La legge prevede che delle riunioni dell'assemblea deve essere sempre redatto processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall'amministratore. Il verbale, dunque, costituisce un resoconto di quanto avvenuto all'assemblea e attesta la votazione dei condomini in merito ai punti oggetto di deliberazione.
È molto importante conoscere le regole minime di redazione del verbale di assemblea condominiale per evitare che, nonostante le operazioni di voto si siano svolte regolarmente e con i quorum necessari, la delibera sia poi annullabile per difetto di forma o per incompletezza dei dati.
Contenuto minimo del verbale di assemblea
Il codice civile non prevede regole specifiche di formazione del verbale, né dal punto di vista di esposizione formale né dal punto di vista contenutistico.
Tuttavia, è possibile individuare un contenuto minimo obbligatorio, la cui violazione può comportare l'invalidità della delibera assembleare:
- indicazione di luogo, data e ora dell'assemblea;
- specificazione se prima o seconda convocazione;
- elenco dei nominativi dei condomini presenti e i relativi millesimi (specificando le eventuali deleghe);
- indicazione del presidente e del segretario, se nominati;
- attestazione della verifica della corretta convocazione;
- indicazione dei quorum dei richiesti dalla legge;
- dichiarazioni dei condomini;
- resoconto delle votazioni, con specificazione dei condomini favorevoli, dei contrari e degli astenuti;
- indicazione della decisione assunta.
Come verbalizzare le votazioni
La parte più complessa e delicata della redazione del verbale potrebbe essere quella relativa al resoconto delle votazioni. Difatti, secondo la giurisprudenza ormai consolidata, la redazione del verbale deve essere tale da consentire di risalire al quorum deliberativo e a verificare i nominativi dei condomini favorevoli, dei contrari e degli astenuti.
Sul punto, un'interessante recente sentenza del Tribunale di Latina (15 luglio 2021 n. 1452), ha chiarito che "quanto alla verbalizzazione delle operazioni di voto è sempre necessario, pena l'invalidità della delibera, che per ogni decisione adottata sia chiaramente desumibile chi ha votato a favore, chi ha votato contro ed i quorum con cui si è deliberato".
Ciò al fine di garantire la massima trasparenza nelle operazioni di voto e "verificare se i voti siano stati validamente espressi dai soggetti a ciò legittimati ed è, quindi, necessaria per ricostruire la genesi del processo deliberativo ed accertare la validità delle determinazioni assunte".
Le operazioni di voto, con l'indicazione di favorevoli, astenuti e contrari, può essere contenuta nel verbale stesso, oppure in un foglio separato, purché esso sia parte integrante del verbale, e cioè richiamato o allo stesso materialmente unito
Se manca la completa verbalizzazione delle operazioni di voto, la delibera è annullabile.
Assenza dei nominativi dei condomini: quando la delibera è annullabile
Secondo la Suprema Corte di Cassazione, "non è annullabile la delibera il cui verbale, ancorché non riporti l'indicazione nominativa dei condomini che hanno votato a favore, tuttavia contenga, tra l'altro, l'elenco di tutti i condomini presenti, personalmente o per delega, con i relativi millesimi, e nel contempo rechi l'indicazione, nominatim, dei condomini che si sono astenuti e che hanno votato contro e del valore complessivo delle quote millesimali di cui gli uni e gli altri sono portatori, perché tali dati consentono di stabilire con sicurezza, per differenza, (quanti e) quali condomini hanno espresso voto favorevole ed il valore dell'edificio da essi rappresentato, nonché di verificare che la deliberazione stessa abbia in effetti superato il quorum richiesto dall'art. 1136 c.c. (sent. 10 agosto 2009 n. 18192)" (Cass. 19 novembre 2009 n. 24456).
Dunque, per non incorrere nell'invalidità della delibera, il verbale può essere redatto in due modi diversi:
- o indicando tutti i nominativi dei condomini favorevoli, dei contrari e degli astenuti;
- oppure elencando tutti i condomini presenti, specificando solo i nominativi dei contrari e degli astenuti (consentendo così, per differenza, ai favorevoli).
Tabelle millesimali: revisione, presupposti e deliberazione
Ai fini della verbalizzazione, secondo la giurisprudenza, non occorre indicare anche il nome di battesimo, essendo sufficiente il solo cognome: "Quanto, infine, all'indicazione dei condomini col solo cognome, si è più volte affermato che il verbale dell'assemblea di condominio, ai fini della verifica dei quorum prescritti dall'art. 1136 cod. civ., deve contenere l'elenco nominativo dei condomini intervenuti di persona o per delega, indicando i nomi di quelli assenzienti o dissenzienti, con i rispettivi valori millesimali (v. Sez. 2, Sentenza n. 6552 del 31/03/2015 Rv. 634746; Sez. 2, Sentenza n. 24132 del 13/11/2009 Rv. 610938).
Non si richiede dunque l'indicazione specifica anche del nome di battesimo" (Cass. 25 gennaio 2016, n. 1234).
Valore probatorio del verbale di assemblea
Quanto riportato nel verbale attesta, salvo prova contraria, lo svolgimento delle operazioni di voto.
Il verbale dell'assemblea condominiale offre una prova presuntiva dei fatti che afferma essersi in essa verificati. Di conseguenza, spetta al condomino che impugna la deliberazione assembleare, contestando la rispondenza a verità di quanto riferito nel relativo verbale, provare il suo assunto (Cass. ordinanza n. 16774 del 12/08/2015 Rv. 636401).
Quanto riportato nel verbale, dunque, attesta, salvo prova contraria, lo svolgimento delle operazioni di voto.
Per esempio, l'elencazione dei condomini presenti di persona o per delega, contenuta nella intestazione a verbale fa desumere fino a prova contraria la verità della constatazione, sicché il condomino che risulta presente non può poi impugnare la delibera assembleare per omessa comunicazione dall'invito.
