Uno dei maggiori problemi quando si legge un verbale dell'assemblea condominiale, oltre alla calligrafia, se è redatto a mano, è capire chi ha votato in che modo.
La verbalizzazione della votazione condominiale sulle specifiche delibere posto all'ordine del giorno è aspetto di rilevante importanza per la validità della deliberazione medesima.
Mal verbalizzare l'esito della votazione, non esprimere, ovvero non esprimere completamente determinate informazioni vanifica le esigenze di controllo, specie per gli assenti, rendendo contestabile quel verbale.
Eppure le regole da seguire non sono difficili, la giurisprudenza, nel corso del tempo, sia pur alle volte senza unanimità, ma comunque nel suo filone maggioritario, ha indicato le chiare e semplici regole per far comprendere dalla lettura del verbale chi ha votato che cosa.
Vediamo, allora, quali sono queste regole, chi sovraintende alla loro osservanza e come applicarle in relazione ai singoli casi che possono pararsi davanti una qualunque assemblea.
Verbalizzazione votazione, chiarezza non vuol dire minuziosità
«Non è annullabile la delibera il cui verbale, ancorché non riporti l'indicazione nominativa dei condomini che hanno votato a favore, tuttavia contenga, tra l'altro, l'elenco di tutti i condomini presenti, personalmente o per delega, con i relativi millesimi, e nel contempo rechi l'indicazione, nominatim, dei condomini che si sono astenuti e che hanno votato contro e del valore complessivo delle quote millesimali di cui gli uni e gli altri sono portatori, perché tali dati consentono di stabilire con sicurezza, per differenza, (quanti e) quali condomini hanno espresso voto favorevole ed il valore dell'edificio da essi rappresentato, nonché di verificare che la deliberazione stessa abbia in effetti superato il quorum richiesto dall'art. 1136 c.c.(sent. 10 agosto 2009 n. 18192)» (Cass. 19 novembre 2009 n. 24456).
Il vizio di invalidità che colpisce la delibera la cui verbalizzazione è stata scorretta è l'annullabilità.
Illegittimità, però, non va considerata con rigidità. Il verbale deve consentire di capire chi tra i presenti ha votato ed in che modo. Il verbale, ci dice sempre la giurisprudenza, offre una prova presuntiva dei fatti in esso descritti.
Se si dice che l'assemblea all'unanimità approva il rendiconto, vuol dire che tutti i presenti hanno votato favorevolmente in relazione all'approvazione.
Se Tizio, risultato presente al momento della costituzione dell'assemblea si è allontanato prima di quel voto, ma nessuno l'ha annotato sul verbale, egli sarà considerato presente, dovendo poi lui dimostrare di essersi allontanato. Chiaramente tale situazione è più facile che si verifichi nelle assemblee molto frequentate, quelle dei grandi, grandissimi condòmini.
Come scrivere il verbale di assemblea
Torniamo al verbale.
Verbalizzazione votazione, ruolo di segretario e presidente
Il presidente, ci dice la prassi, disciplina e dirige lo svolgimento dell'assemblea. Regola gli interventi, propone inversioni dell'ordine del giorno, tira le fila del discorso è porta alla votazione. Il segretario verbalizza. Chi ha pratica di condominio sa bene che sovente, in questi casi, un grosso ausilio è dato dall'amministratore.
Al momento della votazione è buona norma che il presidente verifichi chi sono i presenti: ciò non incide sulla prosecuzione dell'assemblea, i quorum costitutivi devono esserci all'inizio, ma se il numero di persone unitamente ai millesimi non rende possibile deliberare, sarà inutile proseguire nella votazione.
Esempio: per la nomina amministratore serve il voto favorevole della maggioranza dei presenti e almeno la metà del valore dell'edificio. Se i presenti rappresentano meno di quei 500 millesimi è anche inutile procedere alla votazione. Questo fatto è bene che il presidente lo ponga in evidenza. Il segretario verbalizzerà il tutto. Se i numeri lo consentono si procede alla votazione.
Non nascondiamoci dietro un dito: il cronico disinteresse di molti condòmini porta i presenti a deliberare sempre, ci siano o meno le maggioranze richieste dalla legge. In tali casi la delibera è annullabile, cioè contestabile dagli assenti, astenuti e dissenzienti nei termini indicati dall'art. 1137 c.c. (per la prima categoria, 30 giorni alla comunicazione del verbale, per astenuti e dissenzienti entro il medesimo termine decorrente dalla deliberazione).
Verbalizzazione votazione, il caso del voto a maggioranza
Passiamo al voto. Se la delibera è assunta a maggioranza, le alternative sono due:
- trascrizione nominale di ogni singolo condòmino, con indicazione dei millesimi e del voto (favorevole, contrario o astenuto);
- se la maggioranza che approva o respinge è schiacciante, allora basterà indicare i soli contrari (favorevoli o astenuti) e il relativo peso millesimale (per differenza se i presenti sono quelli indicati nell'appello iniziale, come si presume, per quanto detto, si conoscerà il quorum raggiunto dalla delibera adottata).
L'indicazione dei millesimi non è fondamentale se il numero dei millesimi è comunque desumibile dall'elenco dei presenti.
Ciò che non può mancare è la possibilità di individuare, con chiarezza, direttamente o indirettamente è indifferente, i condòmini favorevoli, i contrari, gli astenuti ed in relativi millesimi.
È certamente da evitare il classico e erratissimo "l'assemblea a maggioranza approva" se non accompagnato da alcun elemento in grado di far ricostruire chiaramente quanto appena indicato.
Verbalizzazione votazione, il caso dell'unanimità
Diverso il caso della delibera adottata col voto favorevole di tutti i presenti. Qui basta scrivere "l'assemblea all'unanimità approva". Se tutti sono d'accordo, è evidente che si possa comprendere chiaramente chi sono e quanti millesimi rappresentano.
Tutti i condòmini presenti sono quelli elencati al momento dell'appello, sottratti gli eventuali allontanamenti segnalati. Per i condòmini che si fossero allontanati ma che non vedessero indicata a verbale questa circostanza vale quanto detto sopra.
Contro il verbale nessuna prova testimoniale
