010, n. 316).

La mancata indicazione dei condomini favorevoli alla nomina dell'amministratore: quali conseguenze?

Il condomino che sia interessato a consultare la documentazione può chiedere all'amministratore di prenderne visione prima dell'assemblea. Ciascun condomino ha, infatti, un diritto di consultare e di estrarre copia dei documentazione condominiale, ma tale diritto va esercitato presso i locali ove si trovano gli stessi documenti, nei giorni e negli orari prestabiliti dall'amministratore.

Solo un ingiustificato diniego di accesso e visione avrebbe potuto giustificare l'invalidazione della delibera a tutela del diritto informativo del condomino.

Breve vademecum sulle regole riguardante l'assemblea ordinaria e quella straordinaria

Sentenza
Scarica Trib Roma 27 settembre 2021 n. 14930

Cerca: avviso convocazione notifica

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Paolo
Paolo 08-10-2021 09:41:41

La cosa sorprendente è capire chi è l'avvocato che ha promosso questa causa tenuto conto dei presupposti completamente inesistenti! Scommette che porterà la questione fino alla corte europea!

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E. Ra.
E. Ra. 10-10-2021 08:20:42

Ho l'impressione che gli amministratori stiano diventando troppo tutelati. Non basta pagarli profumatamente, noi condomini dobbiamo anche pagare per avere in visione consuntivi-preventivi-documenti vari. E dire che i datori di lavoro siamo noi!

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Paolo
Paolo 10-10-2021 09:11:42

E chi dovrebbe pagarli se no i condomini? Bisogna solo scegliere se dividere la spesa tra tutti oppure ognuno paga il suo!

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Flavio Gentile
Flavio Gentile 12-10-2021 10:11:04

può sempre comprarsi una casa indipendente così non avrà a che fare con tutelati amministratori che si fanno pagare profumatamente...

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