L'art. 1129 c.c., comma 2, dopo la Riforma introdotta con la L. n. 220 del 2012, prevede espressamente che l'amministratore debba comunicare il locale dove si trovano i registri condominiali, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, possa, appunto, prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia firmata.
Con espresso riferimento ai documenti contabili, si è stabilito che i condomini possono prenderne visione in ogni momento ed estrarne copia (art. 1130-bis c.c.).
Pertanto, laddove vi sia espressa richiesta di un condomino, l'amministratore è tenuto a mettere a disposizione i documenti e a consentirne l'estrazione a spese dell'istante.
Non bisogna dimenticare che il condomino che domanda la visione e/o riproduzione dei documenti è legittimo comproprietario di tutta la documentazione "condominiale" conservata dall'amministratore per ragioni di ufficio.
Di conseguenza qualora l'amministratore opponga un diniego od ometta negligentemente di ottemperare, l'avente diritto è legittimato a rivolgersi all'autorità giudiziaria per conseguire la condanna ad adempiere.
La norma sopra citata però sembra chiara nel richiedere che la richiesta di accesso sia rivolta all'amministratore (o suo collaboratore di studio). E se invece viene rivolta al legale del condominio? E se la richiesta non proviene dal condomino ma dal suo legale? Tali questioni sono state recentemente affrontate dalla Corte di Appello di Milano nella sentenza n. 1841 del 6 giugno 2023.
L'unico soggetto legittimato a ricevere ed autorizzare l'accesso ai documenti è l'amministratore del condominio? Fatto e decisione
Un condomino richiedeva dei documenti condominiali. In particolare tale richiesta era stata avanzata dal suo legale nel corso della corrispondenza intercorsa con il legale del condominio nell'ambito di una controversia pendente tra le parti.
Successivamente, non ricevendo alcun documento, lo stesso condomino richiedeva ed otteneva un decreto ingiuntivo nei confronti del condominio per la consegna di tutti i verbali di assemblea di due anni di gestione condominiale e della relativa documentazione contabile.
Dopo aver ricevuto la notifica del decreto ingiuntivo, unitamente all'atto di precetto, il condominio consegnava la documentazione richiesta, proponendo opposizione contro l'ingiunzione, chiedendone la revoca e in subordine la cessazione della materia del contendere.
La collettività condominiale, in particolare, rilevava che il condomino non aveva mai chiesto direttamente all'amministratore copia della documentazione di cui al decreto ingiuntivo, con la conseguenza che non vi era stata alcuna violazione del diritto di prendere visione ed estrarre copia riconosciuta ex lege a ciascun condomino.
In altre parole secondo il condominio la richiesta del legale del condomino non era idonea a mettere in mora l'amministratore del condominio, il quale non aveva mai ricevuto una formale istanza dall'interessato.
In ogni caso notava che la documentazione richiesta a mezzo pec dal legale del condomino era diversa da quella per la quale il Tribunale aveva ingiunto l'immediata consegna.
Il giudice di primo grado, preso atto della consegna via pec della documentazione richiesta, dichiarava l'intervenuta cessazione della materia del contendere e, in applicazione del principio della soccombenza virtuale, condannava il condomino al pagamento delle spese del giudizio in favore del condominio.
Ad avviso del giudice di primo grado, la richiesta formulata al legale del condominio non costituiva idonea messa in mora ai sensi degli artt. 1129 c.c., comma secondo, e 1130 bis c.c. per l'esercizio del diritto di accesso e di esibizione dei registri e documenti contabili condominiali; in altre parole, ad avviso dello stesso giudice, l'istanza di accesso doveva essere rivolta direttamente all'amministratore e non già al legale del condominio che era sprovvisto del potere di rappresentanza sostanziale, sottolineando altresì che non sussisteva corrispondenza tra la documentazione richiesta dal legale del condomino e quanto richiesto in sede monitoria.
Anche la Corte di Appello ha dato ragione al condominio facendo presente che, non solo non risulta sia stata rivolta alcuna richiesta all'amministratore di accedere alla documentazione ed estrarre copia degli atti voluti dal condomino, ma non è emerso neppure alcun rifiuto opposto dall'amministratore.
Linee guida per la richiesta di accesso alla documentazione condominiale
Quanto poi alla consegna della documentazione effettuata a seguito della notifica del decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo e del relativo precetto, la Corte ha notato che la condotta dell'amministratore non può essere qualificata come "riconoscimento del debito" per fatti concludenti, trattandosi, all'evidenza, di doverosa esecuzione di un provvedimento giudiziale. L'appello, quindi, è stato rigettato.
Considerazioni conclusive
La Cassazione ha chiaramente affermato che se ciascun comproprietario ha la facoltà (di richiedere e) di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e, non soltanto, in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell'assemblea), senza neppure l'onere di specificare le ragioni della richiesta (finalizzata a prendere visione o estrarre copia dai documenti), l'esercizio di tale facoltà non deve risultare di ostacolo all'attività di amministrazione, né rivelarsi contraria ai principi di correttezza (Cass. civ., sez. VI, 08/06/2020, n.10844).
Tenendo conto di quanto sopra la richiesta di accesso ai documenti inviata, a mezzo di posta elettronica certificata, dal legale del condomino al legale del condominio non configura affatto la "richiesta all'amministratore" prevista dall'art. 1129 comma 2 c.c. quale presupposto del diritto di accesso agli atti riconosciuto ai singoli condomini. Non è configurabile, perciò, ai fini della messa in mora del condominio, il presupposto del rifiuto dell'amministratore alla consegna della documentazione, necessario per l'ottenimento da parte del condomino di un provvedimento di ingiunzione nei confronti del condominio.
