Partita doppia per la contabilità condominiale, quando si usa?

Contabilità condominiale in Partita doppia o Partita semplice?

Con la prima, come noto, si registrano - tra le altre cose - anche debiti e crediti.

Con la seconda, solo le uscite e/o le entrate concretamente avvenute.

Sono entrambe modalità di rilevazione contabile degli accadimenti di una realtà come l'azienda o la società, ma in ambito condominiale qual è il metodo migliore da applicare?

L'art.1130, punto 7 c.c. ci dice che le movimentazioni vanno annotate entro 30 giorni dalla loro effettuazione in un apposito registro denominato "di contabilità".

In tale documento non vanno, per la legge, annotati i debiti e i crediti, ma solo quei fatti che hanno generato una movimentazione effettiva del conto corrente condominiale, quest'ultimo quale unico strumento di pagamento e di riscossione nel Condominio ex art. 1129 c.c.

Dunque per la normativa vigente, la rilevazione degli accadimenti, si basa sulla Partita semplice.

Tuttavia, nella tenuta e aggiornamento della contabilità, gli amministratori si trovano inconsapevolmente ad applicare anche i criteri ragionieristici della Partita doppia.

Quando, ad esempio, annotano una fattura che ancora deve essere pagata, come spesa posticipata, stanno contabilizzando un debito.

Quando generano un bilancio preventivo impostando le scadenze delle rate condominiali, stanno occupandosi dei "crediti vs/condòmini".

La Partita doppia, dunque, volente o nolente caratterizza la contabilità condominiale e permette di tenere quest'ultima conformemente al disposto ex art. 1130 bis c.c., norma che si riferisce al fatto di rendicontare anche sulla situazione patrimoniale, i fondi e le questioni pendenti (come per l'appunto crediti e debiti) e di fatto rende insufficiente l'utilizzo della sola Partita semplice.

Allora è il caso di conoscerla un po', questa Partita doppia, seppur senza avere la presunzione di voler insegnare nozioni che, invece, richiederebbero anni di studio.

Innanzitutto quando si va contabilizzare un fatto o una movimentazione, l'operatore contabile (amministratore titolare, collaboratore, revisore, etc.) crea delle voci di bilancio alle quali attribuisce un valore economico: i conti.

Il conto, riportando una definizione di Pietro Onida - a sua volta tratta da una precedente del suo maestro Gino Zappa (entrambi celebri economisti e accademici italiani del secolo scorso) - può essere inteso come «una o più quantità (espresse in unità di misure fisiche o di valore) riguardanti un dato oggetto e rilevate al fine di far conoscere, del considerato oggetto, la variabile e commensurabile grandezza» (P. ONIDA, Logica, cit., p. 27).

In pratica i conti sono dei contenitori denominati ciascuno con un determinato oggetto che identifica un fatto meritevole di essere rilevato e racchiudenti le movimentazioni che si riferiscono agli oggetti stessi.

I conti si suddividono per la loro natura in finanziari ed economici.

I primi attengono variazioni della disponibilità:

• di Cassa (denaro contante di cui dispone materialmente l'amministratore, detenibile nei limiti di legge);
• dell'istituto di credito ove cui è radicato il conto corrente (posta o banca);
• di crediti e di debiti.

I conti economici, invece, riguardano uscite o entrate e sono anche denominati valori derivati in quanto il loro valore deriva da un processo di valutazione.

Ciò che è contabilmente rilevante di tali valori sono le loro variazioni che per i valori finanziari possono essere attive o passive; mentre per quelli economici possono essere negative o positive.

I conti con le loro variazioni vengono rappresentate in prospetti a sezioni affiancate.

Riportare il valore nella parte sinistra - denominata DARE - o destra - denominata AVERE - dipende dalla natura del conto.

Focus - Analisi delle principali novità introdotte in materia di trasparenza contabile.

Per quelli finanziari, ad esempio, un incremento di cassa o banca così come un sorgere di crediti, si posizionerà alla sezione sinistra (DARE); all'opposto un decremento di cassa o banca così come il generarsi di debiti, si posizionerà alla sezione di destra (AVERE);

Per quelli economici, invece, le uscite e gli storni delle entrate andranno in DARE, così come le entrate e gli storni di uscite, andranno in AVERE.

Di seguito vengono riportate tabelle che schematizzano tali distinzioni.

La prima (tab.1) si riferisce alle variazioni finanziarie, mentre la seconda (tab. 2) a quelle economiche.

Subito dopo vi è una tabella generale (tab.3) che raggruppa entrambe le tipologie e rappresenta un ottimo strumento per spiegare il posizionamento nonché il funzionamento dei vari conti.

Tab.1

Rendiconto condominiale, quali documenti devono necessariamente comporlo?

Facciamo un esempio sull'utilizzo corretto delle suddette tabelle.

L'amministratore riceve euro 110,00 in contanti per il pagamento di una rata effettuata da un condòmino e successivamente procede a versare tale somma sul c/c condominiale.

Il fatto qui sopra si scompone contabilmente in due accadimenti: il primo è il ricevimento del denaro per la rata condominiale e poi il versamento di tale denaro sul conto condominiale.

Entrambi, per la Partita doppia, vengono analizzati sotto una duplice prospettiva: 1 la troveremo nella sezione DARE e l'altra nella sezione AVERE.

Innanzitutto ci occupiamo dell'operazione di versamento ed osserviamo che la riscossione della quota da un lato incrementa la liquidità (ossia il denaro di cui può disporre l'amministratore) e dall'altro porta una diminuzione di crediti.

Sulla tabella avremo:

Poi analizziamo il versamento del contante ricevuto sul conto corrente condominiale e in questo caso osserviamo che l'operazione non porta concretamente variazioni di liquidità: in effetti la somma in discorso viene semplicemente spostata dalla Cassa alla Banca, ma rimane nella disponibilità dell'amministratore.

Sulla tabella avremo:

Il valore abbinato ai totali di ciascuna sezione (DARE o AVERE) contiene la somma dei valori di ciascuna variazione per la relativa sezione. Gli importi indicati per tali totali, devono coincidere: è il principio alla base del metodo contabile della Partita Doppia.

Il sistema della "Partita Semplice", rispetto a quello della "Partita Doppia", ha il vantaggio di non prevedere la necessità di far coincidere il DARE con l'AVERE (termini cari ai ragionieri); anche per questo è chiaramente più facile da usare e l'impegno nella tenuta contabile dell'amministratore, si inquadra essenzialmente nell'annotazione dell'evento contabile sul Registro entro i termini di legge.

Tale metodologia, però, non consente la possibilità di riscontro e controllo incrociato delle operazioni e non rileva fatti economici e patrimoniali che non hanno comportato una concreta uscita o un'entrata di denaro.

Crediti e Debiti, infatti, non determinano un istantaneo flusso di denaro e quindi la Partita semplice non consente di rilevarne l'esistenza.

Invece la Partita Doppia tiene conto anche degli impegni nel momento in cui sorgono (quindi crediti e debiti), prescindendo dall'avvenuta effettiva movimentazione economica e minimizza i rischi di dimenticanze di partite contabili rimaste aperte, ossia di conti o sottoconti in cui non si sia verificata, al momento della redazione del bilancio, l'uguaglianza contabile tra DARE ed AVERE.

Avendo fornito una definizione di conti finanziari ed economici, possiamo concludere che nella Partita Doppia ogni operazione:

• viene considerata sia nell'aspetto economico che in quello finanziario/patrimoniale.
• viene annotata in due registrazioni di pari importo su conti diversi e in opposte sezioni (Dare/Avere), per importi complessivamente uguali, in modo che il totale dei valori registrati nelle due sezioni sia sempre identico.