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Il registro di contabilità condominiale. Modalità di compilazione e di aggiornamento
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Il registro di contabilità condominiale. Modalità di compilazione e di aggiornamento

La funzione del registro di contabilità condominiale

Avv. Michele Orefice 

In tema di rendiconto condominiale è noto che l'amministratore di condominio, ai sensi dell'art. 1130 bis c.c., nell'ambito della sua attività di rendicontazione, sia tenuto a redigere, tra i vari elaborati contabili, anche il famoso "registro di contabilità", che rappresenta il presupposto del suo consuntivo.

A ben vedere, però, il registro di contabilità, di per sé, è conosciuto, soprattutto, per essere un documento contabile riferito allo stato di avanzamento delle opere edili, redatto con gli importi corrispondenti alle lavorazioni eseguite, fermo restando che quello indicato nell'art. 1130 bis c.c. ha una funzione del tutto diversa.

Peraltro, mentre il direttore dei lavori ha delle norme specifiche da seguire, per la compilazione del registro di contabilità, tipo quelle dettate dal recente DM 49/2018, l'amministratore di condominio, al contrario, come spesso accade, non è destinatario di indicazioni normative dettagliate sul come redigere il suo registro di contabilità.

Nello specifico, infatti, le uniche istruzioni dettate dal legislatore nel merito sono quelle contenute nell'art. 1130 punto sette c.c., che obbligano l'amministratore di condominio ad annotare nel registro di contabilità condominiale i singoli movimenti di entrata e uscita, da riportare in ordine cronologico, entro trenta giorni dalla data di effettuazione ed, a scelta, anche con modalità informatizzate.

In pratica, il registro di contabilità condominiale è da intendersi come un documento utile a monitorare le disponibilità liquide del condominio e l'andamento della gestione.

Tali uniche e brevi considerazioni, alla luce del dispositivo dell'art. 1130 punto sette c.c., fanno propendere per l'identificazione del "registro di contabilità condominiale" con il più famoso "registro prima nota cassa", escludendo similitudini con il cosiddetto libro giornale aziendale.

=> Consultazione del registro di contabilità

Si osserva nel merito che la prima nota cassa, al pari del registro condominiale, non ha valore di documento fiscale a differenza del libro giornale, che soggiacendo a regole più rigide, di tipo societario, come il metodo della partita doppia, può assumere valore giuridico-fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell'uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un'impresa (Ris. Min. Fin. n. 9/101 del 09/08/79).

Per completezza di ragionamento va detto, comunque, che dall'anno 2001 la bollatura e vidimazione del libro giornale è divenuta facoltativa, essendo obbligatoria soltanto la numerazione delle pagine, ed una marca da bollo da 16,00 euro ogni cento pagine.

In ambito aziendale, il registro prima nota cassa, che serve a tenere la contabilità in modo ordinato e chiaro, è un documento propedeutico al libro giornale e può anche essere utile a verificare l'andamento finanziario in termini di attivo e passivo.

Sotto tale profilo anche il registro di contabilità condominiale, che risponde a criteri di trasparenza gestionale, rappresenta un documento utile a monitorare le risorse ed a verificare, periodicamente, l'attivo e passivo del condominio, costituendo il presupposto economico-contabile dal quale deriva il consuntivo finale dell'amministratore.

D'altronde, sia il registro prima nota cassa che il registro di contabilità condominiale, sono scritture elementari a forma libera, che non devono rispettare delle regole precise, ma possono tenersi anche in formato elettronico, attraverso l'utilizzazione, per esempio, del programma "excel", dal quale possono essere ricavati gli stampati dei prospetti contabili.

In sintesi, i dati da riportare nel registro prima nota cassa sono il giorno, mese e anno in cui avviene l'operazione, da annotare in ordine di data crescente, con la descrizione della stessa operazione ed il relativo importo, in entrata o in uscita (cioè incasso o spesa).

=> Come rispettare la privacy dei condomini quando viene chiesto dai condomini l'accesso alla contabilità condominiale?

Per tali ragioni, il registro di prima nota cassa o prima nota contabile, come dir si voglia, risulta essere un documento contabile conforme, nel contenuto, a quanto richiesto dall'art. 1130 punto sette c.c., con l'unica differenza fondata sul fatto che nel registro di contabilità condominiale l'amministratore può registrare le operazioni entro i successivi trenta giorni, rispetto alla data del movimento.

In particolare il registro di contabilità condominiale può essere inteso come un documento contabile a cadenza mensile e con effetto retroattivo, e cioè può essere aggiornato dall'amministratore dopo il verificarsi delle operazioni contabili che, però, devono essere tutte registrate, con la data effettiva nella quale è avvenuta la movimentazione.

Pertanto, non sussiste alcun vincolo per l'amministratore a registrare il movimento di gestione nello stesso giorno in cui è avvenuto, anche se è consigliabile farlo giornalmente, per evitare problematici lavori di ricostruzione dei movimenti di denaro, soprattutto nel caso dei conferimenti in contanti da parte dei condòmini.

È ovvio che il registro di contabilità condominiale non può corrispondere all'estratto del conto corrente intestato al condominio, dovendo annoverare anche i movimenti in contanti, oltre a quelli bancari o postali. In ogni caso, i dati minimi da annotare nel registro di contabilità condominiale, possono essere così sintetizzati: numero operazione, data, importo pagato e destinatario del pagamento o importo incassato e soggetto che lo ha corrisposto, descrizione dell'operazione.

Per quanto riguarda, invece, la tenuta del registro di contabilità condominiale, possiamo dire che il periodo di riferimento segue l'anno gestionale dell'amministratore e quindi è da intendersi annuale, come la durata del suo incarico, sebbene debba essere sottoposto ad aggiornamento mensile. In conclusione, è di tutta evidenza che l'insieme delle prescrizioni legislative relative agli adempimenti e alle regole da rispettare nella gestione condominiale confermano la necessità, per l'amministratore, di conseguire delle specifiche competenze in materia contabile e di dotarsi di una propria organizzazione del lavoro.

=> La revisione della contabilità non è sufficiente a provare la responsabilità dell'amministratore di condominio

Avv. Michele Orefice

Cerca: registro contabilità condominiale

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Andrea Puddu
Andrea Puddu martedì 17 settembre 2019 alle ore 10:15

Chiedo venia, ma ho l'impressione che l'avv. Orefice non abbia inteso perfettamente cosa dica il comma 7 del 1130 c.c.
Il registro di contabilità deve riportare la precisa cronologia delle operazioni.
Ciò significa che l'amministratore ha si 30 giorni di tempo per registrare i movimenti, ma deve essere fatta salva la precisa cronologia.
Un esempio chiarirà il mio concetto:
in data 15/01 dell'anno XX l'amministratore potrà registrare un movimento del 16/12 dell'anno prima ma nel registro cronologico il movimento sarà sempre del 16/12, pertanto poco importa se l'amministratore lo registri a gennaio.
In pratica il registro cronologico permette solo di registrare il movimento entra 30 giorni ma non detterà cronologia il giorno della registrazione.
Difatti, e ne sono certo, tutti i programmi di contabilità contempleranno le due date, una di registrazione, l'altra di avvenuto movimento

Michele
Michele giovedì 03 ottobre 2019 alle ore 14:24

credo che non si è compreso bene Andrea puddu. L'articolo del codice civile è chiaro ..in ordine cronologico entro 30 giorni dalla manifestazione dell' evento. Per cronologia si intende nel corso del tempo quindi non si può registrare un evento con data antecedente. Quindi nel tuo esempio si può registrar entro il 14.02.XX . Non si può andare all'indietro.

Daniele Lampis
Daniele Lampis sabato 05 ottobre 2019 alle ore 08:08

Michele, devo essermi spiegato male evidentemente è il tuo dubbio lo hai chiarito da te nell'espressione della ratio di legge. I 30 giorni servono per la registrazione del movimento ma non sarà quel giorno a dettare cronologia poiché il riordino delle operazioni è dato proprio dalla data dell'evento. Quindi nessuna confusione circa gli incassi dei condomini effettuati a mani dell'amministratore perché anche se dovessero essere registrati 30 giorni dopo, la cronologia partirà sempre dalla data di esempio. Spero di essere stato esaustivo ma soprattutto ogni collega che legge avrà chiaro che nulla viene stravolto nella trasparenza dei movimenti

Michele
Michele domenica 06 ottobre 2019 alle ore 10:27

si perché il registro di contabilità nasce per avere un monitoraggio della disponibilità finanziarie del condominio (cassa e banca) in un intervallo ben preciso di tempo. Quindi non si può andare indietro o avanti nel tempo a piacimento. Tutto dipende dalla manifestazione dell'evento ( entrata- uscita finanziaria) che per legge art. 1130 comma 7 deve essere registrato entro 30 gg. Pertanto non bisogna confondere il rendiconto condominiale che può essere redatto anche per competenza, dal registro contabilità che deve essere redatto con il principio di cassa ( diciamo "allargato" a 30 gg). Saluti

Daniele Lampis
Daniele Lampis domenica 06 ottobre 2019 alle ore 11:03

Mamma mia Michele non pensavo fosse così difficile far capire questa cosa ad un collega.
Il rendiconto è ben altra cosa ed alcuno l'ha tirato in ballo.
Ora, ragioniamo inseiem perché ciò che affermi è fuorviante, e te lo dimostro.
Ipotizziamo un caso:
oggi, 6/10 posso registrare movimenti non anteriori al 7/9 poiché come

Daniele Lampis
Daniele Lampis domenica 06 ottobre 2019 alle ore 11:07

da te asserito, il comma in questione prevede 30 giorni massimi dalla registrazione dell'evento.
La legge non mi impone quali movimenti debba registrare, si limita a dirmi che ho 30 giorni per registrare, ne conviene?
Ora, io oggi registro i movimenti del 7/9 e domani registro i movimenti del 10/9.
Fra 5 giorni registro i movimenti di due settimane prima e la settimana prossima registro movimenti di fine settembre.
Ora, secondo la tua sostenuta tesi, dove va a finire la tua cronologia?

Daniele Lampis
Daniele Lampis domenica 06 ottobre 2019 alle ore 11:10

Ne conviene una volta per tutte che la data massima dei 30 giorni ti serve solo per registrare i movimenti ma non per dare la cronologia?
Poi continua a pensarla come vuoi ma tanto ho ragione io, ho già effettuato una perizia in qualità di ctp ed il giudice ha dato ragione al mio cliente.
Fate vobis

Daniele Lampis
Daniele Lampis domenica 06 ottobre 2019 alle ore 11:13

Quindi appoggio un pieno ciò che è stato asserito da Andrea Puddu che, da quello che ho capito, lavora in ambito condominiale mente io mi occupo prettamente della parte fiscale

Michele
Michele domenica 06 ottobre 2019 alle ore 17:58

ognuno la pensa come vuole. Cronologico =cronologicaménte, in ordine cronologico, secondo la successione temporale. un amministratore ha 30 giorni di tempo dall'evento. per dire si verifica un evento un pagamento con bonifico a Marzo 2018 tu lo inserisci a dicembre 2017?

Michele
Michele domenica 06 ottobre 2019 alle ore 18:33

oppure siamo nel registro contabilità 31.12.2018. Si chiude l' anno di gestione 2018. Si apre il registro di contabilità 2019. Giorno 5.01.2019 ricevo un bonifico relativo alla gestione 2018. Tu in che data registri il bonifico nrl registro di contabilità in data 31.12.2018? o ricevi a Marzo 2019 un bonifico per la gestione 2018. Registri il pagamneto ricevuto anche nel registro di contabilità al 31.12.2018?

Andrea Puddu
Andrea Puddu domenica 06 ottobre 2019 alle ore 19:31

Scusate l'assenza, ringrazio Daniele Lampis e Michele per aver tenuto vivo il post :)))
Allora Michele, chiaro è che se ricevi il bonifico a marzo, non parliamo minimimamete di buttarlo dentro la contabilità di dicembre, questo è pacifico e non è stato mai posto alcun dubbio.
Torniamo al tuo esempio: bonifico del 31/12 arrivato il 5/1, pacifico che il movimento è del 5/1, anhhe l'istituto di credito te lo certifica in data 5/1 a meno che solamente la contabile ti sia arrivata il 5/1 ma il movimento è del 31/12 quindi anche se lo registro in data 5/1, cronologicamente appartiene al 31/12.
E' questo che è difficile da trasferire come concetto ma credo che Daniele Lampis lo abbia appreso bene.
La cronologia dettata dal legislatore si riferisce al tempo massimo in cui un amm.re può registrare un movimento ma la cronologia non è dettata dal giorno in cui registra, ma solamente dal giorno in cui si verifica.
Mi spiego meglio: mi capita una ispezione urgente per verificare i movimenti bancari o di cassa di un determinato condominio X.
Se vengono il 25 gennaio io ho ancora tempo per inserire le ultime scritture al 31/12 proprio perché non sono passati ancora i 30 giorni per la registrazione cronologica.
Chiaro è che al 31/1 non ho più scuse, non posso non aver inserito le scritture di 30 giorni prima.
Siamo d'accordo che la cronologia non viene dettata dal giorno in cui registri bensì dal verificarsi dell'evento? Lo scrive anche il legislatore. Poi scusa Michele, abbiamo un collega che fiscale che ha funto da ctp che ha dato ragione al proprio cliente, ma abbiamo bisogno di altri lumi forse? Il mio software permette due date, una di registrazione, una di cronologia. Se registro un movimento del 31/12 il giorno 1/2 non solo sarei un pirla perché sono mancante, ma metterei un luce la violazione del 1130 c. 7. Qui non è un discorso di pensarla come si vuole, questo forum serve per sviscerare dubbi ma da quello che leggo dai tuoi riscontri, la tua posizione è identica a quella dell'avvocato che ha generato il post, cioè creerà davvero confusione contabile perché grazie ai 30 giorni per registrare, le scritture saranno di sicuro incasinate

Michele
Michele domenica 06 ottobre 2019 alle ore 19:47

Ciao Andrea puddu .Riepilogando:
1. una cosa è come dici tu che l'accredito effettivo di 1 bonifico fatto il 31.12.2017 arriva il 05.01.2018 allora concordo con te .posso registrarlo al 31.12.2017 perché cè una data contabile e una di valuta. Quindi ok;
2. se il bonifico avviene il 31.01.2018 o dopo siamo pure daccordo che non può più essere inserita al 31.12.2017 perché superiore a 30 giorni;
3. sul fatto che Si potrebbe inserire un evento del 15.01.2018al 31.12.2017 rimango scettico. Perché è una vostra seppur valida interpretazione.Posso capire se sfugge un evento in contanti.ma bonifici inequivocabilmente incassati il 15.01.2018perché dovrebbero esser retrocessi al 31.12.17?

Andrea Puddu
Andrea Puddu domenica 06 ottobre 2019 alle ore 21:54

No no, Michele, un bonifico incassato e certificato dalla banca il 15/1 non va retrocesso al 31/12.
Fammi un esempio pratico di come lo registreresti perché è la data di certificazione che cambia la cronologia

Michele
Michele domenica 06 ottobre 2019 alle ore 22:34

infatti c siamo capiti..io parlavo nei miei esempi di eventi certificati. ovviamente se non sono certificati si può fare quel che si vuole sempre nei limiti dei 30 gg..

Michele
Michele lunedì 07 ottobre 2019 alle ore 08:05

credo che l'avvocato Orefice abbia chiarito tutto e concordo con lui. I 30 gg. scattano dal verificarsi dell'evento ( entrata o uscita finanziaria). Ovviamente si può registrare anche retroattivamente l'evento ma sempre entro 30 gg.inserendo la data di registrazione. Per esempio l'evento si verifica oggi 7-10-2019 posso registrarlo anche con data 27-10-2019 ma inserendo la data dell'evento 7-10-2019. credo che è una delle poche norme del codice civile che sia chiara. Poi le interpretazioni professionale e giudiziarie sono altra cosa.

Andrea Puddu
Andrea Puddu lunedì 07 ottobre 2019 alle ore 10:32

E' incredibile Michele ciò che scrivi, se ti rileggi attentamente i tuoi precedenti interventi dici tutto ed il contrario di tutto.
La storia della retroattività te la stai inventando tu ora di sana pianta perché neanche l'avvocato Orefice ne ha parlato. Tu eri fermamente convinto di registrare entro 30 giorni un evento con data del giorno di registrazione e questo modo ti avrebbe incasinato per bene cronologia e trasparenza nelle operazioni, così come anticipato dallo stesso avvocato. Eppure dei tre esempi fatti da te due li avevi recepiti corretti ma sul terzo avevi dubbi. Evidentemente i tuoi condomini non sono molto attenti o non ti verificano la contabilità perché altrimenti non avresti argomenti robusti per dimostrare la tua tesi. Ad ogni modo continua a registrare come ti senti, io mi tengo le mie precise scritture che non fanno una piega neanche a distanza di 30 giorni, se poi tu sei felice, anche io lo sono per te. E' stato bello confrontarmi con te e ringrazio Daniele Lampis che mi ha permesso di ottenere un riscontro circa il mio recepimento della norma in questione.

Michele
Michele lunedì 07 ottobre 2019 alle ore 11:16

Andrea Puddu forse avrai frainteso quello che ho scritto. Io ho sempre affermato che l'evento finanziario si deve registrare entro 30 gg. dalla sua manifestazione. È logico che se siamo ad oggi posso ancora registrare con data odierna un evento avvenuto 30 gg fa.Con data registrazione oggi ma data evento quella in cui si è manifestato. Sei stato tu e Lampis a contestare l'avvocato Orefice e a fraintendere quello che ho scritto addirittura menzionano giudici e ricorsi..Sono anch Io felice di confrontarmi con te e sono felice per i tuoi condomini amministrati.

Michele
Michele lunedì 07 ottobre 2019 alle ore 11:23

per concludere Daniele e Andrea contestavo quello che leggevo dai vostri scritti perché si intendeva che anche davanti un evento certificato ( esempio bonifico del 15.01.2018) avevo compreso che per voi era giusto registrarlo anche il 31.12.2017. Come ho avuto modo di leggere anche Andrea scrive che un evento certificato non si può retrocedere.Punto.Tutto qui non cè bisogno di lezioncina..

Andrea Puddu
Andrea Puddu lunedì 07 ottobre 2019 alle ore 11:35

Ma infatti Michele alla fine ho capito che tutti noi stessimo dicendo la stessa cosa. Il tuo primo post di intervento (che ti riporto "credo che non si è compreso bene Andrea puddu. L'articolo del codice civile è chiaro ..in ordine cronologico entro 30 giorni dalla manifestazione dell' evento. Per cronologia si intende nel corso del tempo quindi non si può registrare un evento con data antecedente. Quindi nel tuo esempio si può registrar entro il 14.02.XX . Non si può andare all'indietro") è quello che ha generato l'equivoco: in pratica aveo capito che volessi generare cronologia con la data di registrazione e non con quella dell'evento. Tutta questa tiritera è andata avanti per questo motivo, altrimenti l'avremmo chiusa ben prima. Piuttosto anche io nell'articolo non trovo più una sorta di trafiletto scritto dall'avvocato che menzionava proprio la confusione che si sarebbe generata tra la data in cui alcuni condomini avrebbero versato contanti a mani dell'amministratore e la cronologia generata successivamente grazie ai 30 giorni per la registrazione. Quindi, o siamo stati in due ad aver compreso male oppure davvero l'autore del post lo ha modificato per fare chiarezza, magari anche grazie agli interventi di tutti noi. Zero lezioncina per nessuno, i post servono per fare chiarezza, non per fare i professori. E credo che anche l'apporto di Daniele Lampis sia stato utile ai fini legali mentre noto che l'avvocato ci ha definiti "saccenti" e questo onestamente desidero censurarlo. Ad ogni modo grazie a tutti per i chiarimenti

Michele
Michele lunedì 07 ottobre 2019 alle ore 13:21

ok perfetto tutto chiarito..al prossimo post. Buon lavoro.

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