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Confusione contabile e profili di revoca dell'amministratore di condominio
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Confusione contabile e profili di revoca dell'amministratore di condominio

Contabilità condominiale: lo stato dell'arte

Avv. Caterina Tosatti  

È molto frequente che un condòmino si lamenti perché non riesce a raccapezzarsi nel rendiconto condominiale redatto dal proprio Amministratore: tuttavia, se non si riesce a comprendere la normativa che governa la contabilità condominiale, come potremo parlare di 'confusione contabile'?

Danni da mala gestio contabile

Ecco allora che con il presente contributo si intende cercare di dare una panoramica dello stato dell'arte della contabilità condominiale, la quale è sempre stata in forte fibrillazione, anche a causa di un apparente contrasto tra alcune pronunce di merito - primo tra tutti il Tribunale capitolino - e la giurisprudenza di legittimità, che ha avuto 'corse in avanti' e balzi all'indietro, optando ora per il criterio c.d. 'di cassa', ora per quello 'di competenza'.

Ma la confusione contabile contiene - o potrebbe derivare da - la confusione patrimoniale, che a sua volta ha varie sfaccettature.

Vediamo allora quali siano gli obblighi previsti attualmente dallo statuto del Condominio (artt. 1117 - 1139 c.c. e disposizioni attuative) cui l'Amministratore deve soggiacere ove intenda redigere una contabilità a prova di Giudice.

Tutti gli obblighi in materia di contabilità. Quando parliamo di 'contabilità condominiale' dobbiamo tenere presenti, allo stesso tempo, vari aspetti così come vari documenti: infatti, la contabilità condominiale si compone di diversi profili, sia tecnici - cioè che riguardano precipuamente la tecnica contabile, ovvero la modalità di redazione del rendiconto, le voci da inserire, la loro qualificazione, etc. - che giuridici e detti profili devono collimare per formare un documento il cui scopo è sia la visione panoramica della gestione relativa all'esercizio di cui si tratta, sia anche l'adempimento dell'obbligo del mandatario - l'Amministratore - di rendere il conto del suo operato.

Confusione patrimoniale del conto corrente condominiale. L'amministratore rischia grosso.

Partiamo dunque da quanto previsto dal Codice civile in punto di contabilità condominiale.

L'art. 1129, 7° comma, c.c. prevede che: « L'amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino, per il tramite dell'amministratore, può chiedere di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica ».

Non volendo anticipare quanto diremo appresso circa i requisiti e la procedura per la revoca, è però bene tenere a mente che lo stesso art. 1129 c.c, al suo 12° comma, stabilisce poi che costituisce, tra le altre quivi elencate, grave irregolarità, nonché può condurre alla revoca: «la gestione secondo modalità che possono generare possibilità di confusione tra il patrimonio del condominio e il patrimonio personale dell'amministratore o di altri condomini».

L'art. 1130 c.c., che disciplina le attribuzioni dell'Amministratore, ci ricorda che egli deve:

«3) riscuotere i contributi ed erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria delle parti comuni dell'edificio e per l'esercizio dei servizi comuni;

4) compiere gli atti conservativi relativi alle parti comuni dell'edificio;

5) eseguire gli adempimenti fiscali;

7) curare la tenuta … del registro di contabilità. […] Nel registro di contabilità sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate

8) conservare TUTTA la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio;

10) redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l'assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni

Infine, l'art. 1130 bis c.c., 1° comma, prevede che «Il rendiconto condominiale contiene le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espressi in modo da consentire l'immediata verifica.

Si compone di un registro di contabilità, di un riepilogo finanziario, nonché di una nota sintetica esplicativa della gestione con l'indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti.

Prelievi anomali dal conto corrente condominiale. Per condannare l'amministratore serve l'esame contabile

Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione

Dal quadro normativo così delineato, tracciamo quindi gli obblighi, dal punto di vista contabile, dell'Amministratore condominiale:

  • aprire / mantenere (in caso di subentro ad altro Amministratore che avesse già adempiuto) il conto corrente intestato al Condominio, di tipo postale o bancario
  • utilizzare il c/c condominiale per TUTTE le operazioni in entrata ed uscita; ciò significa che i condòmini ed eventuali terzi obbligati al pagamento di somme di danaro a favore del Condominio non potranno disporre pagamenti se non verso questo conto; ciò significa altrettanto che per il pagamento dei terzi nei confronti dei quali il Condominio sia obbligato, a titolo di contratto, di fatto illecito o di altri fatti generatori di obbligazioni (arricchimento senza causa, ripetizione dell'indebito, etc.), l'Amministratore non potrà disporre pagamenti se non attraverso il suddetto conto; non solo: da qui, oltre che dalla normativa di carattere fiscale e tributario, si deduce anche l'obbligo per l'Amministratore di non accettare pagamenti in contanti e di ridurre, in ogni caso, al minimo, il pagamento di terzi in contanti e, laddove sia necessario, si suggerisce, per quanto si dirà in seguito, di documentare puntualmente il prelievo del contante dal conto e la spesa per cui è occorso, tramite i relativi documenti giustificativi (ricevuta di prelievo e fattura o altro documento fiscale relativo alla spesa eseguita)
  • eseguire i pagamenti necessari alla manutenzione delle parti comuni ed al pagamento dei servizi comuni; è evidente che ciò potrà avvenire solamente in caso di redazione di un preventivo di spesa che abbia tenuto conto di tutte le somme occorrenti, sia in virtù di quanto rendicontato nell'esercizio precedente, sia in base al deliberato assembleare ed alle eventuali mutate esigenze del Condominio (nuovo contratto di pulizie con importo aumentato, sostituzione cassette postali, etc.); non solo; ad avviso di chi scrive, poiché una certa 'dose' di morosità è sempre presente nei Condomini e, vista la nuova obbligazione dell'Amministratore di perseguire i morosi, entro 6 mesi dalla chiusura d'esercizio, sarebbe opportuno prevedere, per ogni esercizio, un fondo destinato alle azioni legali verso le morosità, magari anche aumentando di una piccola somma la quota ordinaria condominiale; in difetto, infatti, cosa accadrebbe? L'Amministratore dovrebbe anticipare le spese vive ed i compensi legali di tasca sua? Ma ciò non può essere, atteso il divieto di 'compiere pagamenti' se non attraverso il c/c condominiale! Quindi dovrebbe anticipare tutto l'Avvocato prescelto, attendendo, per il proprio compenso, la rendicontazione annuale? Ma anche ciò non è possibile, perché il libero professionista svolge un lavoro che va remunerato, non può essere trattato come una finanziaria! Terza ipotesi: l'Amministratore anticipa le spese vive ed i compensi per le azioni verso i morosi prelevando le somme da altre casse (fondo lavori straordinari, fondo gestione ordinaria, introiti da beni e servizi comuni, etc.); ma anche questo non è possibile, in quanto l'Amministratore compirebbe proprio quella distrazione dei singoli fondi raccolti con una specifica destinazione, la quale poi si andrebbe a riflettere sui conti condominiali e ingenererebbe la famigerata confusione che dovremmo invece evitare; ecco allora perché chi scrive ritiene che ogni Condominio debba avere un fondo - cassa 'Morosità' per gestire in maniera non 'emergenziale' la riscossione dei contributi imposta all'Amministratore dagli artt. 1129 e 1130 c.c.
  • compiere gli atti conservativi: rammentiamo che per 'atti conservativi' non si intende la costituzione nel giudizio di impugnativa di delibera assembleare, come purtroppo ancora oggi molti sostengono, oppure la sottoscrizione del contratto di assicurazione per la responsabilità civile verso terzi; ciò cui mira la norma è la protezione dei BENI e SERVIZI COMUNI, sia da un punto di vista fisico (manutenzione, danneggiamenti dolosi) che da un punto di vista giuridico (azioni di condòmini o terzi di rivendica di parti comuni dell'edificio, azioni emulative rispetto ad esse o a servizi comuni, opere del condòmino nella proprietà privata che potrebbero danneggiare o compromettere quella comune, etc.), mentre l'impugnazione di una delibera non minaccia direttamente beni e servizi, né il contratto di assicurazione ha quale causa - in senso contrattuale - la protezione delle parti comuni, bensì la previsione di un rischio e la garanzia dell'assicurato verso questo rischio; anche qui, si ribadisce quanto detto sopra circa la costituzione di un fondo - cassa 'Atti Conservativi'
  • eseguire gli adempimenti fiscali: si tratta, si ritiene, non solamente della dichiarazione fiscale annuale imposta al Condominio (Mod. 770), ma anche di tutti gli altri adempimenti in qualche modo connessi all'aspetto di soggetto d'imposta o onerato del Condominio, quindi, ad esempio, la gestione dei rapporti di lavoro dei dipendenti del Condominio (dal portiere all'addetto alle pulizie)
  • tenere il Registro della Contabilità: il Registro della Contabilità è uno dei 4 Registri introdotti dalla riforma del 2012 (Anagrafe, Verbali, Nomina/Revoca e Contabilità, art. 1130, n. 6) e 7), c.c.) che il Legislatore ha voluto introdurre nell'intento di creare chiarezza e trasparenza nella gestione condominiale; ovviamente, dovremmo, per ottenere il desideratum del Legislatore, immaginare un futuro dove tutti i pagamenti sono digitalizzati ed è possibile, in certa misura, interfacciare i vari rapporti pendenti tra il Condominio ed i suoi fornitori, scenario che, nonostante i vari programmi software per la gestione condominiale elaborati negli ultimi anni ed il loro continuo evolversi, non intravediamo ancora all'orizzonte; per ciò che qui ci riguarda, si pensi che, ad oggi, per una serie di motivazioni che non stiamo ad elencare, perché ben note ai nostri lettori, l'Amministratore, per adempiere all'art. 1130 c.c., dovendo registrare ogni entrata ed ogni uscita, dovrebbe provvedere manualmente all'inserimento di tali dati nel sistema (che poi elabora il Registro della Contabilità) nei 30 giorni successivi ad ogni spesa/introito; certo, qualora i pagamenti fossero disposti tramite il medesimo gestionale, nulla questio - forse; ma per le entrate, c'è ancora necessità di un controllo 'fisico' e 'umano', in attesa che si riesca ad interfacciare il c/c con il sistema gestionale; ciò detto, quest'obbligo comunque rimane e, laddove ipoteticamente un Amministratore non abbia redatto e tenuto il Registro in parola, pure dinnanzi ad una contabilità senza difetti, lo aspetta al varco la causa di revoca per omessa tenuta di cui all'art. 1129, 12° comma, n. 7), c.c.
  • redigere il rendiconto annuale della gestione: il rendiconto condominiale è il documento che chiude l'anno di gestione: attraverso detto documento, i condòmini possono verificare quanto è stato speso, a quanto ammonti la morosità pro capite e generale e quali fornitori o debiti siano ancora da pagare, così come quali crediti siano ancora da riscuotere; è il rendiconto che costituisce la base d'appoggio per la critica che il condòmino può fare dell'operato del suo mandatario, l'Amministratore, decidendo poi di continuare a concedergli la sua fiducia o di chiederne la revoca; cosa contiene il rendiconto? Innanzitutto, le voci di entrata e di uscita, quindi le spese e gli introiti; poi ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espressi in modo da consentire l'immediata verifica; questo è in generale il contenuto della prima pagina del c.d. 'bilancio consuntivo' - ma noi preferiremmo continuare a chiamarlo rendiconto - che il nostro Amministratore ci presenta ogni anno, dove indica ad esempio la spesa per la manutenzione ordinaria dell'ascensore, così come quella per il servizio di pulizie, etc.; in questo contesto, andando indicato anche ogni altro dato sulla situazione patrimoniale del Condominio, si dovrà dare atto dello 'stato' di eventuali fondi, se si è prelevato dagli stessi e perché, etc.; il tutto espresso, come prescrive la legge, in modo tale da consentire l'«immediata verifica», ciò che dovrebbe significare che il condòmino non dovrà essere esperto di tecnica contabile o bilanci per potersi destreggiare tra le entrate, le uscite, tra la situazione del fondo lavori straordinari e l'accantonamento TFR del portiere, perché l'Amministratore deve avere cura di rendere i propri rendiconti fruibili senza necessità di un medium, cioè di uno strumento per decodificarli, sia esso l'Amministratore stesso che, durante un appuntamento concordato con il condòmino, si mette pazientemente a spiegare il rendiconto, sia esso invece un consulente nominato dal condòmino che esamina il suddetto rendiconto; la legge poi specifica che il rendiconto SI COMPONE, oltre quanto sopra, del Registro di contabilità, di un riepilogo finanziario (che molti chiamano 'prima nota' ancora mutuando dall'ambito della gestione aziendale e societaria), nonché di una Nota Sintetica esplicativa della gestione con l'indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti; quindi, mentre la prima parte del rendiconto dimostra con i numeri l'operato durante la gestione annuale, la Nota Sintetica dovrebbe raccontare in modo discorsivo ai condòmini lo 'stato di salute' del Condominio, cosa è stato compiuto durante la gestione e le eventuali controversie in corso
  • conservare la documentazione: effettivamente, l'art. 1130 c.c. prescrive che l'Amministrazione conservi «TUTTA la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell'edificio e del condominio», quindi l'onere è particolarmente minuzioso, dato che si tratta di conservare tutti i documenti, ma anche la corrispondenza e tutto ciò che è riferibile agli aspetti sia tecnici che amministrativi della gestione dell'edificio; non solo: siccome il Legislatore, al contrario di quanto indicato nell'art. 1130 bis c.c., laddove fissa il termine ultimo di conservazione dei documenti contabili in 10 anni dalla registrazione, ha omesso di dare un simile termine per l'altra documentazione, dovremmo forse intendere che l'Amministratore sia tenuto a conservarla SEMPRE e PER SEMPRE? Infatti, la «sua» gestione è indubbiamente quella annuale, ma lo stesso Amministratore potrebbe benissimo amministrare lo stesso condominio per più di 10 anni - e al pari amministrarne vari contemporaneamente - da cui un onere di conservazione, sia in digitale che in analogico (cartacea) di non poco momento, anche attesi gli obblighi imposti all'Amministratore quale Responsabile del procedimento dagli artt. 5 e 28 GDPR (Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione dei dati personali); ecco perché è molto importante, per adeguarsi in maniera efficace al GDPR, scegliere professionisti ed imprese non solamente esperti nella protezione dei dati, ma anche nella materia condominiale, perché la privacy si declina in modo diverso a seconda dell'ambito cui viene applicata, per cui chi offre consulenza in questo campo deve sempre tenere presente la specificità del cliente cui si sta rivolgendo.

Quando scatta la revoca dell'amministratore di condominio

Un'annosa questione: cassa o competenza?

A lungo si è dibattuto - e probabilmente si dibatterà ancora - se il rendiconto condominiale vada redatto secondo il criterio c.d. ' di cassa' oppure secondo l'opposto criterio c.d. 'di competenza'.

Ciò era particolarmente vero sino al 2012, quando non avevamo la norma di cui all'art. 1130 bis c.c. e la scelta era rimessa all'Amministratore, con evidente ed immaginabile confusione per i condòmini che, ad esempio, avendo revocato o essendosi dimesso l'Amministratore Tizio, che redigeva per cassa, si ritrovavano l'Amministratore Caio, che adottava il metodo della competenza, dovendo così 'abituare l'occhio' a leggere una situazione contabile diversa di volta in volta.

Ma cosa prevedono questi due criteri? Pur non essendo esperti delle tecniche contabili, cercheremo di dare una panoramica chiara ed utile della materia.

Secondo il criterio di cassa, ogni spesa ed ogni entrata devono essere 'scaricate', cioè indicate anche in rendiconto, con la data precisa dell'esecuzione del pagamento.

Per esempio, rendicontando la situazione gestoria dell'anno 2018, ovvero dal 1° gennaio al 31 dicembre 2018, l'Amministratore dovrà indicare solamente e tutte quelle uscite (spese) e quelle entrate (introiti) che abbiano come data di pagamento o di accredito una data compresa tra il 1° gennaio ed il 31 dicembre 2018.

Non solo. Andranno indicati solamente i pagamenti e gli introiti EFFETTIVAMENTE eseguiti/percepiti in quel periodo, NON ANCHE quelli che avrebbero dovuto essere eseguiti o percepiti e che, invece, non si sono realizzati.

Pertanto, l'Amministratore, secondo questo criterio, non dovrebbe indicare spese preventivate, ma non eseguite o introiti attesi, ma non realizzati.

Il criterio di competenza, invece, fa attenzione a 'costi' e 'ricavi', ed infatti è il criterio con cui vengono redatti i bilanci delle società: vengono indicati tutti i costi e le entrate relativi al periodo di riferimento - nel nostro esempio, l'anno 1° gennaio - 31 dicembre 2018 - a prescindere dal fatto che siano stati effettivamente spesi o incassati.

A onor del vero, in sede di preparazione della riforma del 2012, si poteva leggere la scelta del nostro Legislatore per l'applicazione al rendiconto condominiale del criterio di competenza, ciò che poi non è avvenuto perché si è optato per l'indicazione delle entrate e delle uscite come criterio - guida del rendiconto.

Cosa pensa di questo la giurisprudenza?

Il Tribunale di Roma è granitico nell'affermare che debba essere applicato solamente il criterio di cassa, pena l'annullabilità della delibera di approvazione del rendiconto.

Così sia la sentenza 02 ottobre 2017, che le più recenti 08 gennaio 2019, n. 246 e 28 gennaio 2019, n. 1918 del Tribunale capitolino.

Leggiamo la chiara argomentazione del Giudice del 2017:

«Il rendiconto, predisposto dall'amministratore, risponde all'esigenza di porre i condomini in grado di sapere come effettivamente sono stati spesi i soldi versati. Non si ritiene che il bilancio debba essere redatto in forma rigorosa posto che non trovano diretta applicazione, nella materia condominiale, le norme prescritte per i bilanci delle società.

Pur tuttavia, per essere valido, il rendiconto deve essere privo di vizi intrinseci e deve essere accompagnato dalla documentazione che giustifichi le spese sostenute. Inoltre deve essere intellegibile onde consentire ai condomini (i quali generalmente non hanno conoscenze approfondite sul come un bilancio debba essere formato e "letto") di poter controllare le voci di entrata e di spesa anche con riferimento alla specificità delle partite atteso che tale ultimo requisito, come si desume dagli artt. 263 e 264 c.p.c. che prevedono disposizioni applicabili anche al rendiconto sostanziale, costituisce il presupposto fondamentale perché possano essere contestate, appunto, le singole partite.

Invero il rendiconto che viene portato all'approvazione dell'assemblea non è un mero documento contabile contenente una serie di addendi ma un atto con il quale l'obbligato giustifica le spese addebitate ai suoi mandanti sì che vi sono delle regole minime che debbono essere rispettate.

Ed il bilancio, o meglio, il conto consuntivo della gestione condominiale non deve essere strutturato in base al principio della competenza, bensì a quello di cassa; l'inserimento della spesa va pertanto annotato in base alla data dell'effettivo pagamento, così come l'inserimento dell'entrata va annotato in base alla data dell'effettiva corresponsione. La mancata applicazione del criterio di cassa (Cass. 10153/11), contrariamente a quanto affermato dal convenuto, è idonea ad inficiare sotto il profilo della chiarezza, dalla quale non si può prescindere, il bilancio.

In particolare, non rendendo intelligibili e riscontrabili le voci di entrata e di spesa e le quote spettanti a ciascun condomino, non si evidenzia la reale situazione contabile.

Pertanto laddove l'assemblea abbia approvato un consuntivo (che deve essere, come detto, un bilancio di 'cassa') che non sia improntato a tali criteri e violi, quindi, i diritti dei condomini lo stesso ben potrà essere dichiarato illegittimo (Cass. 10153/11).

Conseguenze derivanti dalla mancata allegazione del registro contabile, riepilogo finanziario e nota esplicativa

Il criterio di cassa, in base al quale vengono indicate le spese e le entrate effettive per il periodo di competenza, consente infatti di conoscere esattamente la reale consistenza del fondo comune. Laddove il rendiconto sia redatto, invece, tenendo conto sia del criterio di cassa e che di competenza (cioè indicando indistintamente, unitamente alle spese ed alle entrate effettive, anche quelle preventivate senza distinguerle fra loro) i condomini possono facilmente essere tratti in inganno se non sono chiaramente e separatamente indicate le poste o non trovino riscontro documentale.

Inoltre, con il bilancio, devono sempre essere indicati (con possibilità di facile riscontro documentale) la situazione patrimoniale del condominio e gli eventuali residui attivi e passivi, l'esistenza e l'ammontare di fondi di riserva obbligatori (ad esempio l'accantonamento per il trattamento di fine rapporto del portiere) o deliberati dall'assemblea per particolari motivi (ad esempio fondo di cassa straordinario).

Ovviamente la situazione patrimoniale deve rispettare il prospetto approvato nella gestione precedente onde verificare la possibilità di un'eventuale "scomparsa" di somme di danaro.

Il criterio di cassa consente altresì di fare un raffronto tra le spese sostenute ed i movimenti del conto corrente bancario intestato al Condominio; a ciascuna voce di spesa deve corrispondere un prelievo diretto a mezzo assegno o bonifico sul/dal conto corrente condominiale.

Inoltre, per consentire ai condomini di apprezzare e valutare il bilancio, l'amministratore dovrà indicare ed inviare ad ogni condomino un elenco delle spese sostenute (con data e causale dell'importo) già diviso per categorie secondo il criterio di ripartizione (come spese generali, acqua riscaldamento, ecc), l'indicazione delle quote incassate dai condomini e quelle ancora da incassare, l'indicazione delle spese ancora da sostenere, le eventuali rimanenze attive (fondi, combustibile ed altro) ed il piano di riparto che indichi per ogni condomino e per ogni categoria di spesa il criterio di riparto e la quota a suo carico.

Modalità di predisporre il bilancio previste anche dal legislatore con il novellato art. 1130-bis c.c. Onde la mancanza di tali indicazioni, che conferiscono certezza e chiarezza al bilancio, ovvero la presenza di elementi che ne inficino la veridicità quali l'omissione o l'alterazione dei dati (ad esempio sugli interessi dei depositi) determina l'illegittimità del bilancio stesso che si estende alla delibera che l'approvi e che sia oggetto di contestazione

Molta parte degli operatori del settore, cioè gli Amministratori e le rispettive associazioni di categoria, sono scettici rispetto a questa impostazione, in quanto, ad esempio, è evidente che compilando un rendiconto solamente per cassa non sarebbe possibile ottenere la riscossione dei c.d. 'conguagli', cioè di quanto speso in più per l'ordinaria gestione, per il riscaldamento, etc., per cui la realtà pratica rivela che il rendiconto è un documento che si redige in modo misto, per cassa e per competenza, onde dare una visione chiara e trasparente della gestione.

Ci si permette di essere in disaccordo con chi sostiene che, avendo l'art. 1130 bis c.c. cristallizzato i principi di redazione del rendiconto, non è importante per l'Amministratore preoccuparsi di farsi comprendere da tutti i condòmini - o dal condòmino medio - poiché saranno anzi costoro a dover compiere un passo per essere in grado di leggere il documento redatto dal loro gestore.

O comunque, l'Amministratore, redigendo il rendiconto secondo quanto indicato dall'art. 1130 bis c.c., si libererebbe da qualsiasi lamentela di irregolarità da parte dei condòmini.

Ebbene, in base a quanto letto nella pronuncia del Giudice romano, il principio chiave rimane sempre e comunque la comprensibilità: ad avviso di chi scrive, è onere del professionista - poiché, dopo la Legge n. 4/2013, l'Amministratore è diventato un professionista - adeguare il proprio linguaggio 'tecnico' a chi si trova di fronte, poiché, mentre il professionista ha gli strumenti per rendere ciò che scrive 'potabile', ciò non è altrettanto vero per chi usufruisce dei suoi servizi.

Cosa pensano invece i Giudici di legittimità in merito?

Nella sentenza del 14 giugno 2018, n. 27639, la Seconda Sezione della Corte di cassazione ha affrontato il problema che più frequentemente genera le lamentele, da parte dei condòmini, di incomprensibilità del rendiconto presentato dall'Amministratore - anticamera della confusione contabile: afferma la Corte che le spese effettivamente sostenute dall'Amministratore devono essere inserite e ripartite nel rendiconto relativo al periodo in cui il denaro è effettivamente uscito dal conto, ma ciò non impedisce che, nel medesimo rendiconto, l'Amministratore inserisca ANCHE spese non pagate, che però appartengono per competenza a quello stesso periodo.

La confusione nasce quando l'Amministratore inserisce le spese pagate e quelle non pagate in un modo tale da FAR SEMBRARE (o PRESUMERE) che si tratti SOLAMENTE di spese già pagate; infatti, in quel caso, i condòmini penseranno di essere 'in regola' con i pagamenti, salvo poi ricevere l'amara sorpresa di un conguaglio di gestione salato, che andrà a coprire le spese non pagate afferenti al periodo appena chiuso oppure ricevere la notifica di atti da parte dei creditori, a seconda dei casi.

Casistica della confusione

Veniamo ora a guardare con la lente d'ingrandimento e con metodo pratico le ipotesi di confusione che potrebbero condurre alla revoca dell'Amministratore, anticipando che essa può, in particolare, essere disposta dall'Autorità giudiziaria, oltre che negli altri casi di cui si dirà, anche per il mancato rendimento del conto oppure in caso di gravi irregolarità.

Premettendo che per 'confusione' dobbiamo intendere sia la confusione di patrimoni che dovrebbero essere distinti - ad esempio, tra il patrimonio del Condominio e quello personale dell'Amministratore, oppure tra i patrimoni di due Condomini, anche non amministrati dalla stessa persona (si pensi al caso di un pagamento a carico del Condominio Y, erroneamente disposto dall'Amministratore del Condominio Y verso il c/c del Condominio X, anziché verso la Alfa S.r.l., fornitrice del Condominio Y) oppure ancora tra i patrimoni del Condominio e del supercondominio - sia la confusione determinata… dalla confusione dei patrimoni.

Cerchiamo di spiegare l'apparente gioco di parole: nel caso in cui l'Amministratore abbia commesso un fatto che genera confusione patrimoniale - ad esempio ha disposto un pagamento per un fornitore indicando l'IBAN del proprio c/c anziché quello del fornitore - ed abbia tentato di 'riparare' alla situazione - perché, nel rendiconto, egli, dato atto dell'errato pagamento, ha indicato di aver pagato il fornitore direttamente dal proprio c/c personale - tuttavia, per quanto sia visibile la buona intenzione, il comportamento tenuto inficia la veridicità del rendiconto e la serie dei pagamenti, posto che peraltro la legge prevede, come visto sopra, che ogni pagamento sia disposto DAL c/c condominiale, non ammettendo che paghino terzi o tramite altri rapporti diversi dal c/c comune.

Rammentiamo poi che è l'art. 1129 c.c. a qualificare la confusione patrimoniale in termini - ci sia consentito di utilizzare terminologia penalistica - di responsabilità oggettiva, cioè di vederla realizzata a prescindere dall'elemento soggettivo del dolo o della colpa o dalla presenza di eventuali errori scusabili o esimenti di sorta; ciò lo si deduce dal testo del 12° comma dell'art. 1129 c.c., laddove si censura «la gestione secondo modalità che possono generare possibilità di confusione tra il patrimonio del condominio e il patrimonio personale dell'amministratore o di altri condomini». Sempre utilizzando una terminologia penalistica, la confusione patrimoniale è equiparabile ad un reato di pericolo, cioè il Legislatore intende sanzionare la POSSIBILITÀ, il PERICOLO che la redazione del rendiconto ingeneri nei condòmini il sospetto che sussistano irregolarità.

- ASSENZA O CATTIVO USO C/C CONDOMINIALE

È evidente che l'Amministratore debba tenere il c/c condominiale, intestato al Condominio, come prevede la norma e che egli debba altresì operare su di esso secondo le modalità prescritte dall'art. 1129 c.c.; anche l'utilizzo del denaro contante, che andrebbe ridotto al minimo, dovrà essere documentato (prelievo della somma X per pagamento del fornitore Tizio contro fattura/scontrino/altro emessi da Tizio che attesti l'avvenuto pagamento, cioè la consegna della somma X dall'Amministratore a Tizio); inutile dire che le anticipazioni di denaro da parte dell'Amministratore, per quanto detto, potrebbero essere qualificate come 'confusione patrimoniale' e vanno evitate a tutti i costi - di qui l'insistenza di cui sopra nella creazione di fondi - cassa per gestire le situazioni per le quali normalmente l'Amministratore anticipa nonché l'invito a procedere nei confronti dei morosi allo scopo di responsabilizzare i condòmini circa l'importanza della regolarità dei pagamenti;

- ASSENZA REGISTRO DELLA CONTABILITÀ

Tenendo a mente le sentenze citate sopra del Tribunale di Roma, nonché deducendo a contrario, se la norma di cui all'art. 1130 bis c.c. prevede che il rendiconto SIA COSTITUITO dal Registro della Contabilità, dal riepilogo finanziario e dalla Nota Sintetica, nonché dalla situazione patrimoniale di gestione, allora qualsiasi rendiconto cui manchi ANCHE UNO SOLO dei suddetti elementi dovrà essere dichiarato illegittimo; non solo: l'assenza di uno dei componenti, quale il Registro della Contabilità, determinerebbe l'impossibilità di ricostruire il puzzle del rendiconto, ingenerando quindi la confusione sanzionabile - attenzione, potrebbe darsi il caso in cui gli elementi mancanti siano desumibili aliunde (ad esempio dall'estratto - conto o dai giustificativi di spesa), ma rammentiamo che il Legislatore sanziona la mera possibilità di confusione;

- VIOLAZIONE DEI PRINCIPI CONTABILI NELLA REDAZIONE DEL RENDICONTO O PREVENTIVO

È evidente che redigere una situazione patrimoniale per competenza, oppure non inserire poste pagate come voci di uscita, o ancora eliminare alcune voci dal rendiconto integra la confusione contabile in parola, posto che verosimilmente 'i conti non torneranno';

- GESTIONE CHE PUÒ GENERARE POSSIBILITÀ DI CONFUSIONE

Oltre alle ipotesi più svariate di malversazione che ci auguriamo vadano cessando, mano a mano che avanza la crescita della categoria degli Amministratori come professionisti, è interessante quanto affermato dalla Cassazione, con l'ordinanza: con essa la Suprema Corte ha condannato un Amministratore a restituire al Condominio una somma di denaro che lo stesso Amministratore non era riuscito a provare di aver inserito correttamente in contabilità ed utilizzata per la gestione condominiale.

Inoltre, la Corte ha affermato che l'Amministratore RENDE IL CONTO SOLAMENTE CON LA CONSEGNA DELLA DOCUMENTAZIONE IN SUO POSSESSO - in particolare, quando si tratti di Amministratore dimissionario o revocato - sia perché la documentazione non è di sua proprietà, sia perché si tratta dell'unico strumento che consenta la verifica della regolarità della sua gestione.

Inoltre, attenzione a fare causa all'Amministratore dimissionario o revocato dall'Assemblea: infatti, come ci ricorda ancora il Tribunale di Roma, con la sentenza 1562/2019, sebbene il fatto che l'Amministratore uscente abbia omesso il versamento dei contributi previdenziali per il custode, non abbia reso il conto degli esercizi ordinari o altri interventi eseguiti sull'edificio, abbia eseguito un passaggio di consegne di consegne non puntuale della documentazione ed abbia lasciato un ammanco di cassa, rappresenti una gestione dell'edificio «quantomeno approssimativa», dobbiamo ricordare che si tratta di elementi che il Condominio - o il condòmino - che propongono l'azione sono tenuti a provare, non solamente ad allegare.

Nel caso di specie, il Tribunale ha affermato che, mentre il passaggio di consegne incompleto o il mancato rendiconto annuale sono dimostrabili attraverso i documenti, per dimostrare l'ammanco di cassa non bastano la contumacia dell'Amministratore uscente e la mancata risposta all'interrogatorio formale.

La revoca dell'Amministratore

Secondo l'art. 1129, 11° comma, c.c., dobbiamo distinguere due tipologie di Revoca: vi è una prima Revoca che chiameremo generale, la quale è AD NUTUM, nel senso che i condòmini possono scegliere in qualsiasi momento e SENZA DOVER ADDURRE RAGIONI DI SORTA di cambiare la figura dell'Amministratore, tanto che ogni Amministratore dovrebbe essere sempre pronto a far le valigie in qualsiasi momento.

Si tratta di una revoca 'politica', cioè di un giudizio, nemmeno troppo velato, sull'operato dell'Amministratore, il quale, per quanto non abbia fatto nulla di vietato o contrario alle norme, non ha soddisfatto le aspettative dei condòmini.

Prosegue poi l'art. 1129, 11° comma, c.c. prevedendo la Revoca PER GIUSTA CAUSA o giudiziaria, che è possibile in 3 casi:

1) art. 1131, 4° comma, c.c. (mancata informativa dell'Amministratore ai condòmini circa la notifica di atti concernenti liti esorbitanti dalle sue funzioni) (in merito, si suggerisce di approfondire la tematica dell'informativa leggendo l'articolo della stessa autrice « L'amministratore di condominio che non convoca l'assemblea per andare in mediazione è responsabile personalmente? » al seguente link: L'amministratore di condominio che non convoca l'assemblea per andare in mediazione è responsabile personalmente?);

2) mancato rendimento del conto;

3) GRAVI IRREGOLARITÀ.

Di cosa sia grave irregolarità, il successivo comma 12° dà un'elencazione non tassativa né esaustiva, ma unicamente un'indicazione casistica in base all'elaborato giurisprudenziale ante riforma.

Circa la procedura di revoca, rinviando ad altro recentissimo articolo della collega Marcella Ferrari pubblicato sul portale (« Revoca e nomina dell'amministratore di condominio: il vademecum delle maggioranze da adottare? » Revoca e nomina dell'amministratore di condominio: il vademecum delle maggioranze da adottare?), rammentiamo che non è possibile procedere alla revoca giudiziaria senza prima tentare almeno due convocazioni assembleari 'a vuoto': sarà cioè necessario convocare l'Assemblea affinché voti la revoca dell'Amministratore e, laddove l'Assemblea non riesca ad esprimersi almeno per due volte consecutive (o per assenza di quorum costitutivo o deliberativo), si potrà fare ricorso al Tribunale.

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Nadia.zanolla@tiscali.it
Nadia.zanolla@tiscali.it mercoledì 04 settembre 2019 alle ore 10:59

Buongiorno,il nostro esercizio si chiude al 30 giugno, ho richiesto all'amministratore copia degli estratti conto giugno 2018 e dal sett. 2018 al 30 giugno 2019. Per questa richiesta devo fare riferimento a qualche articolo del codice? grazie

Vito46
Vito46 sabato 02 maggio 2020 alle ore 18:58

Per gli estratti conto bancari o postali è obbligatorio avanzare richiesta, all'amministratore, inviando una raccomandata AR possibilmente "alla francese" cioè un unico foglio. In caso di persistente rifiuto da parte dell'amministratore ci si dovrà rivolgere alla banca. Qualora anche la banca o poste rifiutasse di accedere al c/c non resta che inoltrare reclamo all'Arbitro Bancario Finanziario spendendo 20€ che verranno rimborsati dalla banca.

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