Richiedere il verbale dell'assemblea condominiale è un diritto di tutti i condòmini.
Richiedere l'esibizione di un particolare verbale dell'assemblea condominiale può essere un diritto anche di un terzo che intrattiene rapporti con il condominio.
La richiesta può essere avanzata oralmente presso l'ufficio dell'amministratore condominiale.
In mancanza di risposta a questa domanda, o comunque in tutti gli altri casi in cui sia preferibile avanzare la richiesta direttamente in forma scritta, è utile comprendere quale sia il modo migliore - per carità, senza alcuna presunzione, il modo migliore solamente secondo chi scrive - di formulare la richiesta di avere copia del verbale dell'assemblea condominiale.
Come vedremo, nei rapporti interni, ossia quelli tra condòmini e amministratore, la mancata risposta da parte di quest'ultimo può anche rappresentare una grave irregolarità, cioè una condotta che ne può comportare la revoca.
Non inviare il verbale richiesto, inoltre, può comportare per il condominio una sospensione sine die del termine d'impugnazione della delibera.
Non mostrare a terzi il verbale, infine, può fare arenare delle trattative e la conclusione dei contratti, con tutto quello che ne discende.
Vediamo allora cosa deve essere inserito nella lettera di richiesta.
Lettera di richiesta verbale assemblea condominiale da parte dei condòmini
Partiamo da un presupposto di natura normativa. Ai sensi dell'art. 1129, secondo comma, c.c. l'amministratore di condominio, all'atto dell'accettazione dell'incarico e ad ogni rinnovo, deve indicare il locale ove si trovano i registri condominiali (ivi compreso il registro dei verbali «i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata».
Ogni condòmino, quindi, non dovrebbe avere necessità di prendere carta e penna e chiedere un verbale.
Eppure ciò potrebbe essere necessario perché l'amministratore non ha adempiuto a quanto specificato dalla legge, oppure non è nella possibilità di recarsi presso lo studio dell'amministratore.
Ecco, allora, che la lettera deve indicare:
- il verbale o i verbali richiesti;
- l'indirizzo al quale comunicarli;
- ove si ritenga opportuno anche la possibilità d'indirizzarli in formato elettronico ad un indirizzo e-mail;
- l'invito a indicare le eventuali spese e le modalità di pagamento.
Non è obbligatorio indicare la ragione della richiesta, poiché i condòmini hanno diritto a prendere visione della documentazione condominiale senza specificarne il motivo.
Ove questo sia importante, anche eventualmente per rimarcare all'amministratore la necessità di una rapida risposta (si pensi ad una richiesta connessa ad una pratica edilizia), è bene che sia chiaramente messo in evidenza.
Valore legale contenuto verbale assemblea condominiale
Lettera di richiesta verbale assemblea condominiale da parte di terzi
Il verbale dell'assemblea condominiale è un atto interno al condomino che rappresenta la manifestazione di volontà del consesso assembleare in merito alla gestione delle cose comuni.
In ragione di questa funzione, terzi estranei al condominio, generalmente, non hanno diritto ad avere copia del verbale.
Generalmente, ma non sempre. Vediamo perché.
Ai sensi dell'art. 1393 del codice civile, rubricato Giustificazione dei poteri del rappresentante, è stabilito che «il terzo che contratta col rappresentante può sempre esigere che questi giustifichi i suoi poteri e, se la rappresentanza risulta da un atto scritto, che gliene dia una copia da lui firmata».
Caio legale rappresentante dell'impresa Alfa contratta con Tizio, amministratore pro-tempore del condominio Gamma, per la stipula di un contratto di appalto di manutenzione delle parti comuni.
Caio ha diritto ad avere copia della delibera di decisione in merito ai lavori, oltre che di quella di nomina di Tizio, come quest'ultimo ha diritto di avere ogni documento dal quale risulti che Caio è il legale rappresentante della ditta Alfa.
Ecco, allora, che in casi analoghi o comunque assimilabili, la lettera di richiesta del verbale dell'assemblea condominiale da parte del terzo deve indicare:
- la ragione della richiesta specificamente indicando l'art. 1393 c.c. di supporto della stessa (menzione non obbligatoria ma comunque utile a rafforzarne il valore)
- il verbale o i verbali richiesti;
- l'indirizzo al quale comunicarli;
- ove si ritenga opportuno anche la possibilità d'indirizzarli in formato elettronico ad un indirizzo e-mail.
Non consegnare il verbale richiesto può anche portare alla interruzione delle trattative in corso, ovvero al rifiuto di stipulare il contratto.
Lettera di richiesta verbale assemblea condominiale, come consegnare la lettera
Non esiste un obbligo: la lettera può essere inviata per posta, per e-mail, consegnata a mani personalmente, tramite altra persona, ecc.
Certo è che la richiesta avanzata dev'essere poi provata, laddove ciò divenga utile in ragione di contenziosi o altre successive richieste.
Ecco perché è consigliabile che la lettera di richiesta del verbale dell'assemblea condominiale sia consegnata mediante:
- lettera raccomandata;
- posta elettronica certificata;
- notificazione a mezzo ufficiale giudiziario;
- consegna a mani con firma e data di ricezione.
Lettera di richiesta verbale assemblea condominiale, i tempi di risposta
Entro quanto tempo dalla richiesta l'amministratore è tenuto a rispondere?
Non esiste una indicazione normativa: nei rapporti interni al condominio questo potrebbe essere indicato dal regolamento.
In mancanza, tutto dipende dalla specifica situazione: evadere una risposta entro sette o dieci giorni può essere fisiologico, entro un mese può rappresentare un tempo eccessivo. Alle volte anche una settimana può essere un tempo molto lungo.
Ecco perché è bene che la lettera di richiesta indichi specificamente le ragioni e la necessità di una tempistica rapida di risposta.
Verbale d'assemblea condominiale, entro quanto tempo comunicarlo?
