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Come comunicare efficacemente sul web la chiusura temporanea dello studio di amministrazione condominiale
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Come comunicare efficacemente sul web la chiusura temporanea dello studio di amministrazione condominiale

Le modalità di comunicazione della chiusura temporanea dello Studio

 

Tempo di ferie e di vacanze? Se hai scelto di dedicare del tempo per te e di prendere dei giorni di riposo lontano dalla tua città rientri fra il 61% degli italiani che partiranno alla volta di mete vacanziere (fonte: 19° edizione del Barometro vacanze Ipsos-Europ Assistance).

Web & Social Media: quali sono i Social Media essenziali per il tuo Studio

Se il tuo Studio segue il tuo meritato periodo di riposo, avrai sicuramente comunicato i dovuti recapiti d'emergenza, appeso una comunicazione nelle parti comuni e stampato un cartello da affiggere sulla porta o vetrina d'ingresso del tuo Studio; e sul web?

Una certezza è che l'online non chiude mai per ferie.

Durante il periodo estivo, le ricerche su web non si interrompono, anzi, i social sono consultati con maggior frequenza; è tuo primario interesse comunicare la chiusura del tuo Studio anche tramite i canali della rete, anche in modo da poter prevenire qualsiasi forma di biasimo verso il tuo puntuale operato.

=> Ecco un vademecum di cose da fare prima di chiudere l'ufficio per garantirti delle ferie serene

Ho individuato tre domande che corrispondono a tre macro aree utili per avere un'efficiente modalità di comunicazione della chiusura temporanea dello Studio:

  • Dove comunicare?
  • A chi comunicare?
  • Cosa e come comunicare? Dove troverai le indicazioni pratiche per sfruttare efficacemente i social ed il web per comunicare il periodo di chiusura.

Partiamo dal primo punto:

Dove comunicare:

Sono certa che per le modalità offline, quelle legate fisicamente al tuo Studio, ti sarai già adoperato esaurientemente per comunicare la chiusura; queste modalità includono:

  1. Cartello di comunicazione chiusura temporanea affisso esternamente;
  2. Cambio della segreteria telefonica con messaggio di chiusura e data di riapertura, indicando i recapiti per eventuali comunicazioni d'emergenza;
  3. Risponditore automatico via mail che, a ricezione di una mail, manda un messaggio di risposta automatico indicando la chiusura dello Studio ed i recapiti d'emergenza.

Per quanto riguarda l'online, ti chiedo di fermarti qualche instante e pensare: quali sono i punti di contatto aggiuntivi con il tuo Studio, oltre allo Studio fisico, al Condominio, al numero di telefono ed alla mail?

Potrebbero essere tutti o solo in parte quelli che ti elenco in seguito; nella sezione "Cosa e come Comunicare" parlerò in maniera specifica di ogni canale, dandoti delle indicazioni pratiche immediatamente applicabili:

  1. Facebook e relativa chat, Messenger;
  2. WhatsApp;
  3. Google My Business;
  4. Sito Web;
  5. Instagram;

A Chi Comunicare:

il Web, di per sé, non è un canale focalizzato; questo significa che le comunicazioni che tu pubblicherai arriveranno non solo ai tuoi Condomini, sicuramente il fulcro del tuo interesse, ma anche ad altri come:

  1. fornitori;
  2. possibili Lead, ovvero persone interessate alla tua figura che approfittano del periodo estivo per fare una ricerca sulla rete.

Di quest'ultimi, alcuni potrebbero tramutarsi positivamente in Clienti, quindi è essenziale pensare, ad ogni comunicazione pubblicata sulla rete, che l'interlocutore potrebbe non essere esclusivamente un tuo condomino, anche per quanto riguarda la comunicazione delle ferie.

Stesso vale per i fornitori, soprattutto quelli che avranno la responsabilità di agire prontamente in caso di emergenza.

Comunicare in maniera cordiale, completa e professionale online (ed anche offline) è sempre un pregio; non tutti potrebbero apprezzare la pubblicazione sulla pagina del tuo Studio di un tuo selfie sulla spiaggia mentre sorseggi un mojito.

=> Chiuso per ferie. Quando l'amministratore di condominio può avvalersi di un sostituto?

Cosa e Come Comunicare:

Per qualsiasi canale che sceglierai di utilizzare, un'immagine varrà più di mille parole; statistiche alla mano, le foto battono i testi 4,39% a 0,09%, percentuali che si riferiscono all'engagement, ovvero al coinvolgimento del lettore.

Una buona immagine deve non solo contenere le informazioni in maniera chiara (un consiglio "della nonna": indica sempre il giorno di riapertura per evitare fraintendimenti sull'ultimo giorno di ferie e il primo di rientro operativo, così da evitarti di trovare fuori dall'ufficio condomini disperati con le tende in modalità concerto di Vasco) ma deve anche essere graficamente gradevole e della giusta dimensione.

Per questo, ci viene in soccorso il sito Canva.com, dove gratuitamente e con estrema facilità potrai individuare il formato immagine ideale (post Facebook, post Instagram, grafica per blog ecc), selezionarlo, scrivere nella barra di ricerca "Estate" e visualizzare così dei modelli d'immagine immediatamente e agevolmente modificabili.

Se disponi di un Logo in alta qualità potrai inserirlo nella stessa immagine, così come un Numero Verde, se rientra fra i tuoi servizi offerti.

Passiamo ora all'ultima parte relativa ai differenti canali online:

Facebook e Messenger:

Se sceglierai di prendere "una pausa" anche dalla Pagina del tuo Studio su Facebook, potrai caricare l'immagine delle ferie direttamente con un post, possibilmente creando e pubblicando anche un'immagine di copertina che riporta la chiusura; la copertina costituisce il primo impatto nell'atterraggio sulla pagina.

Se sceglierai di andare in ferie ma di non mandare in ferie Facebook, potrai pubblicare il post e la copertina relativi alla chiusura per ferie, ma anche programmare delle pubblicazioni che compariranno automaticamente durante la tua assenza; per fare questo puoi cliccare su "Crea un Post", scrivere il post per poi premere su "Condividi Ora" e selezionare "Programma"; avrai così la possibilità di programmare giorno e orario per far comparire ogni singola pubblicazione.

Per quanto riguarda i messaggi, Facebook Messenger, impostare un messaggio di risposta automatica ti permetterà sia di non perdere messaggi e fiducia nell'interlocutore, sia di avere il tempo necessario per rispondere senza dover incollarti al palmo della mano il cellulare anche mentre stai facendo un tuffo: potrai impostare il messaggio andando sulla Pagina -> "Impostazioni" -> "Messaggi" -> "Accedi a risposte automatiche" -> "Saluta i clienti" e, infine, "Risposta istantanea", dove potrai scrivere i tempi di risposta al messaggio, oltre ad indicazioni aggiuntive.

=> Amministratore di condominio e obbligo di reperibilità: quali conseguenze?

WhatsApp

Se sei abitualmente in contatto con un numero di cellulare in cui è presente l'iscrizione a WhatsApp, potrai facilmente modificare lo Stato indicando le date di chiusura e variare l'immagine del profilo.

Se utilizzi WhatsApp Business potrai anche impostare un messaggio automatico di risposta, così da poter indicare informazioni sulla chiusura e tempi di riscontro.

Google My Business

Se la tua attività è inserita su Google Maps non puoi fare a meno d'avere il pieno controllo del profilo Google My Business. Puoi leggere le mie indicazioni passo passo su come aprire e gestire efficacemente un profilo Google My Business (oltre ad altri Social) direttamente nella mia Guida edita da CondominioWeb "Web Marketing Condominiale".

Per comunicare il periodo di chiusura, ti consiglio di cambiare gli orari d'apertura dalla sezione "informazioni" perché gli orari sono mostrati direttamente da Google durante la ricerca online del tuo Studio.

Potrai caricare anche l'immagine delle ferie ed un breve testo nella sezione "Post" -> "Novità".

Sito Web

Se disponi di un sito Web con area Blog costantemente aggiornata, non dimenticare di comunicare con un articolo la chiusura per ferie del tuo Studio.

Instagram:

Potrai caricare l'immagine delle ferie direttamente sul profilo del tuo Studio, ed inserire le date di chiusura dello Studio nella Bio, ovvero la descrizione del tuo profilo.

E al rientro?

Tutto torna alla normalità, quindi al rientro, ricordati di:

  1. togliere i cartelli;
  2. variare la segreteria;
  3. variare l'autoresponder delle mail;
  4. scrivere un post sui social utilizzati per comunicare l'ufficiale riapertura al pubblico;
  5. cambiare eventuale immagine di copertina e profilo;
  6. impostare gli orari regolari su Google My Business;
  7. modificare i messaggi di risposta automatica da WhatsApp Business e Facebook Messenger;
  8. mettere la crema dopo sole per mantenere l'abbronzatura e ricordare con gioia i sereni giorni passati in vacanza.

Buone ferie!

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Jessica Collu - web strategist

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