L'ultimo comma dell'art. 1136 c.c. recita:
"Delle riunioni dell'assemblea si redige processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall'amministratore."
Il registro, è utile ricordarlo, è quello di cui all'art. 1130 n. 7 c.c. al quale deve essere allegato anche il regolamento condominiale, ove esistente.
Verbale dell'assemblea di condominio, definizione e funzione
Il verbale, quindi, altro non è che il resoconto dello svolgimento dell'assemblea dal quale è possibile desumere quanti condomini erano presenti, cosa si è discusso, su quali argomenti si è deliberato e con quali maggioranze. Nel verbale, così dice la norma testé citata possono essere riportate "le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta".
Nel verbale si può esprimere sinteticamente un pensiero, non lasciarsi andare ad articolate digressioni. Per quello c'è sempre la possibilità di domandare l'acquisizione agli atti del condominio di lettere, documenti, memorie, ecc.
È evidente, dunque, che il verbale rappresenti un elemento fondamentale ed essenziale per la vita condominiale, in quanto da esso è possibile desumere la volontà assembleare e di conseguenza le attività che di là in avanti andranno ad essere approntate (dalla più banale, quale la nomina dell'amministratore, alla più impegnative quali, ad esempio l'esecuzione di interventi di manutenzione di notevole entità.
Le conseguenze della mancata redazione del verbale dell'assemblea di condominio
Tenendo presente che ai sensi dei più recenti orientamenti giurisprudenziali della Suprema Corte sono da considerarsi nulla le deliberazioni "prive degli elementi essenziali" (così Cass. SS.UU. n. 4806/05), non è azzardato affermare che una deliberazione non verbalizzata debba essere considerata insistente.
La formulazione della norma, infatti, lascia intendere che la forma scritta del verbale è richiesta ad probationem, cioè per provarne l'esistenza, non ad substantiam, cioè quale requisito fondante.
Per essere provata, dunque, la deliberazione deve essere trascritta: se non è trascritta non può essere provata ed è quindi come se non esistesse.
Corretta trascrizione del verbale dell'assemblea condominiale
Trascrivere la delibera in un verbale è dunque operazione fondamentale per provarne l'esistenza.
Nell'eseguire la trascrizione si devono osservare determinate regole; una verbalizzazione incompleta può portare all'invalidità della delibera, in questo caso, più precisamente, alla sua annullabilità (cfr. Cass. n. 24456/09).
Vale la pena, quindi, comprendere quali siano gli elementi fondamentali da "mettere a verbale" affinché la deliberazione possa considerarsi valida.
Innanzitutto, all'inizio dell'assemblea, i condomini provvederanno a nominare un presidente (che dirigerà lo svolgimento della riunione) ed un segretario (che sarà tenuto a redigere materialmente il verbale).
La mancata nomina del presidente e del segretario, così come l'omessa indicazione degli stessi a verbale è una mera irregolarità che non comporta l'invalidità delle decisioni (Cass. 15 luglio 1980, n.4615).
La prima operazione, a seguito della nomina di queste due figure, deve essere effettuata dal presidente e consiste nella verifica che tutti i condomini siano stati regolarmente invitati all'assemblea. Ricordiamo, infatti, che a norma del sesto comma dell'art. 1136 c.c. "l'assemblea non può deliberare, se non consta che tutti i condomini sono stati invitati alla riunione".
Tale operazione deve essere verbalizzata, così come andrà riportato a verbale il nome dei condomini presenti ed i rispettivi millesimi (su questo elemento si veda quanto diremo appresso) ai fini della verifica della sussistenza dei quorum costitutivi per lo svolgimento della riunione.
Tranne casi particolari (omonimia, specifica disposizione del regolamento di condominio, ecc.), sarà sufficiente riportare il nome dei condomini e non anche i millesimi da essi rappresentati, poiché da tutto il complesso della documentazione condominiale (in primis tabelle millesimali) è sempre possibile desumerli.
Quanto alla verbalizzazione delle operazioni di voto è sempre necessario, pena l'invalidità della delibera, che per ogni decisione adottata sia chiaramente desumibile chi ha votato a favore, chi ha votato contro ed i quorum con cui si è deliberato.
In questo contesto la Corte di Cassazione ha affermato che, "non è annullabile la delibera il cui verbale, ancorché non riporti l'indicazione nominativa dei condomini che hanno votato a favore, tuttavia contenga, tra l'altro, l'elenco di tutti i condomini presenti, personalmente o per delega, con i relativi millesimi, e nel contempo rechi l'indicazione, nominatim, dei condomini che si sono astenuti e che hanno votato contro e del valore complessivo delle quote millesimali di cui gli uni e gli altri sono portatori, perché tali dati consentono di stabilire con sicurezza, per differenza, (quanti e) quali condomini hanno espresso voto favorevole ed il valore dell'edificio da essi rappresentato, nonché di verificare che la deliberazione stessa abbia in effetti superato il quorum richiesto dal''art. 1136 c.c.(sent. 10 agosto 2009 n. 18192)" (Cass. 19 novembre 2009 n. 24456).
In sostanza se è sempre errata quella verbalizzazione con la quale ci si limita a scrivere, laconicamente, "la maggioranza approva", altrettanto non può dirsi per quella che reciti "i sigg. Tizio e Caio, votano contro, i restanti condomini sono favorevoli, la maggioranza approva" poiché, dal contesto del verbale, sarà sempre possibile desumere nominativo e relativi millesimi al fine delle verifiche inerenti il rispetto dei quorum deliberativi o, ad esempio, l'assenza di votazioni assunte in conflitto d'interesse.
Nel caso di sostituzione della delibera, infine, è sempre bene specificare quale delibera si sta andando a sostituire, se per intero, ovvero in relazione a specifici aspetti dalla decisione pregressa.
Copia del verbale dell'assemblea condominiale e conformità all'originale
