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Il registro di contabilità condominiale. Modalità di compilazione e di aggiornamento
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Il registro di contabilità condominiale. Modalità di compilazione e di aggiornamento

La funzione del registro di contabilità condominiale

Avv. Michele Orefice  

In tema di rendiconto condominiale è noto che l'amministratore di condominio, ai sensi dell'art. 1130 bis c.c., nell'ambito della sua attività di rendicontazione, sia tenuto a redigere, tra i vari elaborati contabili, anche il famoso "registro di contabilità", che rappresenta il presupposto del suo consuntivo.

A ben vedere, però, il registro di contabilità, di per sé, è conosciuto, soprattutto, per essere un documento contabile riferito allo stato di avanzamento delle opere edili, redatto con gli importi corrispondenti alle lavorazioni eseguite, fermo restando che quello indicato nell'art. 1130 bis c.c. ha una funzione del tutto diversa.

Peraltro, mentre il direttore dei lavori ha delle norme specifiche da seguire, per la compilazione del registro di contabilità, tipo quelle dettate dal recente DM 49/2018, l'amministratore di condominio, al contrario, come spesso accade, non è destinatario di indicazioni normative dettagliate sul come redigere il suo registro di contabilità.

Nello specifico, infatti, le uniche istruzioni dettate dal legislatore nel merito sono quelle contenute nell'art. 1130 punto sette c.c., che obbligano l'amministratore di condominio ad annotare nel registro di contabilità condominiale i singoli movimenti di entrata e uscita, da riportare in ordine cronologico, entro trenta giorni dalla data di effettuazione ed, a scelta, anche con modalità informatizzate.

In pratica, il registro di contabilità condominiale è da intendersi come un documento utile a monitorare le disponibilità liquide del condominio e l'andamento della gestione.

Tali uniche e brevi considerazioni, alla luce del dispositivo dell'art. 1130 punto sette c.c., fanno propendere per l'identificazione del "registro di contabilità condominiale" con il più famoso "registro prima nota cassa", escludendo similitudini con il cosiddetto libro giornale aziendale.

=> Consultazione del registro di contabilità

Si osserva nel merito che la prima nota cassa, al pari del registro condominiale, non ha valore di documento fiscale a differenza del libro giornale, che soggiacendo a regole più rigide, di tipo societario, come il metodo della partita doppia, può assumere valore giuridico-fiscale quando è regolarmente numerato e bollato prima dell'uso e contiene tutte le operazioni di gestione di un'impresa (Ris. Min. Fin. n. 9/101 del 09/08/79).

Per completezza di ragionamento va detto, comunque, che dall'anno 2001 la bollatura e vidimazione del libro giornale è divenuta facoltativa, essendo obbligatoria soltanto la numerazione delle pagine, ed una marca da bollo da 16,00 euro ogni cento pagine.

In ambito aziendale, il registro prima nota cassa, che serve a tenere la contabilità in modo ordinato e chiaro, è un documento propedeutico al libro giornale e può anche essere utile a verificare l'andamento finanziario in termini di attivo e passivo.

Sotto tale profilo anche il registro di contabilità condominiale, che risponde a criteri di trasparenza gestionale, rappresenta un documento utile a monitorare le risorse ed a verificare, periodicamente, l'attivo e passivo del condominio, costituendo il presupposto economico-contabile dal quale deriva il consuntivo finale dell'amministratore.

D'altronde, sia il registro prima nota cassa che il registro di contabilità condominiale, sono scritture elementari a forma libera, che non devono rispettare delle regole precise, ma possono tenersi anche in formato elettronico, attraverso l'utilizzazione, per esempio, del programma "excel", dal quale possono essere ricavati gli stampati dei prospetti contabili.

In sintesi, i dati da riportare nel registro prima nota cassa sono il giorno, mese e anno in cui avviene l'operazione, da annotare in ordine di data crescente, con la descrizione della stessa operazione ed il relativo importo, in entrata o in uscita (cioè incasso o spesa).

=> Come rispettare la privacy dei condomini quando viene chiesto dai condomini l'accesso alla contabilità condominiale?

Per tali ragioni, il registro di prima nota cassa o prima nota contabile, come dir si voglia, risulta essere un documento contabile conforme, nel contenuto, a quanto richiesto dall'art. 1130 punto sette c.c., con l'unica differenza fondata sul fatto che nel registro di contabilità condominiale l'amministratore può registrare le operazioni entro i successivi trenta giorni, rispetto alla data del movimento.

In particolare il registro di contabilità condominiale può essere inteso come un documento contabile a cadenza mensile e con effetto retroattivo, e cioè può essere aggiornato dall'amministratore dopo il verificarsi delle operazioni contabili che, però, devono essere tutte registrate, con la data effettiva nella quale è avvenuta la movimentazione.

Pertanto, non sussiste alcun vincolo per l'amministratore a registrare il movimento di gestione nello stesso giorno in cui è avvenuto, anche se è consigliabile farlo giornalmente, per evitare problematici lavori di ricostruzione dei movimenti di denaro, soprattutto nel caso dei conferimenti in contanti da parte dei condòmini.

È ovvio che il registro di contabilità condominiale non può corrispondere all'estratto del conto corrente intestato al condominio, dovendo annoverare anche i movimenti in contanti, oltre a quelli bancari o postali. In ogni caso, i dati minimi da annotare nel registro di contabilità condominiale, possono essere così sintetizzati: numero operazione, data, importo pagato e destinatario del pagamento o importo incassato e soggetto che lo ha corrisposto, descrizione dell'operazione.

Per quanto riguarda, invece, la tenuta del registro di contabilità condominiale, possiamo dire che il periodo di riferimento segue l'anno gestionale dell'amministratore e quindi è da intendersi annuale, come la durata del suo incarico, sebbene debba essere sottoposto ad aggiornamento mensile. In conclusione, è di tutta evidenza che l'insieme delle prescrizioni legislative relative agli adempimenti e alle regole da rispettare nella gestione condominiale confermano la necessità, per l'amministratore, di conseguire delle specifiche competenze in materia contabile e di dotarsi di una propria organizzazione del lavoro.

=> La revisione della contabilità non è sufficiente a provare la responsabilità dell'amministratore di condominio

Avv. Michele Orefice

www.oreficestudio.it

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