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Richiesta documentazione contabile e validità della delibera
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Richiesta documentazione contabile e validità della delibera

Come procedere per accedere ai documenti contabili condominiali senza che l'amministratore possa, legittimamente, ignorare la tua richiesta.

Avv. Marco Borriello  

Quale proprietario di un immobile in un condominio è buona regola verificare la contabilità del proprio fabbricato. In particolare, ciò avviene in coincidenza con la convocazione per la riunione dedicata all'approvazione del bilancio. Si tratta di un controllo più che legittimo e la possibilità di esercitarlo viene esplicitamente riconosciuta dalla legge.

Nonostante ciò, la richiesta di visionare i documenti giustificativi delle spese nonché i registri contabili alla base dei bilanci da ratificare è spesso motivo di contestazione, al punto da arrivare all'impugnativa dell'assemblea.

È ciò che è successo nella vicenda qui esaminata, conclusasi con la sentenza n. 8792 emessa dal Tribunale di Roma il 18 giugno 2020. In particolare, il magistrato romano, nonostante sia stata inevasa la richiesta della documentazione contabile, ha concluso per l'irrilevanza di tale motivo ai fini della validità della delibera impugnata.

Vediamo, quindi, cosa è accaduto in questo procedimento e quali sono state la ragioni di questa decisione.

L'amministratore di condominio non ha l'obbligo di depositare i documenti contabili

Richiesta documentazione contabile e validità della delibera: il caso

Dinanzi alla delibera con la quale era stato approvato il bilancio consuntivo, un còndomino aveva proposto ricorso poiché, tra i vari motivi, nonostante la richiesta debitamente indirizzata all'amministratore, questi non gli aveva consegnato per tempo la documentazione contabile di riferimento.

In pratica, secondo il ricorrente, non aveva potuto partecipare alla riunione, previamente e opportunamente, edotto sull'argomento all'ordine del giorno. Per questo motivo, l'assemblea era viziata e doveva essere annullata.

Purtroppo per il còndomino, il Tribunale capitolino non è stato d'accordo con la ricostruzione dei fatti e delle responsabilità prospettate dalla parte attrice. Infatti, secondo il magistrato, la richiesta della documentazione si è rivelata scorretta e, pertanto, l'omissione dell'amministratore è stata considerata inevitabile e conseguenziale.

Quindi, non è stato questo il motivo per cui è stato possibile accogliere l'impugnativa promossa. Capiamone il perché.

Richiesta documentazione contabile in condominio: la legge

A proposito del rendiconto condominiale e in considerazione della sua importanza, il codice civile prevede che << I condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese (Art. 1330bis cod. civ.)>>.

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A questa norma, a proposito dell'argomento in esame, si affianca quell'altra disposizione che impone all'amministratore appena nominato e che ha accettato l'incarico di comunicare <<il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell'articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all'amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata (Art. 1129 co. 2 cod. civ.)>> e quindi il luogo in cui sono conservati i registri contabili, le relative annotazioni nonché i documenti fiscali e/o giustificativi delle entrate e delle uscite del fabbricato.

L'insieme di queste disposizioni, evidentemente, rappresenta il presupposto per poter richiedere ed ottenere l'accesso alla documentazione condominiale. Si tratta, però, di una facoltà che non può essere esercitata senza alcuna regola e tanto meno essere, opportunisticamente, strumentalizzata per impugnare uno scomodo deliberato assembleare.

Pertanto, è opportuno chiarire:

  • in quale modo il còndomino può esercitare, legittimamente, il diritto di accesso alla documentazione contabile condominiale;
  • in quali casi l'amministratore può ignorare la richiesta senza che tale omissione possa determinare alcuna conseguenza sulla validità del deliberato assembleare di approvazione del bilancio.

Richiesta documentazione contabile in condominio: i presupposti

Nella sentenza del Tribunale di Roma qui in esame, il magistrato ribadisce il diritto del còndominio di richiedere ed ottenere visione e copia della documentazione contabile condominiale.

Rendiconto condominiale: criterio di cassa, di competenza o misto?

Tuttavia, precisa che <<il diritto dei condomini (art. 1130 bis cc) di essere informati e di prendere visione dei documenti anche in vista della consapevole partecipazione all'assemblea impone all'amministratore di approntare un'organizzazione seppur minima che consenta di esercitare detto diritto (Cass. 19800/14) ma non deve, l'esercizio del diritto, risultare di ostacolo all'attività dell'amministratore stesso, non deve essere contrario ai principi di correttezza e non deve risolversi in un onere economico per il condominio (Cass. 19210/11)>>.

La Corte romana evidenzia, altresì, che <<grava sui condomini che si professino lesi l'onere di dimostrare che l'amministratore non abbia consentito di esercitare tale facoltà>>.

È accaduto, però, che il ricorrente avesse chiesto all'amministratore <<tout court la 'consegna della documentazione' indicata nelle lettere prodotte, da consegnare 'entro 5 giorni'.

All'evidenza quindi la mancata risposta è risultata giustificata in quanto la richiesta non rientrava nei limiti di legge (previsti per l'esercizio del diritto) ed avrebbe comportato una spesa per il Condominio (per le fotocopie) ed un aggravamento non giustificato dell'attività dell'amministratore attese la mancata richiesta di un previo incontro per verificare l'oggetto della domanda e la mole della documentazione che l'attore avrebbe dovuto ricevere (da ritenersi su supporto cartaceo). Così abusando del suo diritto>>.

Linee guida per la richiesta di accesso alla documentazione condominiale

Per questa ragione, il motivo di impugnazione sollevato dall'attore non poteva essere condiviso.

A questo punto, alla luce della sentenza in esame, dei richiami giurisprudenziali in essa contenuti e dei principi emersi, è opportuno ricapitolare le regole per chiedere ed ottenere visione e copia della documentazione contabile del condominio.

Richiesta documentazione contabile in condominio: le regole

In qualità di còndomino di un fabbricato, per esercitare il tuo legittimo diritto di accesso documentale, non puoi inviare una richiesta, simile ad un ultimatum, in cui chiedi la consegna di tutta la documentazione contabile entro un determinato termine.

Si tratterebbe, infatti, di una pretesa illegittima e, come chiarito dalla sentenza in esame, esercitata oltre i limiti di legge.

Accesso della documentazione condominiale

Piuttosto:

  • devi contattare l'amministratore, preferibilmente per iscritto, per concordare un appuntamento presso i locali dove, secondo legge, ha dichiarato di custodire i documenti che ti interessa visionare. Una mail dovrebbe essere sufficiente allo scopo di lasciar traccia della tua domanda, ma, se necessario, ricorri ad una pec o alla tradizionale lettera raccomandata;
  • devi specificare che intendi visionare la documentazione contabile, per ipotesi, dell'ultimo anno e l'eventualità di estrarre copia, a proprie spese, dei documenti;
  • devi recarti all'appuntamento e procedere secondo opportunità.

A questo punto, ad esempio, potrebbe accadere che l'amministratore si renda, ingiustificatamente, irreperibile oppure che, immotivatamente, rifiuti di concederti l'appuntamento e/o di consegnarti le copie di tuo interesse.

In questi, come in altri casi analoghi, potrai citare tale circostanza per sostenere di aver partecipato all'assemblea di approvazione del bilancio non opportunamente informato e per invocarne l'invalidità.

Documenti condominiali

Scarica Trib. Roma 18 giugno 2020 n. 8792

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