La materia della documentazione condominiale è spesso oggetto di richieste da parte dei nostri lettori.
Tanti gli aspetti da chiarire a fronte delle scarne indicazioni contenute nel codice civile.
Si pensi all'effettiva estensione dei diritti dei condòmini, alle modalità di esercizio di tali diritti, agli obblighi dell'amministratore, al suo diritto di chiedere una specifica retribuzione, alle conseguenze per l'inadempimento, oppure ancora ai poteri dell'assemblea ed ai loro limiti: tutti aspetti particolari afferenti alla gestione della documentazione condominiale che, sovente, presentano caratteristiche peculiari e non catalogabili a livello generale, date dalla specificità del caso rispetto al quale sorgono.
Com'è stato per quello che ci è stato sottoposto. Vediamolo più da vicino.
Documentazione condominiale, il caso concreto
Un nostro assiduo lettore ci scrive:
«Abito in un condominio formato da 13 condòmini, per ridurre le spese di gestione mi hanno nominato amministratore, essendo pensionato, lo faccio da 5 anni, non percepisco alcun compenso. Per una vita sono stato ragioniere in un'impresa edile, ho avuto spesso a che fare con i condomini, perché non sempre si vendevano subito tutte le unità immobiliari. Conosco la materia e mi aggiorno, mi piace questo ruolo.
Mi piace o forse sarebbe meglio dire che mi piaceva. Perché? Purtroppo come in tutti i condomini c'è sempre una pecora nera, ed è capitata a noi, con i rimanenti 12 condomini si va tutti d'accordo.
Questa condomino è venuto ad abitare in un appartamento nell'edificio da circa 7 anni, dal primo giorno ha dato fastidio in tutti i modi, richiede in continuazione documenti e una mole di corrispondenza, per porre fine a tutto questo l'assemblea condominiale ha deliberato che per ogni riscontro di corrispondenza non riferita alla normale gestione, al condomino interessato deve essere addebitato un rimborso spese all'amministratore di euro 50,00, questo è stato deliberato con un totale di 11 condomini su 13 per 857 millesimi. Io ho preferito non votare per evitare situazioni di conflitto d'interesse.
La mie domande sono:
- l'assemblea può deliberare quanto sopra specificato?
- è corretto fare questo addebito al condomino?
- naturalmente per ogni importo riscosso farò la ritenuta d'acconto su questo introito.
La ringrazio anticipatamente se mi quo dare un suggerimento, e con l'occasione la saluto cordialmente».
Documentazione condominiale, dalla giurisprudenza al codice civile
La questione riguarda, quindi, il pagamento delle spese per l'ottenimento delle copie dei documenti condominiali.
Partiamo dal dato certo: l'accesso alla documentazione è un diritto.
Quest'affermazione discende da anni di pronunce giurisprudenziali in tal senso che, al momento della modifica della disciplina legislativa del condominio negli edifici, sono state introdotte nel codice civile dalla legge n. 220/2012.
Che cosa dicevano esattamente le sentenze?
Si legge in una sentenza del 2001, per citarne una delle tante in materia, che è riconosciuta al condomino «la vigilanza ed il controllo sullo svolgimento dell'attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni e, perciò di prendere visione dei registri e dei documenti che li riguardano, sempre che la vigilanza ed il controllo non si risolvano in un intralcio all'amministrazione, non siano contrari al principio della correttezza e che delle attività afferenti alla vigilanza ed al controllo i condomini si addossino i costi.
Non è necessario, pertanto, che i condomini specifichino la ragione per cui vogliono prendere visione o estrarre copia dei documenti, spettando all'amministratore l'onere di dedurre e dimostrare l'insussistenza di qualsivoglia interesse effettivo in capo ai condomini istanti, perché i documenti personalmente non li riguardano, ovvero l'esistenza di motivi futili o inconsistenti e comunque contrari alla correttezza» (così Cass. 29 novembre 2001, n. 15159).
Sintesi: diritto di sapere e vigilare, ma senza intralciare l'attività dell'amministratore. Per dirla diversamente: il diritto di sapere non può trasformarsi in diritto di ostruire. Come sembra faccia il condòmino verso l'amministratore nostro lettore.
L'art. 1129, secondo comma, c.c. (come modificato dalla legge n. 220/2012), ci dice che l'amministratore all'atto dell'assunzione dell'incarico deve comunicare, tra le altre cose, «i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata» dei registri condominiali. Non solo: ai sensi dell'art. 1130 n. 8 c.c. l'amministratore deve fornire al condòmino che gliene faccia richiesta l'attestazione dello stato dei pagamenti e delle liti e, ai sensi dell'art. 1130-bis c.c., deve fornire la copia della documentazione giustificativa delle spese condominiali.
Ciò vuol dire che il condomino ha sempre diritto a prendere visione ed estrarre copia dei documenti senza specificare il motivo di questa sua richiesta. L'amministratore deve sempre consentire la visione e l'estrazione di copia a meno che non sia in grado di dimostrare la futilità o scorrettezza del comportamento del condomino (es. reiterata richiesta della medesima documentazione, richiesta continua di documenti che possono essere chiesti tutti assieme, ecc.).
Documentazione condominiale, costi e compenso per l'amministratore
Per l'attività di estrazione di copie, lo dice chiaro la legge riformata e già lo diceva la giurisprudenza, il condomino deve sostenerne i relativi costi.
E qui arriviamo al punto: tra i costi devono considerarsi ricompresi anche gli onorari per l'amministratore per questa sua ulteriore attività o i costi devono essere intesi quali costi vivi di gestione?
Al riguardo, ad avviso di chi scrive, se l'assemblea accorda all'amministratore un compenso per il servizio «estrazione e fornitura copie e documenti» senza ciò che sia frutto di un'intenzione volta a scoraggiare richieste di accesso agli atti (in tal caso la delibera potrebbe essere invalida per eccesso di potere se non addirittura nulla per lesione del diritto dei singoli condòmini), poiché tale compenso è liberamente concordabile tra le parti (e per legge dev'essere chiaro in ogni sua voce fin dal momento dell'accettazione dell'incarico, cfr. nuovo art. 1129 c.c.) non devono sorgere dubbi sulla legittimità della decisione assembleare che accordi all'amministratore tale remunerazione.
Che debba essere il condòmino a pagarlo e non tutti quanti, trattandosi di servizio individuale, questa conclusione potrebbe essere considerata legittima alla luce della giurisprudenza che si è pronunciata in tal senso (si veda Cass. 10 Maggio 2019 n. 12573).
