Il condomino ha diritto a prendere visione ed estrarre copia dei documenti giustificativi relativi ad anni precedenti e riguardanti rendiconti già approvati?
Se sì, l'amministratore ha diritto ad una remunerazione per il tempo dedicato?
Queste le domande che spesso ci giungono e sulle quali è utile soffermarsi: la legge, in tal senso, è chiara e consente d'individuare con certezza diritti ed obblighi.
La giurisprudenza, poi, condivisibilmente, ha tracciato un solco che consente di comprendere come l'esercizio di un diritto - quello di accesso alla documentazione condominiale - non possa comunque essere esercitato in modo tale da divenire un abuso delle proprie prerogative.
Accesso alla documentazione condominiale, quali limiti temporali?
La questione del diritto a prendere visione della documentazione condominiale non è soggetta a limitazioni di tempo differenti da quelle relative all'obbligo dell'amministratore di conservare la suddetta documentazione.
Vediamo il perché di questa risposta e di conseguenza se il mandatario della compagine ha diritto a chiedere un compenso per questa prestazione.
In primis è bene operare una distinzione tra:
a) registri condominiali di cui all'artt. 1130 nn 6 e 7 c.c.;
b) documentazione giustificativa delle spese sulla quale si fonda il rendiconto.
Rispetto ai registri condominiali la legge è chiara e all'art. 1129, secondo comma, c.c. prevede che l'amministratore, all'atto dell'accettazione dell'incarico e ad ogni suo rinnovo, debba indicare ai condòmini "i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata".
È utile ricordare che tali registri sono:
a) il registro di anagrafe condominiale;
b) il registro di nomina e revoca dell'amministratore;
c) il registro dei verbali (con allegato regolamento di condominio, ove esistente);
d) il registro di contabilità.
Rispetto a questi registri la legge non prevede alcuna limitazione temporale di conservazione, quindi se ne deve dedurre che gli stessi debbano essere sempre conservati, senza possibilità di disfarsene.
Da non perdere: Linee guida per la richiesta di accesso alla documentazione condominiale
Accesso alla documentazione giustificativa, i diritti dei condòmini
Passiamo adesso alla documentazione giustificativa del rendiconto o comunque delle spese, cioè alle così dette pezze giustificative.
Ai sensi dell'art. 1130-bis, primo comma, c.c.:
"[…]. I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione".
Diritto di prendere visione in ogni tempo: quindi nessuna limitazione rispetto a documenti inerenti rendicontazioni già approvate.
Esempio: l'assemblea del condominio Alfa ha approvato nel 2019 la rendicontazione dell'anno di gestione 1/1/2018 - 31/12/2018. Tizio nel 2020 ha diritto di prendere visione ed estrarre copia delle così dette pezze giustificative di quell'anno. Così come degli anni precedenti.
Unico limite temporale sono i dieci anni rispetto ai quali vige l'obbligo di conservazione della documentazione giustificativa.
Questi dieci anni si contano dalla data di registrazione (nel registro di contabilità) e comunque al loro trascorrere non consegue il divieto di chiedere copia, ma solamente la possibilità per l'amministratore di disfarsene o quanto meno di porre all'attenzione dell'assemblea la problematica della loro conservazione.
L'amministratore di condominio può distruggere i documenti condominiali?
Come dire: se l'amministratore conserva documenti di 11 anni prima, il solo passaggio di 10 anni non lo esime dall'obbligo di darne visione (ed eventualmente copia) al condomino interessato.
È bene ricordare, infatti, che le rendicontazioni possono essere sempre sottoposte a revisione, ad esempio ai sensi dello stesso art. 1130-bis c.c., e che comunque se un condòmino intravede in una deliberazione di approvazione del rendiconto una causa di nullità, egli ha sempre diritto ad impugnarla (art. 1421 c.c.).
Accesso alla documentazione condominiale, ma senza nessun intralcio all'attività dell'amministratore
Il fatto che i condòmini abbiano diritto d'accesso alla documentazione condominiale non vuol dire che possano esercitare questa loro prerogativa in modo compulsivo e scriteriato.
In tal senso, ormai da anni, la Corte di Cassazione, costantemente, afferma che "la vigilanza ed il controllo, esercitati dai partecipanti essenzialmente, ma non soltanto, in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea, non devono mai risolversi in un intralcio all'amministrazione, e quindi non possono porsi in contrasto con il principio della correttezza, ex art. 1175 c.c. (Cass. Sez. 2, 21 settembre 2011, n. 19210; Cass. Sez. 2, 29 novembre 2001, n. 15159; Cass. Sez. 2, 19 settembre 2014, n. 19799)" (Cass, 18 maggio 2017 n. 12579).
Il condòmino ha diritto di prendere visione ed estrarre copia di fatture e giustificativi, ogni volta che lo ritenga opportuno, ma non deve esercitare questo diritto in modo tale da creare problemi all'attività dell'amministratore. Se voglio visionare le fatture dei consumi idrici di un dato anno, meglio vederle tutte assieme, che una per volta.
Accesso alla documentazione condominiale, quale compenso per l'amministratore?
Passiamo, infine, alla questione compenso. La legge specifica che il condomino deve sempre pagare il costo delle copie richieste.
Tale riferimento, ad avviso di chi scrive, dev'essere circoscritto ai costi vivi per l'estrazione della copia.
Uno specifico compenso, invece, può essere richiesto solamente se comunicato al momento dell'accettazione dell'incarico o del suo rinnovo (art. 1129, quattordicesimo comma, c.c.).
I registri condominiali e la loro visione. Alcune precisazioni
