La conclusione del contratto di mandato (art. 1703 c.c. e succ.) che unisce il Condominio ed il suo Amministratore si può intendere siglata con il "passaggio delle consegne" cioè il momento in cui l'amministratore uscente trasferisce al nuovo i documenti inerenti la gestione del condominio ponendolo nella concreta possibilità quest'ultimo di svolgere il suo incarico.
L'ordinanza del Tribunale di Bari dell'11 febbraio 2021 accoglieva la domanda formulata ex art. 700 c.p.c. da parte un ente condominiale nei confronti dell'amministratore uscente, resistente, ed ordinava l'immediata consegna in favore del ricorrente del residuo di cassa e della documentazione detenuta nella qualità di amministratore.
La decisione del Tribunale di Bari aderiva nella motivata ordinanza a quell'orientamento sella Suprema Corte che ritiene l'amministrazione condominiale un ufficio di diritto privato assimilabile al mandato con rappresentanza, con la conseguente applicabilità, nei rapporti tra l'amministratore e ciascuno dei condomini, delle disposizioni sul mandato.
Pertanto, a norma dell'art. 1713 cod. civ., alla scadenza l'amministratore è tenuto a restituire ciò che ha ricevuto nell'esercizio del mandato per conto del condominio, vale a dire tutto ciò che ha in cassa, indipendentemente dalla gestione alla quale le somme si riferiscono (Cass. n. 10815/2000) e della documentazione contabile relativa al suo mandato.
Il contratto di mandato tra il condominio e l'amministratore (art. 1703 c.c. e succ.)
Secondo l'art. 1326 c.c. il contratto si considera concluso nel momento cui colui che ha fatto la proposta ha conoscenza dell'accettazione dell'altra parte.
Nel caso dell'Ente di gestione Condominio il preventivo dell'amministratore, portato in approvazione all'assemblea e la successiva nomina dell'assemblea stessa, funge da proposta per l'amministratore che salderà il contratto con la sua successiva accettazione.
Di conseguenza, una volta accettato l'incarico, gli effetti delle attività poste in essere dall'amministratore ricadono direttamente nella sfera giuridica dei condòmini (mandato con rappresentanza).
Rapporto di rappresentanza è stato meglio chiarito negli anni dalla stessa Cassazione: «Con riguardo ai rapporti fra amministratori e condominio, che sono regolati dalle norme sul mandato, la presunzione di onerosità del mandato, prevista dall'articolo 1709 c.c., va considerata in correlazione con il disposto dell'articolo 1135, n. 1) c.c., che prevede come eventuale la retribuzione dell'amministratore, inteso nel senso che l'assemblea può espressamente determinarsi per la gratuità dell'incarico».
Anche per la conclusione del mandato dell'amministratore, come tutti i contratti, deve intervenire l'accordo delle parti essendo esso un requisito essenziale del contratto. Tuttavia, spesso il passaggio tra un amministratore ed un altro non è un momento sereno e consensuale.
Il passaggio delle consegne
Quale che sia la causa del venir meno del rapporto di mandato tra amministratore e condomini, il primo è comunque tenuto a fare tutto ciò che è necessario per mettere il nuovo amministratore in condizione di proseguire utilmente nella gestione del condominio.
L'amministratore, ai sensi del novellato art. 1129 co. 8 c.c., alla cessazione dell'incarico, è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso inerente la gestione del condominio e dei singoli condomini è tenuto altresì ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi (articolo così sostituito dall'art. 9 l. n. 220/2012).
Il cosiddetto passaggio di consegne pur essendo un evento, in apparenza, scontato al termine del rapporto tra amministratore e condominio, in realtà è spesso causa di problemi e fonte di contenzioso.
Ed infatti, nel caso in cui l'amministratore uscente non provveda alla restituzione della documentazione, viene meno a un preciso dovere, divenendo inadempiente nei confronti del Condominio che può rifiutare il pagamento del compenso concordato, avvalendosi del rimedio di cui all'art. 1460 c.c., ovvero può adire il Tribunale per ottenere la documentazione trattenuta.
Il verbale di passaggio di consegne non prova il credito dell'amministratore uscente
L'amministratore è tenuto a una gestione contabile rigorosa e trasparente, idonea a rendere intellegibili ai condomini le voci di entrata e di uscita, che deve sempre essere accompagnata dai documenti giustificativi dell'entità e della causale degli esborsi effettuati, in mancanza dei quali non è possibile alcuna verifica sulla correttezza contabile dei rendiconti.
Il ritardo nel passaggio di consegne può essere fonte per il condominio di rilevanti danni. Ecco perché, secondo l'orientamento giurisprudenziale di legittimità, il mancato adempimento di tale dovere rientra tra le ipotesi per le quali si può richiedere legittimamente l'adozione di un provvedimento di urgenza, anche a norma dell'art. 700 c.p.c., oltre che procedere in via ordinaria per l'accertamento dell'obbligo e la condanna alla consegna della documentazione. (Cassazione sesta sezione n 6760, 8 marzo 2019)
Responsabilità civile e penale
La responsabilità civile per la mancata consegna della documentazione inerente l'attività di mandato condominiale può configurarsi come responsabilità contrattuale.
Scaturisce proprio un "obbligazione", a carico del "debitore", cioè colui che deve eseguire la prestazione, ed a favore di un "creditore" cioè colui che ha diritto a riceverla. Il debitore è l'Amministratore uscente mentre il creditore è il Condominio nella persona del suo rappresentante legale cioè l'Amministratore entrante.
Per scongiurare responsabilità a proprio carico l'amministratore uscente deve eseguire la consegna prima possibile assicurando così la continuità gestionale ed evitare possibili danni ai condomini.
Revoca amministratore, impugnazione delibera e passaggio di consegne
Stante l'importanza giuridica del momento della consegna del vecchio al nuovo è necessario ed opportuno redigere il cosiddetto "Verbale di Passaggio di Consegne", documento assolutamente indispensabile nel quale si elencano nel modo più dettagliato possibile i documenti oggetto del passaggio (Regolamento del Condominio; Tabelle millesimali; Registro dei Verbali di Assemblea; Registro di Anagrafe Condominiale; Registro di nomina e revoca dell'Amministratore; Codice Fiscale del Condominio e Documentazione Fiscale; Documentazione Urbanistica e Catastale del Condominio; Documentazione tecnica degli impianti e loro certificazione; Contratti di Appalto e di Assicurazione; Registro di Contabilità, Documentazione Contabile e Bancaria; Bilanci e Rendiconti; Cassa contanti; Saldo del conto corrente).
La mancata consegna può configurarsi anche come illecito penale. I documenti contabili sono indispensabili a tutelare la proprietà o il possesso di un condominio, di conseguenza la mancata consegna della documentazione contabile inerente all'amministrazione di un condominio incide sulla proprietà condominiale, impedendone la corretta amministrazione.
Di conseguenza qualora il condominio abbia ottenuto un provvedimento formale da parte del Giudice Civile che condanna l'amministratore alla restituzione della documentazione, si potrebbe configurare il reato di mancata esecuzione dolosa di un ordine del giudice previsto dall'art. 388 del codice penale.
Non dimenticando inoltre che la mancata restituzione dei documenti relativi all'amministrazione di un condominio, come più volte ricordato dai Giudici di Legittimità (su tutte Cass. Pen., Sez. II, sent. n. 29451 del 10/07/2013 e Cass. Pen., Sez. V, sent. n. 40906 del 18/10/2012), integra gli estremi del reato di appropriazione indebita nella forma aggravata di cui all'art. 61 cod. pen., perché commessa con "abuso di relazioni originate da prestazione d'opera" (Cass. Penale, Sez. VI, sent. n. 36022 del 05/10/2011).
