Cosa hanno in comune un commercialista, un avvocato e un amministratore di condominio?
No, non è l'inizio di una barzelletta! Queste professioni hanno molti punti in comune, ed è un dato di fatto che le loro vite professionali si intrecciano quotidianamente, ma una cosa che accomuna tutte e tre le professioni è la raccolta, conservazione e protezione di una quantità considerevole di documenti cartacei; la presenza in studio di archivi contenenti una mole consistente di dati, spesso sensibili.
Cos'è l'archiviazione documentale elettronica? È un processo che permette di archiviare qualsiasi tipo di documento cartaceo o digitale, indicizzandolo tramite configurazioni in modo da reperirlo e consultarlo facilmente su supporto informatico, senza possibilità di usura.
Immaginate al tempo perso a reperire informazioni di cui non si conosce o non si ricorda fisicamente dove reperirle, a recuperare dati conservati in cartaceo in archivi personali, a trasmettere per posta contenuti di valore tra fornitori/colleghi lontani, a rispondere a richieste di condomini immediate e urgenti; a questi, vanno sommati i costi di gestione ed eventuale caso di trasloco, furto o deterioramento.
Inoltre, la digitalizzazione dei dati è un modo innovativo di gestire le informazioni in grado di far risparmiare tempo e denaro, aumentando la produttività del tuo Studio.
Apriamo una piccola parentesi sulla tipologia di Archiviazione dei dati; l'archiviazione può essere intesa di due tipologie:
- archiviazione sostitutiva;
- archiviazione elettronica.
Nel caso dell'Archiviazione sostitutiva, questa permette di dematerializzare totalmente il cartaceo, ovvero permette di avere delle copie dal valore legale dei documenti archiviati.
Per effettuare l'archiviazione sostitutiva è necessario seguire le indicazioni tecniche contenute nel art.44 del CAD, che includono il dover apporre ad ogni singolo documento la firma digitale, l'indicazione dei riferimenti e metadati ed una marca temporale, che ne garantiscono la veridicità.
Per utilizzare l'archiviazione sostituiva sono necessari dei software ad hoc che consentano di aggiungere al documento le suddette informazioni; alcuni servizi e software sul mercato includono questa funzionalità, come ad esempio il servizio DocFly di Aruba.
L'archiviazione elettronica, invece, include tutte quelle pratiche volte a digitalizzare i documenti cartacei per una più semplice e fruibile consultazione da dispositivi, permettendo di non essere legati strettamente alla fisicità degli archivi, a dover ricercare il tutto fra le carte presenti in Ufficio.
Questa è una buona abitudine, che ottimizza la gestione dei tempi e dei processi di Studio, ma anche una modalità di conservazione che, nel rispetto della normativa della privacy, può permettere la consultazione da parte dei condomini di alcuni dati, inserendoli in un'area riservata a lui dedicata.
Inoltre, il creare una copia digitale dei propri documenti utili, possibilmente su Cloud usando ad esempio dei servizi come Microsoft OneDrive, Google Drive e Dropbox garantisce un backup di sicurezza.
Tramite i servizi SharePoint di Microsoft, Dropbox o GDrive di Google, inoltre, si possono creare documenti testuali e di calcolo online e condividerli con chi vuoi, permettendo all'Amministratore di Condominio attento all'ambiente di ridurre l'utilizzo di carta, toner (e smaltimento degli stessi) ed il rispetto del pianeta, tematica di un'importanza estrema.
La condivisione e mantenimento dei dati su Cloud permette di avere accesso ai dati in modo rapido, mediante complessi algoritmi di ricerca, riducendo così il rischio di perdita dei dati, non più quindi associate ad un dispositivo fisico, ma conservati in rete, in digitale e protetti da sistemi di backup.
La ricerca di informazioni diventerà molto più facile, da qualsiasi dispositivo la si esegua si potrà avere accesso ai dati e in qualunque momento ovunque ci si trovi, ottimizzando tempi di lavoro e processi, soprattutto per chi è spesso fuori Studio. Per accedervi basta uno smartphone/iPhone, un tablet/iPad o un PC/MAC.
I nuovi provvedimenti potranno incidere anche sulla materia condominiale?
La digitalizzazione dei dati è dunque necessaria per gli Studi che vogliono restare al passo con i tempi e con le moderne tecnologie, ottimizzando i processi di acquisizione e gestione delle informazioni, con evidenti vantaggi competitivi.
Riassumendo, quali sono i vantaggi dell'archiviazione digitale?
- diminuzione degli spazi dedicati all'archivio dei documenti;
- netto miglioramento del tempo dedicato alla gestione, con recupero ore lavorative e attività produttive;
- netto miglioramento nella rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute.
Cosa accadrebbe altrimenti se tutti i tuoi dati e documenti di lavoro importanti - documentazione fiscale, anagrafiche dei condomini, atti giudiziari - fossero salvati in unica copia su un hard disk locale coinvolto nell'incendio dello Studio o se i dati, salvati su un Server, non fossero protetti correttamente e quindi esposti all'accesso da parte di operatori non autorizzati?
A questo punto è normale pensare che tale gestione, digitale e/o sostitutiva non può essere gestita con superficialità, dovrà essere effettuata da personale specializzato e in spazi/software correttamente impostati, il che vuol dire anche garanzia nel tempo, utile per tenere i dati al riparo da qualsiasi possibile cyberattacco o da imprevisti legati all'hardware, in modo da difendersi in tempo in caso di virus informatici o di pirateria informatica, imprevisti, errori umani o, anche, interruzione della corrente elettrica.
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Manuel De Stefano - Informatico esperto in Cybersecurity
