Condominio Web: Il portale N.1 sul condominio
108826 utenti
Registrati
Il portale N.1 sul Condominio
Copia del verbale dell'assemblea condominiale e conformità all'originale
Problema condominiale? Inviaci un quesito

Copia del verbale dell'assemblea condominiale e conformità all'originale

Il verbale dell'assemblea condominiale viene spedito ai condòmini o comunque spesso utilizzato in copia: quali regole per attestarne la conformità all'originale?

Avv. Caterina Natalotto  

L'assemblea condominiale è sovrana e la sua volontà si sintetizza e si racconta attraverso la redazione del verbale che ai sensi dell'art.1136 c.c. ultimo comma, deve esser trascritto in un registro tenuto dall'amministratore. Il così detto registro dei verbali, disciplinato dall'art. 1130 n. 7 c.c. È diritto di tutti i condomini prenderne visione in qualsiasi momento ed estrarne copia.

L'art.1136 c.c impone la trascrizione del verbale redatto durante l'assemblea condominiale nel registro tenuto dall'amministratore, imponendone, dunque, la forma scritta, ma non chiarisce la natura giuridica ed il valore legale di quello che durante l'assemblea viene formalizzato e cristallizzato.

In ogni caso possiamo affermare che l'originale del verbale stilato deve essere custodito dall'amministratore nell'apposito registro.

Condominio e disconoscimento di documenti in copia

E le copie inviate ai condomini devono essere conformi all'originale? In realtà l'amministratore di condominio non può e non ha il potere di dichiarare la conformità di un documento poiché non svolge la funzione di pubblico ufficiale.

Va da se che ha semplicemente il dovere di comunicare ai condomini, assenti, la copia fotostatica di quel verbale d'assemblea condominiale preservato nel registro dei verbali.

Chi redige il verbale dell'assemblea e che valore ha?

Il verbale è dunque un documento fondamentale essendo espressione inequivocabile della volontà dell'assemblea che sappiamo essere sovrana.

La legge non impone, neppure a seguito della novella introdotta dalla l. n. 220 del 2012, per la validità dell'assemblea, la nomina di un presidente e del segretario, tuttavia, è consuetudine ormai degli amministratori, dopo aver dando atto della regolarità della convocazione ed aver fatto l'appello, di nominare un presidente e un segretario, quest'ultimo è incaricato di scrive e sintetizzare quello che accade in assemblea.

In ogni caso, secondo la Cassazione (Ordinanza del 16 novembre 2017 n.27163) l'assemblea è valida anche senza presidente o segretario.

Relativamente alla natura del verbale, redatto dal segretario, è opportuno ribadire che né l'amministratore di condominio, né il presidente né il segretario dell'assemblea sono pubblici ufficiali, e conseguentemente il verbale non è un atto pubblico e, pertanto, lo si può contestare facilmente, senza bisogno di proporre una querela di falso.

Il verbale dell'assemblea condominiale è, dunque, una semplice scrittura privata, sicché l'eventuale falso ideologico in esso non integra né il delitto di cui all'articolo 485 del Cp, né altre ipotesi di falso documentale punibile.

Esso dimostra solo la provenienza delle dichiarazioni in esso contenute, provenienza che fa capo a chi lo ha redatto e poi firmato (ossia il presidente e il segretario).

I fatti o le dichiarazioni riportati nel verbali non sono da considerarsi automaticamente reali.

Tutto ciò che viene narrato e descritto nel verbale non è per ciò solo già dimostrato.

Come chiarito dalla Cassazione, «il verbale di un'assemblea condominiale ha natura di scrittura privata, sicché il valore di prova legale del verbale di assemblea condominiale, munito di sottoscrizione del presidente e del segretario, è limitato alla provenienza delle dichiarazioni dai sottoscrittori e non si estende al contenuto della scrittura, e, per impugnare la veridicità di quanto risulta dal verbale, non occorre che sia proposta querela di falso, potendosi, invece, far ricorso ad ogni mezzo di prova» Cass. sent. n. 11375/2017, Cass. sent. n. 747 del 15.03.1973, Cass. sent. n. 23903/2013.

Il testo scritto offre esclusivamente una prova presuntiva, potendosi fornire la prova contraria in merito ad ogni suo aspetto.

Verbale d'assemblea, nessuna irregolarità se non si riportano le delucidazioni dell'amministratore

Il condòmino interessato deve impugnare il verbale entro 30 giorni dalla sua comunicazione. Lo deve fare instaurando, con la difesa di un avvocato, una causa in tribunale o davanti al giudice di pace previo esperimento del tentativo obbligatorio di mediazione.

Su di lui grava il cosiddetto onere della prova, dovendo dimostrare i fatti che egli assume essere avvenuti.

Il che significa, verosimilmente, portare le dichiarazioni testimoniali di altri condomini che confermino la sua tesi.

Dunque ricapitolando, il verbale viene scritto, sotto il controllo dell'amministratore, in sede di assemblea condominiale, dal segretario e su dettatura del presidente, questi ultimi di volta in volta nominati; esso sintetizza e raccoglie la volontà dell'assemblea sugli argomenti già comunicati all'ordine del giorno.

Tuttavia, l'assemblea è spesso momento di conflitto tra condomini e, nella foga, accade, non raramente, che scappi qualche parola di troppo.

Insulti, minacce e oltraggi di tutti i tipi vengono esternati forti di un clima infuocato che può giustificare il tono di determinate frasi.

Che fare, allora, se uno dei condomini, durante la riunione di condominio, minaccia un altro e il presidente dell'assemblea si rifiuta di verbalizzare le dichiarazioni illecite?

Esiste un obbligo di riportare, sul verbale, qualsiasi parola o frase detta nel corso dell'adunanza? Secondo la Cassazione, l'amministratore non è tenuto a redigere nel dettaglio ogni evento occorso durante lo svolgimento della riunione, fermo restando che, se gli altri condomini gli chiedono di farlo, non può esimersi.

In ogni caso, anche se la minaccia viene verbalizzata, il verbale non ha valore di atto pubblico incontestabile, ma è pari a una semplice scrittura privata e la vittima dell'offesa dovrà sempre dimostrare l'accaduto.

È valido il verbale dell'assemblea redatto in formato elettronico e senza firma?

Con l'avvento dei mezzi informatici assistiamo sempre più spesso alla redazione di verbali d'assemblea in formato elettronico, cioè il segretario, addetto alla stesura, sintetizza ciò che accade in assemblea direttamente al computer, anziché sul registro cartaceo, e di conseguenza, pur se data lettura del contenuto alla fine della redazione del verbale, questo non viene firmato né dal presidente né dal segretario né tanto più dai condomini che abbiano fatto espressa richiesta.

La Cassazione ha affrontato di recente questo importante cambiamento e ripercorrendo i ragionamenti sulla validità e natura del verbale, quale strumento dell'assemblea, ha riaffermato che "è la natura di organo collegiale dell'assemblea condominiale che lascia presumere che essa agisca sotto la direzione del presidente …conferendole concretezza di espressione comunicativa"; tuttavia, proprio perché la nomina del presidente e del segretario dell'assemblea dei condomini non è prevista da alcuna norma, la mancata sottoscrizione del verbale da parte di queste due figure non incide sulla validità delle delibere.

Ovviamente, una copia del verbale dovrà essere inviata ai condomini assenti oltre che stampata e spillata al registro dei verbali che deve essere messo a disposizione dei condomini a richiesta.

Se poi i condomini ritengono che il verbale non riporti correttamente quanto accaduto in assemblea dovranno dimostrare con i fatti che le cose sono andare diversamente in quanto.

Non vi è, infine, alcuna norma nella quale sia stabilito che il verbale di assemblea debba essere redatto contestualmente allo svolgimento dei lavori.

A tale ragionamento si ci arriva considerando che la normativa vigente in tema di assemblea di società per azioni, nel prescrivere, all'articolo 2375 del Codice civile, che «il verbale deve essere redatto senza ritardo», lascia a contrario intendere che la sua redazione non dev'essere per forza contestuale in caso di condominio (Tribunale di Palermo, sezione II, 25 marzo 2015).

Via libera alle correzioni del verbale assembleare anche dopo la chiusura

La comunicazione del verbale assembleare deve essere fatta in copia conforme all'originale?

Del verbale assembleare va fatta comunicazione ai condomini "assenti", cioè a coloro che non hanno partecipato - ovviamente, neanche per delega - alla riunione condominiale, anche se comunemente si ritiene opportuno e consigliabile che si faccia pervenire copia del verbale stesso a "tutti" i condomini (specie ai dissenzienti, ossia potenzialmente coloro che sarebbero maggiormente interessati ad impugnare la delibera, al fine di far decorrere quanto prima il termine per l'impugnazione).

La copia comunicata ai condomini deve contenere la dichiarazione di conformità all'originale contenuto nel registro?

La copia conforme all'originale è un atto o un documento che ne riproduce un altro, in particolare emesso da una pubblica amministrazione o da chi svolge la funzione di pubblico ufficiale.

Si ha, nella prassi, presenza di atti che sono dichiarati conformi all'originale anche da soggetti privati ad esempio da professionisti nell'ambito delle loro competenze, spesso in relazione ad atti originali da essi stessi formati o custoditi.

L'obbligo di comunicazione dell'amministratore deve correlarsi alla necessità di conoscenza di un atto vincolante per tutti i partecipanti al condominio, al quale restano impegnati, e che devono avere, soprattutto qualora non presenti alla riunione nella quale è stata adottata una determinata decisione (pregiudizievole ai loro interessi), la possibilità di contestarlo.

La comunicazione va effettuata pure se l'assenza è parziale, nel caso cioè in cui il condomino si sia allontanato per parte della riunione, in quanto, in relazione a tale parte, il condomino allontanato va considerato "assente"; in altri termini, deve essere ritenuto tale chi, pur presente alla riunione, anche se abbia presenziato alla discussione, se ne sia allontanato (temporaneamente o definitivamente) prima dell'adozione della deliberazione.

Il comma 2 dell'art. 1137 cod. civ, tuttora, non prescrive alcuna forma particolare per la comunicazione idonea a far decorrere il predetto termine per l'impugnazione, anche se la prassi, sul punto, ha individuato sostanzialmente tre forme di comunicazione: consegna a mano con sottoscrizione di ricevuta, invio per raccomandata (con o senza ricevuta di ritorno) e notifica tramite ufficiale giudiziario.

Come scrivere il verbale di assemblea

Cerca: copia verbale assemblea condominiale

Commenta la notizia, interagisci...
Biagio
Biagio sabato 18 aprile 2020 alle ore 11:02

La migliore azione a tutela di tutti aggiungendo anche la trasparenza, sarebbe la registrazione audio e il file allegato al verbale. Più prove di così!

Giacomo Mastrantonio Amministratore
Giacomo Mastrantonio Amministratore sabato 18 aprile 2020 alle ore 20:26

Gentile Dott.ssa purtroppo rilevo che in rete non esistono le risposte a tutte le casistiche. Sono un Amministratore e a tutti i miei condomini invio sempre copia del verbale di assemblea corrattemente scansionata e leggibile. L'Amministratore del condominio in cui vivo però invia le copie dei verbali senza la pagina iniziale dove vengono apposte le firme e i relativi millesimi degli intervenuti di persona o per delega. Al posto di questa pagina inserisce sempre la copertina verde del registro, una sorta di sostituzione incomprensibile per confondere le idee ai superficiali. Gradirei dei riferimenti normativi che chiariscano se esiste l'obbligo di inviare la pagina con le firme e se tale comportamento è perseguibile o sanzionabile. Grazie

Nicola
Nicola venerdì 10 luglio 2020 alle ore 12:44

Gentile Avvocato, volevo chiederle: il condomino che ha attribuito delega a rappresentarlo in assemblea ad altro condomino, ha diritto di ricevere nei modi d'uso copia del verbale ? grazie mille

    in evidenza

Dello stesso argomento