Un iscritto al nostro forum ci domanda: “vorrei sapere per quanto tempo i condomini devono conservare i verbali delle assemblee e le copie dei rendiconti del condominio”.
Non è chiaro se il riferimento condomini sia ai singoli – in tal caso avrebbe dovuto esser scritto condòmini – oppure ai condomini intesi come complessi edilizi; in tale ultimo caso facciamo riferimento all'amministratore di condominio.
Nel dubbio daremo risposta al quesito del nostro lettore facendo riferimento ad entrambe le ipotesi
Conservazione dei verbali da parte dei condòmini
I condòmini sono i proprietari delle unità immobiliari facenti parte del complesso condominiale. La legge non pone a loro carico specifici obblighi di conservazione dei documenti.
Eppure ci sono delle eccezioni che è bene tenere a mente e rispetto alle quali è utile, meglio fondamentale, conoscere le tempistiche connesse.
Nel caso di condominio senza amministratore, perché non obbligatorio o perché pur essendo obbligatorio non si sia adempiuto a deliberare la nomina, i documenti condominiali devono essere conservati da tutti i condòmini ed in special modo da quello così detto facente funzione; si tratta di una figura introdotta nel codice civile dalla legge n. 220 del 2012 che assimila, sia pur solamente per obblighi informativi verso terzi, tale persona alla persona dell'amministratore.
Sebbene le norme non indichino specificamente quest'obbligo in capo al condòmino facente funzione è buona norma, in ragione del generale dovere di comportamento diligente, che una persona che si occupa di un affare lo faccia nel migliore dei modi, quindi conservando tutti quei documenti connessi all'affare medesimo.
D'altra parte la gestione di affari non rappresentativa prevede gli stessi obblighi del mandato, nei rapporti interni (art. 2030 c.c.), sicché il compito di conservazione, ad avviso di chi scrive, pare doverosamente connesso agli adempimenti spontaneamente assunti.
In assenza di tale figura non vi sono dubbi che l'obbligo di conservare i verbali ricade su tutti i condòmini. Lo stesso dicasi per il rendiconto, ove lo stesso sia stato predisposto ed approvato.
Conservazione dei verbali da parte dell'amministratore
L'amministratore, per espressa previsione di legge, è tenuto a formare e conservare il registro dei verbali, nonché a consentire la consultazione e l'estrazione di copia da parte dei condòmini.
L'obbligo di conservazione dura per tutta la durata dell'incarico, con obbligo di consegna al momento della cessazione dell'incarico medesimo (art. 1129 c.c.). L'inadempimento dell'obbligo di conservazione del registro dei verbali può portare alla revoca giudiziale, quello di consegna ad una richiesta risarcitoria.
Prendere visione della documentazione condominiale, entro quanto tempo è possibile.
Tempo di conservazione dei verbali
È chiaro che l'obbligo dell'amministratore di conservare i verbali ed i rendiconti approvati dall'assemblea condominiale duri quanto dura il suo mandato. Allo stesso modo dicasi per il facente funzione.
Quanto alla durata dell'obbligo, ad avviso di chi scrive, deve ritenersi che esso sia connesso al contenuto del verbale medesimo e quindi al regime della prescrizione. Idem per il rendiconto.
Si supponga che un amministratore abbia la gestione di un condominio da più di vent'anni.
Si supponga che l'assemblea ordinaria del 1990 abbia provveduto solamente all'approvazione del rendiconto per l'anno 1989, del preventivo per l'anno 1990 e del suo incarico; nessun altra statuizione.
L'obbligo di conservare quei documenti è perpetuo? Sicuramente è perpetuo l'obbligo di conservare il registro di verbali, stante il disposto di cui all'art. 1130 n. 7 c.c. Ma rispetto ai verbali scritti e non riportati in quanto redatti prima dell'approvazione di questa norma?
Prudenza legata alla diligenza nell'espletamento dell'incarico (si ricordi che si tratta di cose altrui) impone che tutti i verbali debbano essere sempre conservati, senza scadenza di alcun termine. La perdita o l'involontario danneggiamento (es. umidità dei luoghi di deposito, ecc.), non dà luogo ad alcuna responsabilità rispetto a questioni prescritte.
Fondamentale è quindi valutare il contenuto del verbale medesimo per poter comprendere l'estensione del tempo di conservazione.
