Ma quanto ci costa l'amministratore del nostro Condominio? Quante volte abbiamo sentito questa domanda o quante volte abbiamo noi stessi pensato da quali voci è costituito il compenso dell'amministratore.
La questione non è di poco conto se si pensa da un lato, alla battaglia che molti amministratori e diverse associazioni di categoria fanno da tempo, al fine di ottenere il riconoscimento di un tariffario ufficiale e, dall'altro, se si considera che la legge 220/2012 ha di fatto imposto un connotato di certezza che prima della legge di riforma si riteneva mancante.
Tutto, oggi, ruota attorno al "famigerato" preventivo.
Come noto, la riforma del condominio (legge 220/2012), nel tentativo di portare trasparenza all'interno di un contesto che, purtroppo, aveva lasciato troppo spazio all'autodeterminazione ed alla genericità tanto da indurre il legislatore ad introdurre, con il nuovo articolo 1129 c.c., l'obbligo (di fatto) per l'amministratore, in occasione della nomina o del rinnovo, di specificare analiticamente l'importo dovuto per la sua attività, a pena di nullità della nomina.
La domanda, a questo punto, nasce spontanea: quali importi devono essere specificati? E dovranno essere specificati tutti subito?
L'art. 1129 c.c., al quattordicesimo comma, infatti, così dispone: "L'amministratore, all'atto dell'accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l'importo dovuto a titolo di compenso per l'attività svolta.
A seguire, l'art. 1130 c.c. ricorda che oltre a quanto previsto dall'articolo 1129 e dalle vigenti disposizioni di legge, deve:
1) eseguire le deliberazioni dell'assemblea, convocarla annualmente per l'approvazione del rendiconto condominiale di cui all'articolo 1130 bis e curare l'osservanza del regolamento di condominio;
2) disciplinare l'uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell'interesse comune, in modo che ne sia assicurato il miglior godimento a ciascuno dei condomini;
3) riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell'edificio e per l'esercizio dei servizi comuni;
4) compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell'edificio;
5) eseguire gli adempimenti fiscali;
6) curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell'edificio.
Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all'amministratore in forma scritta entro sessanta giorni.
L'amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe.
Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l'amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;
7) curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell'amministratore e del registro di contabilità. Nel registro dei verbali delle assemblee sono altresì annotate: le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea, le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, ove adottato.
Nel registro di nomina e revoca dell'amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale.
Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate;
8) conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio;
9) fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso;
10) redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l'assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni.
Un primo importante problema, nasce dal fatto che la legge subordina l'importo che l'amministratore può richiedere, alla predetta specifica analitica dell'importo stesso.
Da qui, nel silenzio della legge ed in assenza di parametri e/o tariffari ufficiali a cui poter far riferimento, si è assistito e si assiste ancora oggi, alla preparazione di preventivi colmi di paure e fantasie che hanno portato a due sostanziali generi di preventivo.
Un primo genere è quello adottato cercando di tutelarsi il più possibile dalla paventata nullità di cui all'art. 1129 c.c.: un preventivo di tipo dettagliato, ove si cerca di inserire tutte le attività possibili o anche solo immaginabili che riguardano la professione di amministratore.
Si assiste, allora, a preventivi "modulari", alcuni dei quali elencano in maniera davvero "maniacale" più che analitica, le singole attività dell'amministratore e del suo studio o, in alternativa, i più "equidistanti" preventivi "forfetizzati".
Diciamo subito che, sia nei casi in cui l'amministratore si faccia prendere dal panico, cercando di inserire nel suo preventivo tutto quanto possa anche solo immaginarsi che nelle ipotesi in cui l'amministratore decida di limitarsi ad indicare e specificare il genere di attività che ritiene di dover svolgere, un preventivo, sarà sempre "solo" un preventivo!
Quando l'amministratore anticipa i soldi prima dell'approvazione del preventivo
Corretta appare sicuramente la distinzione, da indicare, al momento della nomina, dell'attività considerata (ma solo sulla carta) ordinaria, distinguendola da quella (sempre sulla stessa carta) straordinaria.
Assistiamo, allora, a preventivi "modulari " che indicano, tra le "prestazioni ordinarie", le predisposizioni ed invio del consuntivo e del preventivo ordinario con i relativi riparti, l'attività di convocazione dell'assemblea e presenza in assemblea stessa con seguente invio dei relativi verbali; ogni ulteriore attività ordinaria.
Si indicano, in tali preventivi, i compensi richiesti per singola unita immobiliare; per i solleciti di pagamento (alcuni indicano a chi verrà, successivamente, addebitato il costo); per evasione adempimenti fiscali etc.
Medesimi preventivi che alla voce "attività straordinaria", inseriscono ad esempio spese di cancelleria, fotocopie etc oppure incontri o sopralluoghi; partecipazione ad incontri di mediazione; conferimento con legali, tecnici etc; apertura e gestioni sinistri e altro ancora.
L'altra tipologia di preventivo, così detto "forfettario", sintetizza, forse troppo, l'offerta economica dell'amministratore, indicando a quanto ammonta il compenso richiesto per "l'amministrazione ordinaria", riassunta in un tot di assemblee ordinarie, un tot di assemblee straordinarie, i solleciti di pagamento, le spese di gestione dello studio (Spese telefoniche, fax, spese trasporto, ecc), la presenza in condominio ogni tot giorni, i sopralluoghi, l'attività fiscale etc.
Quanto "all'attività straordinaria", in genere, i preventivi a forfait, indicano la misura percentuale del compenso dovuto all'amministratore parametrata al valore dell'attività svolta.
A parere dello scrivente, nessuna delle due tipologie potrà mai essere considerata esaustiva e pienamente in linea con il rigore normativo.
Del resto, il preventivo, non può, per sua natura, essere certo, dovendosi valutare, in corso del mandato, l'attività che si renderà di fatto necessaria. Un preventivo, infatti, non potrà mai indicare in anticipo quante assemblee ordinarie l'amministratore sarà tenuto a convocare (nel caso in cui nel preventivo fossero state indicate n. 2 assemblee, tanto per fare un esempio) né quanti rapporti con i fornitori dovranno essere intrattenuti.
Il preventivo dell'amministratore di condominio tra costi reali, apparenti e nascosti
Non avremo mai, nel preventivo, la durata temporale stabilita per tali rapporti, ad esempio.
Non potrà mai considerarsi, nel preventivo, la difficoltà di gestione che potrebbe, l'amministratore, incontrare nel corso del suo mandato.
O, ancora, nel preventivo, non potrà mai essere indicato quanti adeguamenti le leggi che si succederanno nel tempo, costringeranno l'amministratore a continue nuove attività per adeguare o modificare.
Corretto sarebbe, un preventivo di massima. Ciò se non fosse che la spada di Damocle pende sempre sulla testa dell'amministratore, che, per l'effetto della previsione del citato art. 1129 c.c. "deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l'importo dovuto a titolo di compenso per l'attività svolta.
Ecco, la previsione del preventivo, a pena di nullità, ha portato una corsa ad inserire di tutto e di più all'interno del preventivo. Una corsa spesso non ragionata e dunque spesso portatrice di errori.
Superato, poi, lo scoglio del preventivo, l'amministratore incontra l'ostacolo dell'approvazione delle spese (laddove non considerate di ordinaria amministrazione oppure laddove non inserite nel preventivo analitico).
Tutti aspettano al varco l'amministratore, al momento di riconoscere il compenso.
È chiaro che un preventivo dettagliato se non addirittura particolarmente dettagliato, può apparire, in prima battuta, un preventivo analitico a differenza di un preventivo redatto in forma forfettaria.
Non v'è tuttavia, a parere dello scrivente, una chiave di lettura meramente letterale del preventivo che possa indicare come debba essere redatto un preventivo inattaccabile.
Come detto, innanzi tutto perché è errata una norma (art. 1129 c.c.) che preveda la sanzione della nullità della nomina in caso di preventivo non analitico. A tutto voler concedere, la nullità doveva essere prevista quale nullità relativa, limitandola al solo compenso e non anche all'interna nomina.
Anche laddove, peraltro, la carenza di analiticità del preventivo avesse portato alla nullità relativa della voce "compenso", la nomina sarebbe rimasta valida ed efficace ed il compenso spettante all'amministratore salvaguardato poiché rimesso comunque alla valutazione dell'attività effettivamente svolta.
Non si dimentichi, infatti, che il rapporto sotteso all'attività svolta dall'amministratore è quello disciplinato dal contratto di mandato, di cui all'art. 1703 c.c. che, a mente dell'art. 1705 c.c. "si presume oneroso" e "la misura del compenso, se non è stabilita dalle parti, è determinata in base alle tariffe professionali o agli usi; in mancanza è determinata dal giudice".
A ciò si aggiunga che, come detto, un preventivo può solo indicare una presunzione di attività e non può avere la certezza di riportare attività future, con la presunzione di inserirle, ad esempio, tra le attività di ordinaria amministrazione piuttosto che di straordinaria amministrazione.
Ad esempio, in quale genere (ordinaria amministrazione oppure straordinaria amministrazione), inserire il compenso dell'amministratore per la tenuta del registro anagrafico? È attività da far rientrare nelle normali attribuzioni dell'amministratore ai sensi dell'art. 1130 comma 1 n. 6 c.c.? E l'adeguamento al GDPR o, in ogni caso, in relazione alla tutela della privacy? E la partecipazione dell'amministratore in mediazione? È attività ordinaria o straordinaria?
In giurisprudenza, " Vanno considerati di ordinaria amministrazione gli atti che presentino tutte e tre le seguenti caratteristiche: 1) siano oggettivamente utili alla conservazione del valore e dei caratteri oggettivi essenziali del patrimonio in questione; 2) abbiano un valore economico non particolarmente elevato in senso assoluto e soprattutto in relazione al valore totale del patrimonio medesimo; 3) comportino un margine di rischio modesto in relazione alle caratteristiche del patrimonio predetto.
Vanno invece considerati di straordinaria amministrazione gli atti che non presentino tutte e tre queste caratteristiche " (Cass., civ. sez. III, 13 aprile 2010 n. 8720; Cfr. Cass. 15 maggio 2003 n. 7546).
